Tổ chức quảng cáo: Bộ phận, cơ quan và các chi tiết khác
Hoạt động quảng cáo cho bất kỳ tổ chức nào có thể được xử lý theo những cách khác nhau. Nhiệm vụ sáng tạo này có thể được đảm nhiệm hoàn toàn bởi chính nhà quảng cáo hoặc trách nhiệm đó có thể được chuyển cho nhà chuyên gia, cụ thể là công ty quảng cáo hoặc có thể được chia sẻ bởi công ty và công ty quảng cáo tùy thuộc vào từng trường hợp và trường hợp. Hầu như không thể đặt ra một tiêu chí như đã nói, đó là sự thay thế tốt nhất.
Việc lựa chọn thực tế bị chi phối bởi các yếu tố quan trọng như quy mô của tổ chức, loại sản phẩm, tính chất và mức độ của thị trường, tính chất của công việc quảng cáo liên quan và tương tự. Tuy nhiên, mục đích chính của bất kỳ tổ chức quảng cáo nào là cung cấp các phương tiện mà công việc quảng cáo có thể được thực hiện theo cách hiệu quả nhất, tiết kiệm và có hệ thống.
Tổ chức cho bộ phận quảng cáo:
Nhằm cung cấp và thúc đẩy tích hợp hiệu quả hơn các chức năng quản lý quảng cáo trong toàn bộ tổ chức công ty, một loại tổ chức nội bộ sẽ được cung cấp cho bộ phận quảng cáo.
Về cơ bản, công ty tự nó là một tổ chức và bộ phận quảng cáo chỉ là một hệ thống con của toàn bộ hệ thống. Tổ chức của bộ phận quảng cáo, với tư cách là một bộ phận của một tổ chức công ty, chịu ảnh hưởng rất lớn và sâu sắc bởi các yếu tố như tình trạng quảng cáo trong công ty, số lượng và loại hoạt động tạo thành một phần của chức năng quảng cáo và mức độ mà các chức năng và trách nhiệm khác nhau của quảng cáo được thực hiện trong bộ phận quảng cáo hoặc được thực hiện bởi các bên bên ngoài như đại lý quảng cáo.
Có thể có năm cách cơ bản trong đó một bộ phận quảng cáo có thể được tổ chức. Đó là:
1. Theo chức năng.
2. Bằng phương tiện truyền thông.
3. Theo sản phẩm.
4. Theo người dùng cuối và
5. Theo địa lý.
Đó là giá trị để lưu ý những điều này trong ngắn gọn.
1. Tổ chức theo chức năng:
Tổ chức bộ phận quảng cáo theo chức năng liên quan đến việc phân chia công việc quảng cáo thành các thành phần chức năng phụ. Nghĩa là, người quản lý quảng cáo sẽ chia tổng số công việc của mình thành các chức năng phụ dưới dạng bản sao phương tiện sản xuất bằng văn bản và một người có thể phụ trách từng chức năng. Nó có thể được trình bày dưới dạng sơ đồ như được đưa ra dưới đây trong Hình 3.01.
Hình thức này thường được sử dụng bởi tất cả các công ty thực hiện một lượng lớn sản xuất quảng cáo và xúc tiến bán hàng của riêng họ.
2. Tổ chức theo phương tiện truyền thông:
Loại hình tổ chức này liên quan đến việc phân chia công việc quảng cáo bởi các phương tiện khác nhau, nơi các nhân viên lành nghề chuyên môn trong từng lĩnh vực hoặc bộ phận công việc sẽ xử lý công việc. Những lĩnh vực này có thể là báo, tạp chí, đài phát thanh và truyền hình, quảng cáo ngoài trời và thư. Điều này có thể được trình bày dưới dạng sơ đồ như được nêu trong Hình 3.02.
Bất cứ nơi nào loại hình tổ chức nội bộ như vậy được theo dõi, thường có một chuyên gia đối tác trong công ty quảng cáo làm việc cho công ty để điều chỉnh quảng cáo của mình với phương tiện cụ thể được bảo hành.
3. Tổ chức theo sản phẩm:
Loại hình tổ chức nội bộ này rất phổ biến với các nhà sản xuất lớn và đa dạng tiếp thị các sản phẩm tiêu dùng hoặc một sản phẩm. Cơ sở cho sự phân chia là sản phẩm.
Trong sự sắp xếp như vậy, người quản lý được giao trách nhiệm của các chức năng quảng cáo cho một sản phẩm cụ thể hoặc một nhóm sản phẩm. Điều này có thể được trình bày như sau trong Hình 3.03.
