Yếu tố cần thiết của một báo cáo tốt

Yếu tố cần thiết của một báo cáo tốt!

1. Báo cáo nên có một tiêu đề thích hợp để mô tả các vấn đề được báo cáo trong đó. Báo cáo phải ở dạng tốt và nên có tiêu đề phụ và phân chia đoạn. Tên của người nhận báo cáo nên được viết trên đầu báo cáo.

2. Báo cáo - nên thực tế. Ý tưởng bất chợt và ý tưởng của người chuẩn bị báo cáo không được phép ảnh hưởng đến báo cáo.

3. Báo cáo nên liên quan đến một khoảng thời gian nhất định và khoảng thời gian nên được chỉ định trên đầu báo cáo.

4. Báo cáo phải rõ ràng, ngắn gọn và súc tích. Rõ ràng không nên hy sinh với chi phí ngắn gọn.

5. Báo cáo phải được nhắc nhở vì thông tin bị trì hoãn là thông tin bị từ chối. Nếu một khoảng thời gian đáng kể trôi qua giữa việc xảy ra các sự kiện và báo cáo, cơ hội để thực hiện hành động thích hợp có thể bị mất hoặc một số quyết định sai có thể được ban quản lý đưa ra trong trường hợp không có thông tin.

Cần lưu ý định kỳ của một báo cáo và các báo cáo phải được gửi kịp thời. Báo cáo phải ở dạng tốt và nên có các tiêu đề phụ và phân chia đoạn.

6. Một báo cáo nên phân biệt giữa các yếu tố có thể kiểm soát và không kiểm soát được và nên báo cáo chúng một cách riêng biệt. Đó là bởi vì quản lý có thể có hành động phù hợp liên quan đến các yếu tố có thể kiểm soát được.

7. Nhận xét phù hợp nên được đưa ra trong báo cáo. Nó tiết kiệm thời gian quý báu của quản lý và đảm bảo sự chú ý nhanh chóng. Dữ liệu đầy đủ nên được đưa ra để đề xuất quá trình hành động có thể.

8. Một báo cáo nên được xem xét định kỳ. Hình thức và nội dung của một báo cáo không nên có tính chất vĩnh viễn. Họ nên tiếp tục thay đổi với sự thay đổi trong hoàn cảnh; nếu không, người nhận sẽ coi họ là loại vô dụng và thường xuyên.

9. Báo cáo nên được thực hiện là chính xác trong mức độ không chính xác cho phép. Biên độ sai số cho phép sẽ phụ thuộc vào mục đích mà báo cáo được chuẩn bị.

10. Báo cáo cần thu hút sự chú ý của người quản lý ngay lập tức vào các vấn đề đặc biệt để việc quản lý bằng ngoại lệ có thể được thực hiện một cách hiệu quả. Vì vậy, các báo cáo nên làm nổi bật những sai lệch đáng kể so với tiêu chuẩn.

11. Báo cáo trực quan thông qua biểu đồ, biểu đồ và sơ đồ nên được ưu tiên cho các báo cáo mô tả vì báo cáo trực quan thu hút mắt nhanh hơn và để lại ấn tượng lâu dài trong tâm trí.

12. Trong trường hợp so sánh được phản ánh trong một báo cáo, cần đảm bảo rằng sự giống nhau giữa các vấn đề có thể so sánh (nghĩa là như thế) để so sánh có ý nghĩa có thể được thực hiện và ý tưởng về hiệu quả hoặc không hiệu quả có thể được hình thành.

13 do đó, nguyên nhân chính xác của hiệu suất thấp có thể được biết và hành động khắc phục kịp thời có thể được thực hiện.

14. Không nên thay đổi định dạng của báo cáo theo từng giai đoạn, nếu định dạng sẽ được thay đổi để thực hiện bất kỳ cải tiến nào, cần đưa ra lời biện minh cho việc thay đổi định dạng hoặc nội dung.