8 bước hàng đầu liên quan đến chu trình mua nguyên liệu
Bài viết này đưa ra ánh sáng trên tám bước hàng đầu liên quan đến chu kỳ mua nguyên liệu.
Bước # 1. Nhận và phân tích yêu cầu mua hàng:
Yêu cầu mua hàng bắt đầu với bộ phận hoặc người sẽ là người dùng cuối cùng. Trong môi trường lập kế hoạch yêu cầu vật liệu, người lập kế hoạch đưa ra một kế hoạch được ủy quyền cho bộ phận mua hàng đi trước và xử lý một đơn đặt hàng.
Yêu cầu mua hàng chứa, ít nhất, các thông tin sau:
a. Danh tính của người khởi tạo, phê duyệt đã ký và tài khoản được chỉ định chi phí.
b. Đặc điểm kỹ thuật vật liệu.
c. Số lượng và đơn vị đo.
d. Yêu cầu ngày giao hàng và địa điểm.
e. Bất kỳ thông tin bổ sung khác cần thiết.
Bước # 2. Chọn nhà cung cấp:
Xác định và lựa chọn nhà cung cấp là trách nhiệm quan trọng của bộ phận mua hàng. Đối với các mặt hàng thông thường hoặc những mặt hàng chưa được mua trong quá khứ, một danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt sẽ được lưu giữ. Nếu mặt hàng chưa được mua trước đó hoặc không có nhà cung cấp nào được chấp nhận trong hồ sơ, việc tìm kiếm phải được thực hiện.
Nếu đơn đặt hàng có giá trị nhỏ hoặc cho các mặt hàng tiêu chuẩn, nhà cung cấp có thể được tìm thấy trong một danh mục, tạp chí thương mại hoặc thư mục.
Bước # 3. Yêu cầu trích dẫn:
Đối với các mặt hàng chính, thường là mong muốn để đưa ra một yêu cầu báo giá. Đây là một cuộc điều tra bằng văn bản được gửi đến nhiều nhà cung cấp để đảm bảo rằng các báo giá cạnh tranh và đáng tin cậy được nhận. Nó không phải là một đơn đặt hàng. Sau khi các nhà cung cấp đã hoàn thành báo giá và trả lại cho người mua, các báo giá được phân tích về giá cả, tuân thủ đặc điểm kỹ thuật, điều khoản và điều kiện bán hàng, giao hàng và điều khoản thanh toán.
Đối với các mặt hàng mà thông số kỹ thuật có thể được viết chính xác, sự lựa chọn có thể được thực hiện về giá cả, giao hàng và điều khoản bán hàng. Đối với các mục mà thông số kỹ thuật không thể được viết chính xác, các mục được trích dẫn sẽ khác nhau. Các báo giá phải được đánh giá cho các yếu tố kỹ thuật và giá cả. Thông thường cả bộ phận phát hành và mua hàng đều tham gia vào quyết định.
Bước # 4. Xác định giá đúng:
Đây là trách nhiệm của bộ phận mua hàng và gắn chặt với việc lựa chọn nhà cung cấp. Bộ phận mua hàng cũng chịu trách nhiệm đàm phán giá và sẽ cố gắng để có được giá tốt nhất từ nhà cung cấp.
Bước # 5. Phát hành đơn đặt hàng:
Một đơn đặt hàng là một đề nghị hợp pháp để mua hàng. Sau khi được nhà cung cấp chấp nhận, nó trở thành hợp đồng hợp pháp để giao hàng theo các điều khoản và điều kiện quy định trong hợp đồng mua bán. Đơn đặt hàng được chuẩn bị từ yêu cầu mua hàng hoặc báo giá và từ bất kỳ thông tin bổ sung nào khác cần thiết.
Một bản sao được gửi đến nhà cung cấp; bản sao được giữ lại bằng cách mua và cũng được gửi đến các bộ phận khác như kế toán, bộ phận xuất xứ và nhận.
Bước # 6. Theo dõi và giao hàng:
Nhà cung cấp có trách nhiệm giao các mặt hàng được đặt hàng đúng thời gian. Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các nhà cung cấp giao hàng đúng hẹn. Nếu có nghi ngờ rằng ngày giao hàng có thể được đáp ứng, việc mua hàng phải tìm ra vấn đề kịp thời và có biện pháp khắc phục.
Điều này có thể liên quan đến việc vận chuyển nhanh, các nguồn cung cấp thay thế, làm việc với nhà cung cấp để giải quyết các vấn đề của nó hoặc sắp xếp lại sản xuất.
Bộ phận mua hàng cũng chịu trách nhiệm làm việc với nhà cung cấp về bất kỳ thay đổi nào trong yêu cầu giao hàng. Nhu cầu đối với các mặt hàng thay đổi theo thời gian và có thể cần phải đẩy nhanh một số mặt hàng nhất định hoặc đẩy giao hàng trở lại trên một số mặt hàng khác. Người mua phải thông báo cho nhà cung cấp về các yêu cầu thực sự để nhà cung cấp có thể cung cấp những gì muốn và khi nào.
Bước # 7. Nhận và nhận hàng:
Khi hàng hóa được nhận, bộ phận tiếp nhận sẽ kiểm tra hàng hóa để đảm bảo rằng hàng chính xác đã được gửi, đúng số lượng và vận đơn do người vận chuyển cung cấp. Bộ phận tiếp nhận sau đó chấp nhận hàng hóa và viết lên một báo cáo nhận thấy bất kỳ phương sai nào. Nếu cần kiểm tra thêm, chẳng hạn như bằng kiểm soát chất lượng, hàng hóa được gửi đến kiểm soát chất lượng hoặc được giữ ở đó để kiểm tra.
Nếu hàng hóa được nhận bị hư hỏng, bộ phận tiếp nhận sẽ thông báo cho bộ phận mua hàng và giữ hàng để tiếp tục hành động. Với điều kiện hàng hóa được xếp theo thứ tự và không yêu cầu kiểm tra thêm, chúng sẽ được gửi đến bộ phận xuất xứ hoặc để kiểm kê.
Một bản sao của báo cáo nhận được sau đó được gửi đến bộ phận mua hàng lưu ý bất kỳ phương sai hoặc sai lệch nào từ đơn đặt hàng. Nếu đơn đặt hàng được coi là hoàn thành trong tất cả các khía cạnh, bộ phận tiếp nhận sẽ đóng bản sao của đơn đặt hàng và tư vấn cho bộ phận mua hàng phù hợp.
Nếu không, lệnh mua được giữ mở chờ hoàn thành. Nếu hàng hóa cũng đã được kiểm tra bởi bộ phận kiểm soát chất lượng, họ cũng sẽ thông báo cho bộ phận mua hàng xem hàng hóa đã được chấp nhận hay chưa.
8. Phê duyệt hóa đơn của nhà cung cấp để thanh toán:
Khi hóa đơn của nhà cung cấp được nhận, có ba thông tin cần đồng ý - đơn đặt hàng, báo cáo nhận và hóa đơn. Các mặt hàng và số lượng phải giống nhau trên tất cả; giá cả và phần mở rộng của giá phải giống nhau trên đơn đặt hàng và hóa đơn.
Tất cả các giảm giá và điều khoản của đơn đặt hàng ban đầu phải được kiểm tra đối với hóa đơn. Nhiệm vụ của bộ phận mua hàng là xác minh những điều này và giải quyết mọi khác biệt. Sau khi được phê duyệt, hóa đơn được gửi đến các tài khoản phải trả để thanh toán.