Trong khung làm việc như vậy, người quản lý sản phẩm chịu trách nhiệm phối hợp quảng cáo với các chức năng quan trọng của từng khu vực sản phẩm có liên quan.
4. Tổ chức theo người dùng cuối:
Người dùng cuối là người tiêu dùng cuối cùng. Theo sự sắp xếp tổ chức như vậy, người quản lý quảng cáo chịu trách nhiệm về hiệu suất của mình về mặt thị trường hoặc người tiêu dùng. Dưới sự chỉ đạo và kiểm soát của người quản lý quảng cáo, sẽ có người quản lý khu vực cho từng loại thị trường cho sản phẩm. Điều này có thể được trình bày như dưới (Hình 3.04)
Lý do đằng sau một sự sắp xếp như vậy rõ ràng là thực tế là cùng một câu chuyện sản phẩm có thể được thuật lại cho tất cả các loại sản phẩm này. Nó coi mỗi thị trường là tập hợp hoạt động riêng biệt.
5. Tổ chức theo địa lý:
Trong tất cả các công ty có thị trường rộng khắp với sự khác biệt về địa lý và các vấn đề về sở thích và thói quen của khách hàng, cấu trúc như vậy hoạt động tốt. Theo kế hoạch, sẽ có các khu vực và phân khúc và đối với từng khu vực hoặc khu vực, sẽ có một người quản lý khu vực hoặc khu vực. Điều này có thể được trình bày như dưới hình 3.05.
Một kế hoạch nội bộ như vậy cung cấp cho việc giữ người quản lý khu vực chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động quảng cáo. Thông thường, sự sắp xếp như vậy là song song với tổ chức bán hàng lĩnh vực.
Quy mô của Phòng Quảng cáo:
Nhiều lần một câu hỏi được đặt ra là kích cỡ của một bộ phận quảng cáo. Quy mô của bộ phận quảng cáo và số lượng người làm việc trong bộ phận đó không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến quy mô của công ty, sự chiếm dụng của nó và thậm chí cả độ tuổi. Quy mô của bộ phận thay đổi từ một người đến vài trăm ngay cả trong trường hợp các công ty có thị trường quốc gia.
Quy mô của bộ phận về cơ bản liên quan đến mức độ mà công ty phụ thuộc vào công ty quảng cáo hoặc đại lý. Các yếu tố khác ảnh hưởng đến quy mô là số lượng quảng cáo loại quảng cáo số lượng sản phẩm mà các thương hiệu được quảng cáo về bản chất và mức độ của thị trường và trên hết là triết lý của quản lý công ty.
Đó là kinh nghiệm phong phú của các đại gia thuốc lá trên thế giới với ngân sách khá lớn để có các bộ phận quảng cáo nhỏ, dựa vào một mức độ rất lớn, cho các cơ quan quảng cáo để lập kế hoạch và thực hiện quảng cáo thay mặt họ.
Ngược lại, công ty sản xuất hàng công nghiệp với ngân sách tương đối nhỏ tin vào sự tự lực đã có những bộ phận quảng cáo thực sự rất lớn gánh vác toàn bộ trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện quảng cáo. Một bộ phận lớn hay nhỏ sẽ phụ thuộc vào trường hợp duy nhất của từng cá nhân; không có gì xác định có thể được nói về cùng.
Chức năng của Phòng Quảng cáo và Quản lý:
Chức năng của bộ phận quảng cáo :
Hầu như không thể định nghĩa được các chức năng của một bộ phận quảng cáo là gì, theo các thuật ngữ chính xác. Phạm vi các chức năng được thực hiện bởi một bộ phận quảng cáo sẽ phụ thuộc vào tình huống duy nhất và hoàn cảnh mà công ty phải đối mặt.
Một công ty có thể hoàn toàn dựa vào đại lý quảng cáo hoặc hoàn toàn không thể dựa vào đại lý hoặc có thể ngân hàng cho các dịch vụ đại lý ở một mức độ nhất định.
Không chịu được những khác biệt này, các chức năng thông thường được thực hiện là:
1. Chuẩn bị ngân sách quảng cáo.
2. Chế tạo các quảng cáo.
3. Lập kế hoạch tiếp thị.
4. Lựa chọn công ty quảng cáo.
5. Tiến hành nghiên cứu tiếp thị.
6. Giám sát quan hệ công chúng.
Chức năng của người quản lý quảng cáo:
Người quản lý quảng cáo là quản lý hai bộ chức năng là quảng cáo phù hợp và quản lý.
