Chính sách và thủ tục mua hàng

Chính sách và thủ tục mua hàng!

Chính sách và thủ tục mua hàng:

Hoạt động quan trọng nhất của quản lý vật liệu là chính sách mua hàng của một tổ chức. Có các hệ thống khác nhau có sẵn để mua. Hệ thống được áp dụng phụ thuộc vào một số yếu tố, viz., Nhu cầu, cung cấp, giá cả, nhà cung cấp, loại vật liệu, mô hình tiêu thụ, thiết lập tổ chức, tiền lệ, thủ tục, ra quyết định, phụ tùng và hàng hóa theo mùa, v.v.

Trước đây và thậm chí bây giờ ở một số nơi trên thế giới, hệ thống trao đổi là phổ biến trong việc mua hàng tức là hàng hóa trao đổi hàng hóa. Trong thế giới hiện đại, hệ thống này đang bị loại bỏ và tiền đang đóng vai trò chủ yếu. Nó đã được chấp nhận là phương tiện trao đổi thích hợp nhất. Việc mua hàng có thể được thực hiện trên cơ sở tiền mặt.

Tài liệu có thể được mua trên cơ sở tín dụng cũng có. Một quy trình mua được đặt ra tốt có thể được tuân theo bởi bất kỳ tổ chức nào trong việc mua hàng. Mỗi hệ thống và thủ tục mua hàng đều có những lợi ích và giới hạn riêng. Hệ thống nên như vậy, phù hợp với yêu cầu của một tổ chức.

Mục tiêu của chính sách mua hàng là mua nguyên liệu cần thiết với số lượng phù hợp từ đúng nguồn vào đúng thời điểm và giá cả, để có được lợi thế tối đa từ số tiền đầu tư vào mua hàng.

Các tổ chức lớn có chính sách mua hàng được thiết kế tốt và hệ thống phải được kiểm toán.

Mua tiền mặt:

Một chính sách mua hàng lý tưởng nhằm mục đích mua hàng bằng tiền mặt. Lý do chính để mua các mặt hàng như vậy là những thứ này được yêu cầu khẩn cấp bởi tổ chức. Nên nhóm các mặt hàng sẽ được mua trên cơ sở tiền mặt của các phần khác nhau nên được mua trong một lần truy cập vào thị trường.

Điều này làm giảm đáng kể chi phí đặt hàng. Thực tiễn thông thường theo sau bởi hầu hết các tổ chức trong việc mua một số mặt hàng là lời mời của ba trích dẫn bằng văn bản hoặc bằng miệng. Báo giá thấp nhất lấy đơn đặt hàng.

Đơn đặt hàng điện thoại rất hữu ích trong việc giảm chi phí mua hàng đáng kể. Một danh sách các mặt hàng được mua thường xuyên từ thị trường trên cơ sở tiền mặt được người quản lý mua hàng chuẩn bị trước.

Hệ thống mua hàng imprest cũng được theo sau bởi nhiều tổ chức. Theo hệ thống này, một khoản tiền lãi được trao cho các trưởng bộ phận khác nhau để mua các mặt hàng khác nhau cho các bộ phận tương ứng của họ. Số lượng có thể bị giới hạn mỗi năm.

Hệ thống đấu thầu mua hàng:

Hệ thống này được tuân theo để mua vật liệu ở mức giá cạnh tranh và hợp lý nhất. Nó cũng loại bỏ các cơ hội dành sự ưu ái quá mức cho các nhà cung cấp nhất định. Điều này mang đến một cơ hội cho các nhà cung cấp khác nhau và phá vỡ sự độc quyền của một hoặc hai nhà cung cấp. Đấu thầu kín được mời từ các nhà cung cấp khác nhau và một người cung cấp chất lượng vật liệu mong muốn ở mức giá thấp nhất được đưa ra đơn đặt hàng.

Phương pháp này được sử dụng bởi các chủ trương khác nhau của khu vực tư nhân và công cộng để mua các mặt hàng có giá trị rất cao. Nhược điểm chính của phương pháp này là, thời gian dẫn đầu trong việc mua sắm vật liệu dài hơn so với các hệ thống khác.

Thông thường có ba loại đấu thầu đang được sử dụng theo phương pháp này, viz; đấu thầu mở, đấu thầu hạn chế và đấu thầu đơn. Trong hệ thống đấu thầu mở, quảng cáo được đưa ra trên các tờ báo, các tạp chí thương mại khác nhau về danh tiếng. Khi nhận được đơn, các hình thức đấu thầu được phát hành cho các nhà thầu.

