8 yếu tố hướng dẫn để làm cho đoàn hiệu quả hơn

Các yếu tố hướng dẫn để ủy thác hiệu quả hơn là: 1. Xác định mục tiêu, 2. Làm rõ trách nhiệm và quyền hạn, 3. Thúc đẩy cấp dưới, 4. Cung cấp đào tạo, 5. Thiết lập kiểm soát đầy đủ, 6. Yêu cầu hoàn thành công việc, 7. Giao tiếp hai chiều, 8. Tuân thủ nguyên tắc ủy thác!

Đoàn là một nghệ thuật, không phải là một khoa học. Vì vậy, không có nguyên tắc nhất định phải tuân theo để cải thiện kỹ năng ủy nhiệm. Người quản lý sẽ phải cải thiện nó chỉ bằng kinh nghiệm.

Kinh nghiệm của nhiều giám đốc điều hành cung cấp nền tảng cho các yếu tố hướng dẫn này được giải thích dưới đây:

1. Xác định mục tiêu:

Bài tập nên được xác định rõ ràng về mặt mục tiêu hoặc kết quả mong đợi. Nếu người đó chấp nhận phái đoàn một cách nhiệt tình, anh ta cần được cung cấp thông tin chi tiết với sự nhấn mạnh rằng công việc của anh ta là cần thiết và quan trọng. Vì vậy, chỉ sau khi làm rõ tất cả các mục tiêu này, những người nhận được thẩm quyền sẽ thực thi công lý đối với các công việc được giao cho họ.

2. Làm rõ trách nhiệm và quyền hạn:

Nếu một người quản lý thực hiện hiệu quả, anh ta cần phải biết công việc của mình là gì và với bao nhiêu thẩm quyền, anh ta phải thực hiện nó. Hơn nữa, một giám sát viên không chắc chắn về thẩm quyền của mình sẽ trốn tránh các vấn đề hoặc đưa mọi câu hỏi cho giám đốc của mình để quyết định.

Bản chất của toàn bộ vấn đề là đưa vào văn bản mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệm của mỗi người quản lý và cả những hạn chế về thẩm quyền của từng vị trí.

3. Thúc đẩy cấp dưới:

Đây là một lực lượng di chuyển trong đoàn. Để có được kết quả tốt nhất, nhiệm vụ của mỗi người quản lý là phải thấy rằng cấp dưới được thúc đẩy để làm công việc của họ một cách tự nguyện và với sự nhiệt tình. Trừ khi họ được đảm bảo chắc chắn và được thúc đẩy bởi mức lương tốt hơn, điều kiện làm việc được cải thiện, thăng tiến sớm, v.v., bất kỳ nỗ lực nào để ủy quyền và trách nhiệm sẽ không hiệu quả.

4. Cung cấp đào tạo:

Đoàn là một quá trình khó khăn và chỉ có thể đạt được bằng cách đào tạo cần thiết. Quản lý nên đào tạo thích hợp cho cấp dưới của mình để chấp nhận ủy quyền.

Tuy nhiên, đào tạo trong đoàn bao gồm các bước sau đây để có thể được chấp nhận một cách hiệu quả:

(a) Đánh giá hiệu suất hiện tại trong đoàn.

(b) Tư vấn cải tiến.

5. Thiết lập quyền kiểm soát đầy đủ:

Hệ thống kiểm soát trong ủy nhiệm hiệu quả phải như vậy có thể giải phóng các giám đốc điều hành khỏi các cuộc kiểm tra định kỳ nhưng vẫn cho phép anh ta duy trì trách nhiệm của mình. Trong đó, cấp dưới nên được khuyến khích tuân theo các phương tiện tự kiểm soát. Họ nên được đưa ra một ý tưởng về các tiêu chuẩn được xác định trước dự kiến của họ.

Điều kiện tiên quyết để tự kiểm soát:

(a) Cấp dưới phải tham gia thiết lập các tiêu chuẩn.

(b) Cấp dưới nên hiểu và chấp nhận các tiêu chuẩn được thiết lập.

(d) Cấp dưới nên biết chi phí thực hiện công việc hàng ngày để cho phép họ đưa ra quyết định kiểm soát hợp lý để giữ chi phí của họ phù hợp.

(e) Cuối cùng, cấp dưới nên được đào tạo kỹ lưỡng để đo lường hiệu suất và báo cáo lý do trong trường hợp phương sai.

6. Yêu cầu hoàn thành công việc:

Theo học thuyết này, cấp dưới mong đợi từ sếp của mình sẽ đưa ra một phái đoàn được hiểu rõ ràng để mỗi bước trong quá trình làm việc, họ không cần hỏi ý kiến sếp và từ đó trì hoãn toàn bộ vấn đề. Đồng thời, người quản lý lên kế hoạch hướng dẫn, huấn luyện và giao tiếp

Học thuyết về công việc đã hoàn thành sẽ có hiệu quả và có ý nghĩa với điều kiện người quản lý ủy thác công việc:

(a) thực hiện một nhiệm vụ rõ ràng

(b) Đại biểu chi tiết phối hợp

(d) Cung cấp tư vấn và hướng dẫn

(e) Yêu cầu một gói hoàn thành

7. Giao tiếp hai chiều:

Cần có sự giao tiếp hai chiều giữa cấp trên và cấp dưới. Cấp trên phải đưa ra các hướng dẫn bằng những từ ngữ rõ ràng và rõ ràng và anh ta phải cho phép cấp dưới tìm kiếm sự làm rõ và hướng dẫn bất cứ khi nào sau đó cảm thấy khó khăn.

8. Tuân thủ nguyên tắc ủy quyền:

Tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc ủy quyền (như ngang bằng về thẩm quyền và trách nhiệm, sự thống nhất của mệnh lệnh và tính tuyệt đối của trách nhiệm), là điều cần thiết nhất để đạt được thành công trong việc ủy quyền.