Các chức năng quảng cáo là:
1. Chuẩn bị ngân sách quảng cáo.
2. Lựa chọn, làm việc với và đánh giá cơ quan.
3. Thiết kế chiến lược quảng cáo.
4. Xác định các nỗ lực quảng cáo của công ty.
5. Đánh giá kết quả quảng cáo.
6. Theo kịp các phát triển mới nhất.
7. Tham gia vào tư duy sáng tạo.
Mặt khác, các chức năng quản lý là:
1. Quản trị bộ phận quảng cáo.
2. Đặt mục tiêu cho quảng cáo.
3. Làm cho quảng cáo dễ hiểu.
4. Tham gia quản lý công ty.
5. Đại diện cho tổ chức.
6. Kiểm soát chi tiêu quảng cáo.
Các cơ quan quảng cáo:
Khi một công ty không có ý định tổ chức một bộ phận quảng cáo riêng biệt hoặc muốn tổ chức nó ở quy mô nhỏ với một nhân viên bộ xương, họ có thể muốn giao công việc quảng cáo của mình cho một trung gian bên ngoài được gọi là đại lý quảng cáo.
Một công ty quảng cáo là gì?
Quảng cáo là cốt lõi của nghề quảng cáo và ngành công nghiệp. Đây là một loại hình tổ chức kinh doanh độc đáo chuyên về tư vấn quảng cáo sáng tạo liên quan đến quảng cáo và hoạt động liên minh của khách hàng và thực sự chuẩn bị, mua, không gian và thời gian và đặt một phần lớn quảng cáo của khách hàng.
Nó cũng đảm nhận việc thực hiện các dịch vụ như tiến hành nghiên cứu thị trường, chuẩn bị tài liệu quảng cáo, tư vấn về quan hệ công chúng, chuẩn bị và phân phối các tài liệu và thông điệp quan hệ công chúng.
Theo cách nói của Thuật ngữ do AAAA (Hiệp hội các Cơ quan Quảng cáo Hoa Kỳ) cung cấp, một tổ chức kinh doanh độc lập bao gồm những người sáng tạo và kinh doanh, những người phát triển, chuẩn bị và đặt quảng cáo trên phương tiện quảng cáo, cho người bán tìm kiếm khách hàng cho họ hàng hóa và dịch vụ".
Chức năng của các cơ quan quảng cáo:
Có hai bậc thầy vĩ đại được phục vụ bởi các cơ quan quảng cáo, đó là khách hàng và chủ sở hữu phương tiện truyền thông. Để thực hiện các chức năng như vậy của tiếp thị và quảng cáo, một cơ quan đảm bảo hiểu biết sâu sắc về các vấn đề tiếp thị và bán hàng hoàn chỉnh của các nhà quảng cáo cũng như kiến thức sâu sắc về thị trường, truyền thông và người tiêu dùng đặc biệt là tâm lý người tiêu dùng. Do đó, các chức năng của các cơ quan quảng cáo có thể được nhìn từ hai góc độ là khách hàng và chủ sở hữu phương tiện truyền thông.
Từ quan điểm của khách hàng, các chức năng của cơ quan có thể là:
1. Thay thế bộ phận quảng cáo.
2. Cung cấp quan điểm chuyên gia.
3. Mang lại hiệu quả kinh tế và xuất sắc.
4. Chia sẻ kinh nghiệm phong phú.
Mặt khác, các chức năng cho chủ sở hữu phương tiện truyền thông có thể là:
1. Đảm bảo kinh doanh không có rủi ro.
2. Giả sử công việc bán hàng.
3. Thực hiện lập kế hoạch quảng cáo
4. Giảm chi phí sản xuất.
Lựa chọn một đại lý quảng cáo:
Mặc dù các cơ quan quảng cáo gần như không thể thiếu trong những ngày này, nhưng cần phải thận trọng trong việc lựa chọn cơ quan lựa chọn một tổ chức cụ thể. Trong mối liên hệ này, chúng ta không thể bỏ qua những gì đã được nói bởi Giáo sư JE Littlefield và Giáo sư CA Kirkpatrick.
Theo họ, mối quan hệ giữa nhà quảng cáo và cơ quan là một trong những đám cưới trọn đời; giống như lựa chọn bạn đời, việc lựa chọn cơ quan nên được thực hiện với nhiều thăm dò và điều tra kỹ lưỡng để cả hai sẽ không hối hận khi rảnh rỗi. Mỗi người phải biết và chấp thuận các ý tưởng, triết lý, niềm tin và các nguyên tắc khác.
