Một hệ thống thông tin quản lý hiệu quả (9 đặc điểm)
Các đặc điểm cơ bản của hệ thống thông tin quản lý hiệu quả là 1. MIS được định hướng quản lý 2. MIS được phát triển theo hướng quản lý 3. MIS là một hệ thống tích hợp 4. luồng dữ liệu chung 5. MIS dựa trên nhu cầu tương lai của doanh nghiệp 6. MIS bao gồm các hệ thống phụ 7. MIS yêu cầu tính linh hoạt 8. xử lý dữ liệu phân tán và 9. MIS hầu hết được vi tính hóa.
Hệ thống thông tin quản lý được thành lập trong một tổ chức để cung cấp thông tin liên quan cho các nhà quản lý để hoạt động hiệu quả và hiệu quả.
1. MIS là định hướng quản lý:
Thiết kế của MIS bắt đầu bằng việc thẩm định nhu cầu thông tin của ban quản lý. Hệ thống thường được thiết kế từ trên xuống dưới. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là MIS chỉ đáp ứng nhu cầu thông tin của quản lý cấp cao.
Nó chỉ ngụ ý rằng nhu cầu thông tin của quản lý cấp cao sẽ làm cơ sở để đánh giá nhu cầu thông tin của các nhà quản lý cấp thấp hơn. Trong mọi trường hợp, hệ thống nên được thiết kế để phục vụ nhu cầu thông tin của tất cả các cấp quản lý.
2. MIS được phát triển theo hướng quản lý:
Do định hướng quản lý của MIS, điều bắt buộc là, quản lý của một tổ chức phải chủ động chỉ đạo việc phát triển và thành lập MIS trong một tổ chức. Rất hiếm khi tìm thấy một MIS nơi mà chính người quản lý, hoặc đại diện cấp cao của bộ phận của anh ta, không dành nhiều thời gian cho việc thiết kế hệ thống.
Đây không phải là sự tham gia một lần, bởi vì việc xem xét và tham gia liên tục là cần thiết để đảm bảo rằng hệ thống được triển khai đáp ứng các thông số kỹ thuật của hệ thống được thiết kế. Do đó, quản lý của tổ chức không chỉ tham gia tích cực vào sự phát triển của MIS mà còn đóng vai trò chính trong việc thực hiện các thay đổi tiếp theo trong hệ thống để phục vụ nhu cầu thông tin của ban quản lý.
3. MIS là một hệ thống tích hợp:
MIS là một hệ thống tích hợp, pha trộn thông tin từ một số lĩnh vực hoạt động để phục vụ nhu cầu thông tin của ban quản lý hiệu quả hơn. Nó có một cái nhìn toàn diện về các hệ thống con lồng vào nhau hoạt động trong một tổ chức.
Ví dụ, để phát triển hệ thống lập kế hoạch sản xuất hiệu quả, ban quản lý phải cân bằng các yếu tố như (a) năng lực sản xuất, (b) lực lượng lao động (c) mức tồn kho (d) bản chất của mô hình nhu cầu của sản phẩm (e) của sản phẩm (f) yêu cầu về vốn và (g) mạng lưới tiếp thị. Một hệ thống bỏ qua một trong những yếu tố này sẽ không cung cấp một lịch trình sản xuất hiệu quả.
4. Luồng dữ liệu phổ biến:
MIS tìm cách tránh trùng lặp và dư thừa trong việc thu thập, lưu trữ và phổ biến thông tin. Các nhà thiết kế của MIS nhận thức được rằng một vài tài liệu nguồn chính chiếm phần lớn luồng thông tin và ảnh hưởng đến nhiều khu vực chức năng.
Khái niệm về luồng dữ liệu phổ biến đòi hỏi phải xây dựng và sử dụng các tệp chính, để ghi lại và báo cáo thông tin. Khái niệm này hỗ trợ một số nguyên tắc cơ bản của phân tích hệ thống tránh trùng lặp, kết hợp các chức năng tương tự và đơn giản hóa các hoạt động bất cứ khi nào có thể.
5. MIS dựa trên nhu cầu tương lai của doanh nghiệp:
MIS được thiết kế để phục vụ các mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Nhà thiết kế MIS phải tránh khả năng lỗi thời của hệ thống trước khi hệ thống đi vào hoạt động. Nếu MIS được thiết kế sau khi quan tâm đến nhu cầu thông tin trong tương lai của doanh nghiệp, thì vẫn có rất ít cơ hội để nó trở nên lỗi thời.
6. MIS bao gồm các hệ thống phụ:
MIS mặc dù được xem như một thực thể duy nhất, phải được chia thành các hệ thống phụ. Việc phân chia MIS thành các hệ thống con có ý nghĩa tạo tiền đề cho việc triển khai ưu tiên. Nó cũng cho phép nhà thiết kế MIS tập trung vào các thực thể có thể quản lý có thể được chỉ định và vi tính hóa bởi các hệ thống và nhóm lập trình được chọn.
7. MIS yêu cầu sự linh hoạt:
MIS được thiết kế để đáp ứng nhu cầu thông tin của ban quản lý cho việc ra quyết định trong tương lai. Mặc dù phân tích cẩn thận về nhu cầu thông tin trong tương lai của ban quản lý, không thể dự đoán chính xác tất cả các sự kiện trong ba đến năm năm tới.
Điều này đúng trong hầu hết các ngành và đặc biệt là trong các ngành có mô hình thay đổi nhanh chóng. Do đó, MIS nên được thiết kế theo cách để cho phép thay đổi phù hợp trong tương lai, nếu MIS không cho phép bất kỳ sửa đổi nào, nó chắc chắn sẽ sớm bị lỗi thời.
8. Xử lý dữ liệu phân tán:
Trong trường hợp các công ty có mạng lưới địa lý của văn phòng bán hàng, điểm phân phối, nhà máy sản xuất, bộ phận và phân khu, một số hình thức xử lý dữ liệu phân tán là cần thiết, vì một số đơn vị này có thể được vận hành theo kiểu hoàn toàn độc lập.
Mục đích của xử lý dữ liệu phân tán là để đảm bảo rằng thông tin được đặt vào tay của những người cần nó vào thời điểm họ cần. Tuy nhiên, các hệ thống con được thiết kế để xử lý dữ liệu phân tán phải được coi là các phần không thể thiếu trong MIS của công ty.
9. MIS hầu hết được vi tính hóa:
Bây giờ, tất cả các hoạt động của MIS viz., Thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu và truy xuất dữ liệu được thực hiện thông qua phương tiện điện tử. Việc sử dụng máy tính đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong xử lý dữ liệu và tăng tốc độ phổ biến thông tin.
