Chức năng mua hàng

Bài viết này cung cấp một cái nhìn tổng quan về chức năng mua hàng trong quản lý vật liệu.

Chức năng mua hàng:

Hàm mua hàng từng là một phần của hàm sản xuất và được hưởng rất ít trạng thái trong tổ chức.

Tuy nhiên, trong vài thập kỷ qua, hoạt động mua đã phát triển về tầm vóc thông qua sự công nhận đóng góp của nó cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào và giờ đây nó được công nhận là một chức năng riêng biệt.

1. Thật thú vị khi xem xét tác động to lớn của việc mua hàng (hoặc mua sắm như thường được gọi là) đối với các chi phí của một tổ chức. Bằng cách mua hợp lý bộ phận mua hàng có thể tạo ra lợi nhuận ngay lập tức.

Do đó, trách nhiệm to lớn thuộc về những người liên quan đến việc mua hàng, do đó, có thể thấy rõ. Điều này đã xảy ra do quy mô của các tổ chức ngày càng tăng, sự phức tạp ngày càng tăng của vật liệu và linh kiện và sự cạnh tranh khắc nghiệt đã gặp trong thị trường hiện đại.

2. Chức năng mua khác với hầu hết những người khác ở chỗ những người thực hiện công việc này ở một mức độ lớn gắn liền với ngành công nghiệp của họ. Tuy nhiên, có nhiều hoạt động trong chức năng mua phổ biến cho nhiều ngành công nghiệp và các loại hình doanh nghiệp khác.

Các hoạt động mua hàng phổ biến:

Các hoạt động phổ biến cho hầu hết các ngành công nghiệp là:

(a) Tất cả người mua sẽ cần có kiến ​​thức rộng về thị trường mà họ phải mua hàng, cho dù đây là nguyên liệu thô, linh kiện sản xuất hay như trong bán buôn và bán lẻ hàng hóa thành phẩm. Kiến thức sẽ mở rộng đến cách các nhà cung cấp thực hiện liên quan đến độ tin cậy và hiệu suất giao hàng.

(b) Trong hầu hết các ngành sản xuất, người mua sẽ phải tương tác chặt chẽ với bộ phận sản xuất để xác định các yêu cầu chính xác của họ. Trong bán lẻ, người mua có một vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp ở chỗ anh ta (hoặc cô ta) phải theo dõi chặt chẽ hành vi của người tiêu dùng và thái độ của họ và nhu cầu của họ.

(c) Mặc dù kiểm soát hàng tồn kho có thể hoặc không phải là trách nhiệm trực tiếp của nhân viên mua hàng, anh ta chịu trách nhiệm chính trong việc đảm bảo cung cấp đủ nguyên liệu hoặc linh kiện để duy trì liên tục sản xuất hoặc bán hàng. Người mua có thể làm điều này bằng các hợp đồng với các nhà cung cấp để giao hàng thường xuyên hoặc bằng cách xây dựng các cổ phiếu sẽ được sử dụng khi cần thiết.

Trước đây giữ tối thiểu vốn gắn trong cửa hàng nhưng luôn có nguy cơ các nhà cung cấp không giữ các cam kết giao hàng. Các nhà cung cấp lần lượt cố gắng đảm bảo rằng các vật liệu hoặc thành phần có sẵn.

(d) Trong hầu hết các tổ chức, bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm đàm phán giá mua và các điều khoản tín dụng.

(e) Mua hàng cũng thường chịu trách nhiệm đảm bảo rằng hàng hóa được đặt hàng và lập hóa đơn thực sự được nhận và giá được tính là những giá được trích dẫn. Để bắt chước rủi ro, những kiểm tra cần thiết phải được thực hiện bởi những người không trực tiếp tham gia vào việc đặt hàng.

(f) Mua hàng sẽ liên tục theo dõi việc giao hàng dự kiến ​​để đảm bảo rằng các nhà cung cấp thực hiện các cam kết về chất lượng và ngày giao hàng.

(g) Mua hàng sẽ liên tục điều tra thị trường

(i) Để tìm kiếm sản phẩm tốt hơn, giá cả, điều khoản hoặc giao hàng;

(ii) Để tìm ra các nhà cung cấp thay thế để đảm bảo tính liên tục của việc giao hàng trong trường hợp nguồn chính đột nhiên bị hỏng vì bất kỳ lý do nào.