Mỗi người phải sẵn sàng thỏa hiệp đến một điểm để hợp tác là vấn đề cho và nhận để đảm bảo mối quan hệ lâu dài dựa trên sự khoan dung và hiểu biết tốt hơn.
Do đó, câu hỏi đặt ra là tiêu chí nào để lựa chọn công ty quảng cáo. Một bộ bảy yếu tố phục vụ như là cơ sở tốt nhất để chọn đúng cơ quan.
Bảy điểm đáng xem xét là:
1. Sự phù hợp.
2. Tiện nghi mở rộng
3. Tưởng tượng.
4. Ghi lại.
5. Danh tiếng.
6. Quản lý và
7. Phương thức thanh toán.
Quan hệ cơ quan:
Theo quan hệ của cơ quan, chúng tôi có nghĩa là mối quan hệ làm việc giữa các cơ quan với khách hàng và giới truyền thông. Một số nguyên tắc cơ bản đã được các chuyên gia trong quản lý quảng cáo phát triển để có mối quan hệ lành mạnh giữa cơ quan và phương tiện truyền thông giúp cả hai bên có quan hệ kinh doanh lâu dài để gặt hái những lợi ích của mối quan hệ tiếp tục.
Chúng có thể được nhìn từ hai góc độ cụ thể là khách hàng và chủ sở hữu phương tiện truyền thông. Nói về mối quan hệ giữa đại lý và khách hàng, đại lý quảng cáo được biết đến với việc bán dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng. Không thể có bất kỳ quy tắc cứng và nhanh nào để đạt được thỏa thuận làm việc giữa cơ quan và khách hàng.
Nhiều nhất, một số hướng dẫn chung nhất định có thể được đưa ra vì lợi ích chung giúp tăng cường mối quan hệ hợp lý. Đó là:
1. Cam kết.
2. Phê duyệt trước.
3. Thanh toán.
4. Sự tin tưởng lẫn nhau và sự tự tin.
5. Điều khoản tham chiếu và
6. Ôn tập.
Đến với cơ quan và quan hệ truyền thông, chủ sở hữu phương tiện truyền thông là đối tác của cơ quan như khách hàng. Mối quan hệ giữa cơ quan và chủ phương tiện cũng quan trọng như quan hệ giữa cơ quan và khách hàng.
Về mặt này, các hướng dẫn chung có thể là:
1. Thanh toán.
2. Tỷ lệ công bố.
3. Phê duyệt trước.
4. Hoàn tiền và nhượng bộ và
5. Điều khoản tham chiếu.
Cơ quan bồi thường:
Không có sự nhất trí trong việc thanh toán cho các dịch vụ của các cơ quan này. Các phương thức thanh toán khác nhau trong triết lý và cơ sở tính toán. Các phương pháp được sử dụng phổ biến nhất là hai, cụ thể là hoa hồng và phí cơ sở. Tuy nhiên, một số công ty hiếm khi sử dụng một phương pháp nữa là đầu cơ.
Phương pháp hoa hồng là lâu đời nhất và đơn giản nhất. Theo phương pháp hoa hồng, cơ quan đủ điều kiện nhận 15% hoa hồng của tỷ lệ được công bố mặc dù tỷ lệ này có thể tăng lên 16, 67%, trong trường hợp đặc biệt.
Hơn nữa, cơ quan nhận được chiết khấu tiền mặt là 2 phần trăm cho khoản thanh toán kịp thời. Trong khoản thu nhập hoa hồng này, nó làm giảm chi phí đại lý ở mức 50 đến 60 phần trăm và số dư là thu nhập của nó. Hoa hồng 15 phần trăm chỉ được trao cho các cơ quan được công nhận.
Do đó, như là một thay thế, các cơ quan được trả tiền trên cơ sở phí. Lệ phí là phí dịch vụ được thêm vào chi phí. Nói nếu cơ quan đã trả R. 40.000 cho phương tiện truyền thông ngoài trời và có phí dịch vụ là 20 phần trăm, sau đó nhận được R. 48.000 từ các khách hàng trong đó phí dịch vụ của nó là Rs. 8.000.
Phí dịch vụ này dao động từ 5 đến 20 phần trăm. Đến với phương pháp đầu cơ, cơ quan này suy đoán xu hướng kinh doanh của khách hàng trong tương lai và có kế hoạch tính phí theo.
Các khoản phí dịch vụ có thể là danh nghĩa nhưng rất khó để nói về mức lãi ròng của nó. Nó đi theo một mô hình tính phí phù hợp với những thăng trầm của công ty.
