Một hệ thống kiểm soát quản lý lý tưởng (12 nguyên tắc)

Một hệ thống kiểm soát lý tưởng là làm cho chức năng điều khiển dễ dàng, hiệu quả và trơn tru.

1. Sự phù hợp:

Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với nhu cầu, loại hoạt động và hoàn cảnh của doanh nghiệp. Kiểm soát được thực hiện thông qua vị trí quản lý.

Luồng thông tin liên quan đến hiệu suất hiện tại phải tương ứng với cấu trúc tổ chức được sử dụng. Vì vậy, độ lệch có thể được báo cáo theo vị trí công việc ở các cấp khác nhau của tổ chức.

2. Đơn giản:

Để có hiệu quả, hệ thống kiểm soát phải rõ ràng, dễ hiểu và vận hành. Trừ khi hệ thống kiểm soát được hiểu đúng bởi những người chịu trách nhiệm thực hiện nó, nó không thể thành công. Một hệ thống phức tạp sẽ không chỉ tạo ra những rào cản trong việc thực hiện các hoạt động mà còn không mang lại kết quả như mong đợi.

3. Tính khách quan:

Việc ấn định các tiêu chuẩn, đo lường hiệu suất và hành động khắc phục phải khách quan và không khách quan. Kiểm soát chủ quan và tùy tiện không thể có hiệu quả. Điều cần thiết là các tiêu chuẩn để đánh giá hiệu suất thực tế là rõ ràng, xác định và được nêu dưới dạng số.

4. Kinh tế:

Các hệ thống kiểm soát phải có giá trị chi phí của họ. Họ phải biện minh cho các chi phí liên quan. Chi phí của hệ thống kiểm soát không được vượt quá mức tiết kiệm có thể có từ việc sử dụng nó. Hệ thống kiểm soát phức tạp nên tránh để kiểm tra chi phí kiểm soát.

Do đó, điều cần thiết là tập trung hệ thống kiểm soát vào các yếu tố quan trọng để giảm chi phí và làm cho hệ thống tiết kiệm.

5. Linh hoạt:

Hệ thống kiểm soát phải linh hoạt, tức là có thể thực hiện được ngay cả khi các kế hoạch phải được thay đổi. Một hệ thống kiểm soát tốt phải theo kịp mô hình thay đổi liên tục của một thế giới kinh doanh năng động. Nó phải được đáp ứng với các điều kiện thay đổi. Hệ thống điều khiển phải linh hoạt để có thể điều chỉnh bất kỳ sửa đổi hoặc thay đổi nào trong kế hoạch.

6. Báo cáo nhanh:

Thời gian là một yếu tố quan trọng trong việc thực thi một hệ thống kiểm soát. Cấp dưới nên nhanh chóng thông báo cho cấp trên về kết quả thực tế và mọi sai lệch so với tiêu chuẩn. Sự chậm trễ trong báo cáo thông tin sẽ làm cho việc kiểm soát không hiệu quả. Sự nhanh chóng cũng cần thiết trong việc khởi xướng hành động khắc phục. Báo cáo nhanh giúp xử lý kịp thời các sai lệch.

7. Gợi ý:

Một hệ thống kiểm soát không chỉ nên đo hiệu suất và phát hiện sai lệch; nó nên đề xuất các biện pháp khắc phục là tốt. Nói cách khác, hệ thống kiểm soát tốt nên tự sửa. Trên thực tế, một hệ thống điều khiển chỉ có thể có hiệu quả khi nó được coi là một phần của hoạt động nội bộ chứ không phải là một cơ chế, hoạt động từ bên ngoài.

8. Nhìn về phía trước:

Hệ thống kiểm soát nên được hướng tới tương lai. Trong thực tế, đôi khi hệ thống điều khiển có thể được nghĩ ra để dự đoán những sai lệch hoặc vấn đề có thể xảy ra.

Nó nên được phòng ngừa và không chỉ đơn thuần là sửa chữa Kiểm soát lý tưởng là tự phát. Dự báo tiền mặt và kiểm soát tiền mặt là một ví dụ trong đó người quản lý tài chính có thể dự báo nhu cầu tiền mặt trong tương lai và cung cấp trước.

9. Trách nhiệm cá nhân:

Kiểm soát có thể có hiệu quả khi nó tập trung vào các cá nhân hơn là vào công việc hoặc công việc.

10. Kiểm soát điểm chiến lược:

Tất cả các sai lệch so với tiêu chuẩn không có tầm quan trọng như nhau. Do đó, để kiểm soát tất cả các sai lệch là không mong muốn. Do đó, hệ thống kiểm soát nên tập trung vào các điểm quan trọng, quan trọng hoặc chiến lược cần được quản lý chú ý. Kiểm soát hiệu quả và hiệu quả là kiểm soát bằng ngoại lệ. Những sai lệch không thể kiểm soát không cần phải được quan tâm và suy nghĩ nhiều.

11. Tự kiểm soát:

Các bộ phận khác nhau có thể được yêu cầu kiểm soát bản thân. Nếu một bộ phận có thể có hệ thống kiểm soát riêng, phần lớn các điều khiển chi tiết có thể được xử lý trong bộ phận. Các hệ thống phụ tự kiểm soát này sau đó có thể được gắn với nhau cho một hệ thống kiểm soát tổng thể.

12. Phản hồi:

Nó có nghĩa là thông tin về hiệu suất trước đó. Để kiểm soát hiệu quả, luồng thông tin thường xuyên liên quan đến hiệu suất thực tế là cần thiết. Phản hồi có thể được cung cấp thông qua liên hệ cá nhân, quan sát hoặc báo cáo. Phản hồi tự động hỗ trợ thực hiện hành động khắc phục đúng lúc hoặc điều chỉnh các hoạt động trong tương lai.