Quan hệ mua hàng với các chức năng khác:

1. Bộ phận mua hàng có thể có quan hệ trực tiếp với nhiều bộ phận chức năng trong toàn tổ chức hơn bất kỳ bộ phận nào khác.

2. Mối quan hệ chính của nó trong sản xuất và các doanh nghiệp công nghiệp tương tự là với ba khía cạnh của kỹ thuật sản xuất, lập kế hoạch sản xuất và kiểm soát sản xuất. Nó phục vụ kỹ thuật sản xuất bằng cách tư vấn về sự sẵn có và chi phí của cả thiết bị và vật liệu.

Bộ phận mua hàng, bằng cách điều tra liên tục vào tất cả các nguồn cung cấp thích hợp, có kiến ​​thức và kinh nghiệm rộng rãi để tư vấn về những vấn đề quan trọng này. Một dịch vụ tương tự được cung cấp cho kế hoạch sản xuất trong đó thông tin liên quan đến tính sẵn có và tính liên tục của nguồn cung là rất quan trọng nếu việc sản xuất được lên kế hoạch hiệu quả.

Tương tự, kiểm soát sản xuất được hưởng lợi từ các hoạt động của bộ phận mua hàng vì bộ phận này liên quan đến việc giám sát hiệu suất giao hàng của các nhà cung cấp và tìm ra các nguồn cung ứng thay thế nếu sự chậm trễ hoặc sự cố trong các nguồn cung cấp chính xảy ra hoặc có khả năng xảy ra trong tương lai gần.

3. Bộ phận mua hàng cũng có mối quan hệ trực tiếp với chức năng tiếp thị. Đó là bởi vì nhận xét và khiếu nại của khách hàng, đặc biệt là về chất lượng vật liệu, có liên quan trực tiếp đến những gì được mua và đôi khi, ở đâu.

4. Mua hàng cũng liên quan rất nhiều đến tài chính: bộ phận mua hàng là người chi tiêu chính trong bất kỳ tổ chức nào. Liên kết của nó với bộ phận tài khoản, do đó, rõ ràng. Điều khoản tín dụng liên quan đến thời gian thanh toán và giảm giá tiền mặt cũng quan trọng như giá mua thực tế.

Một lần nữa, thời điểm mua hàng thích hợp có thể có tác động tích cực đến vốn lưu động. Ví dụ: nếu các điều khoản tín dụng là để chuyển tiền vào cuối tháng sau khi giao hàng, thì các đơn đặt hàng trong tuần đầu tiên của tháng sẽ cho phép tín dụng hai tháng trước khi đến hạn thanh toán.

Nhiều thiết bị như vậy cũng được bộ phận mua hàng sử dụng để mang lại lợi ích cho khía cạnh tài chính của tổ chức, ví dụ, người mua có thể có được một món hời tốt cho tổ chức, và một nhân viên mua hàng hiệu quả là một người luôn cảnh giác và có thể sử dụng các ưu đãi như vậy.

Mặt khác, sự thận trọng phải luôn chiếm ưu thế trong kết nối này vì chi phí lưu trữ có thể dễ dàng hấp thụ có thể tiết kiệm được thực hiện bởi giá cả thuận lợi.

Chính sách mua hàng:

Cũng như các chức năng khác, phải có một chính sách rõ ràng về việc mua hàng được đặt ra. Tất nhiên, đây là trách nhiệm của quản lý cấp cao, nhưng nhân viên mua hàng sẽ có rất nhiều lời khuyên để đưa ra về vấn đề này:

1. Có lẽ mục đầu tiên của chính sách mua hàng sẽ được xem xét sẽ là mức độ cổ phiếu sẽ được thực hiện. Mô hình giao hàng bình thường của các nhà cung cấp có thể xác định điều này. Nếu nguồn cung nói chung là không đổi thì có thể đặt sự phụ thuộc vào việc tiếp tục nhận hàng, nhưng nếu thất thường, có thể nên thận trọng hơn khi thiết lập một cổ phiếu để đảm bảo đầu vào thường xuyên cho sản xuất.

Chi phí tổ chức các cửa hàng, giảm giá số lượng, các tác động tài chính có thể có của các điểm dừng sản xuất và dễ bị hủy hoại và trộm cắp sẽ góp phần quyết định trong quyết định này.