Hình thức đấu thầu là một tài liệu quan trọng chứa các cột khác nhau yêu cầu thông tin từ các nhà cung cấp tiềm năng. Các thông tin liên quan đến tiền kiếm được để gửi, các điều khoản và điều kiện cung cấp, vv

Đủ thời gian được cung cấp cho các nhà thầu để đưa ra báo giá của họ cho đến thời gian quy định, báo giá được nhận và vào ngày cố định, đấu thầu được mở. Đặt hàng được trao cho các nhà cung cấp người cung cấp giá thấp nhất.

Hạn chế quan trọng của đấu thầu mở là báo giá của nhà thầu vô trách nhiệm. Đôi khi, giá thấp nhất được trích dẫn ngay cả dưới giá thành vật liệu bởi một nhà thầu như vậy. Để từ chối đấu thầu như vậy một cách phân loại, cần phải có các lý do kỹ thuật phù hợp và các lý do khác và phải có chữ ký của tất cả các thành viên của ủy ban đấu thầu.

Đấu thầu hạn chế liên quan đến việc đặt hàng cho các nhà cung cấp danh tiếng chính hãng. Đấu thầu hạn chế được mời từ các nhà cung cấp đã đăng ký và được biết đến khác. Thời gian đầu được giảm đáng kể theo hệ thống đấu thầu hạn chế.

Hệ thống thường được thực hiện khi giá trị của báo giá không cao lắm. Đấu thầu nguồn đơn được thông qua trong trường hợp các mặt hàng độc quyền, các mặt hàng độc quyền và nguồn độc quyền. Mua từ mối quan tâm chị em, trật tự giáo dục hoặc từ các cộng tác viên nước ngoài, như là một vấn đề chính sách được loại trừ khỏi khái niệm đấu thầu duy nhất.

Tỷ lệ và hợp đồng chạy:

Một số cơ quan tập trung như DGS và D (Tổng cục Vật tư và Tiêu hủy) ký hợp đồng với các nhà cung cấp về mức giá áp dụng cho các mặt hàng trong một khoảng thời gian xác định. Trong các hợp đồng tỷ lệ, chỉ có tỷ lệ là cố định. Trong hợp đồng chạy, phụ cấp biến đổi số lượng lên đến 25% phương sai cũng có thể.

Các cơ quan tập trung thu thập thông tin từ các thành phần (chi nhánh) khác nhau về nhu cầu của người mua và ký hợp đồng với các nhà cung cấp có thể xảy ra bằng cách thực hiện hệ thống đấu thầu.

Hệ thống này được thực hiện, trong đó số lượng yêu cầu cao hơn và tỷ lệ nhập là cạnh tranh. Một ví dụ khác của Cơ quan mới Trung ương, Delhi có thể được trích dẫn ở đây. Cơ quan sắp xếp cho các loại tạp chí, sách và tạp chí khác nhau cho người mua và hành động trên hệ thống mua hàng này.

Các nhà kinh doanh lớn, với một số chi nhánh nằm rải rác ở các khu vực khác nhau có thể áp dụng hệ thống này. Đó là thực tế phổ biến theo sau bởi các nhà cung cấp khác nhau để quảng cáo hợp đồng giá của họ với Tổng cục Nhà cung cấp và Xử lý để tăng khối lượng bán hàng của họ.

Hợp đồng phụ:

Trong trường hợp loại hình công nghiệp không liên tục, hệ thống mua hàng này thường được thực hiện. Một số thành phần và lắp ráp phụ được mua từ các nhà thầu phụ, những người chuyên sản xuất các mặt hàng này. Quyết định mua các thành phần từ các nhà thầu phụ phụ thuộc vào nhiều yếu tố viz.; chi phí sản xuất, sự sẵn có của công nghệ và lợi ích của chuyên môn hóa, vv

Ưu điểm chính của hợp đồng phụ là nhà thầu phụ chuyên về dây chuyền và chi phí thấp hơn và công việc có thể được bắt đầu với tài chính hạn chế và trên cơ sở quy mô nhỏ. Ông đang ở một vị trí để cung cấp các hội đồng và các thành phần hoặc phụ kiện khác với giá rẻ hơn. Nó chắc chắn có lợi cho cơ sở để mua các thành phần từ các nhà thầu phụ thay vì sản xuất như nhau.

Trong việc lựa chọn nhà thầu phụ, điều cần lưu ý quan trọng nhất là liệu nhà thầu phụ có thể giữ lịch giao hàng và duy trì chất lượng cần thiết của các thành phần hay không. Sẽ là lợi ích tốt nhất của tổ chức để theo dõi các mặt hàng được ký hợp đồng phụ để đảm bảo giao hàng kịp thời và tuân thủ.