2. Thứ hai, một số nguyên liệu thô có thể bị biến động giá rộng. Vì vậy, nó có thể là hợp lý và có lợi nhuận để mua số lượng lớn khi chúng có sẵn ở mức giá thấp. Có hai lợi thế trong việc này. Đầu tiên, bộ phận sản xuất đạt được lợi ích của đầu vào giá thấp sẽ dẫn đến giá bán thấp hơn.

Điều này sẽ cung cấp cho các sản phẩm cuối cùng một lợi thế cạnh tranh giá. Ngoài ra, chi phí thấp hơn có thể tạo cơ hội kiếm lợi nhuận cao hơn nếu có thị trường cho sản phẩm của công ty. Thứ hai, khi giá nguyên liệu thô tăng, tổ chức có thể xử lý các cổ phiếu thặng dư của mình với lợi nhuận và do đó, kiếm được lợi nhuận chỉ bằng cách nắm giữ các cổ phiếu.

3. Thứ ba, là ký kết hợp đồng ngắn hạn hay dài hạn để mua nguyên liệu là một phần của chính sách mua hàng hay chính sách sẽ được đưa ra thị trường khi nào và khi nào vật liệu thực sự được yêu cầu? Khi giá thường tăng, hoặc khi nguồn cung khó khăn hoặc không chắc chắn, thực tế như vậy là hấp dẫn.

Mặt khác, việc cam kết với một nhà cung cấp ở mức giá cố định có thể gây tổn hại nếu giá giảm đột ngột hoặc nguồn cung từ nhà thầu không thành công vì một số lý do.

Mục tiêu của mua hàng hiệu quả:

Các mục tiêu của việc mua hàng hiệu quả có thể được đặt ra trong bảy quyền của bảy người mà có thể được thể hiện để mua:

a. hàng hóa QUYỀN

b. ở mức giá

c. với số lượng QUYỀN

d. chất lượng QUYỀN

e. vào đúng thời điểm

f. giao đến nơi ĐÚNG

g. về các điều khoản QUYỀN

Bảy khía cạnh của hoạt động mua hàng hiệu quả là tự giải thích và tham gia vào tất cả các hoạt động mua.

Kiểm soát hàng trong kho:

1. Câu hỏi liệu cổ phiếu của vật liệu và linh kiện có phải là trách nhiệm của chức năng mua không có câu trả lời chung. Một số chủ trương có các cổ phiếu như vậy dưới sự kiểm soát của sản xuất trên cơ sở rằng sự sẵn có về mặt vật lý của các mặt hàng này là một phần của chức năng sản xuất.

Những người khác nói rằng vì bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm mua sắm thì trách nhiệm của bộ phận này là kiểm soát và hạch toán cổ phiếu. Nhiều người khác tin rằng việc lưu trữ và kiểm soát cổ phiếu phải là một bộ phận tách biệt với nhau, đặc biệt là giá trị tài chính của các cổ phiếu nắm giữ thường rất đáng kể.

2. Ba quan điểm này chỉ thực sự phù hợp khi các hoạt động được tiến hành trên một trang web hoặc trên một số lượng rất nhỏ các trang web gần đó, và chủ yếu liên quan đến các hoạt động sản xuất. Các ngành công nghiệp và hoạt động khác như xây dựng công trình nơi các hoạt động được thực hiện trên các trang web có câu hỏi được trả lời cho họ. Tất cả các trang web xây dựng và mọi trang web kỹ thuật dân dụng, ví dụ, cần phải có vật liệu và các thành phần trong tay dưới sự kiểm soát trực tiếp của người quản lý trang web (theo bất kỳ tên nào anh ta biết).

3. Mục tiêu chính của việc nắm giữ và kiểm soát hàng tồn kho là đảm bảo lưu lượng nguyên liệu và linh kiện cần thiết cho hoạt động của tổ chức, giữ cho cổ phiếu tối thiểu tương xứng với yêu cầu hoạt động để đảm bảo tình trạng vật lý tốt và an toàn của cổ phiếu được giữ và giảm khả năng gian lận và trộm cắp càng nhiều càng tốt.

Các thủ tục cần thiết để thực hiện các mục tiêu này sẽ thay đổi tùy theo loại cửa hàng được tổ chức) bố trí vật lý và tỷ lệ sử dụng.

4. Cuối cùng, dường như không có cách sử dụng chung của các từ và kho lưu trữ và chúng được sử dụng theo cùng một nghĩa trong hầu hết thời gian.