Giao tiếp bằng văn bản: Đặc điểm và tầm quan trọng (Ưu điểm và hạn chế)

Giao tiếp bằng văn bản: Đặc điểm và tầm quan trọng (Ưu điểm và hạn chế)!

Trong khi giao tiếp bằng miệng đến một cách tự nhiên và tự phát với con người, giao tiếp bằng văn bản đòi hỏi rất nhiều nỗ lực. Bởi bản chất của nó viết là kết quả của thực hành khá dài và kiên nhẫn trong học tập. Không cần phải nhắc lại rằng bài phát biểu đến trước và bài viết đến sau. Trong tất cả các ngôn ngữ của thế giới viết xuất hiện từ lâu sau khi nói.

Lịch sử của nền văn minh cho chúng ta thấy các giai đoạn khác nhau mà qua đó sự hình thành các chữ cái trong bảng chữ cái của bất kỳ ngôn ngữ nào đã qua. Nhưng có một điều rõ ràng. Bất cứ điều gì đã được viết, trừ khi bị phá hủy, đã trở thành vĩnh viễn. Những từ được nói, tuy nhiên, có khả năng bị lãng quên. Đó là lý do tại sao giao tiếp bằng văn bản là không thể thiếu.

Đặc điểm của giao tiếp bằng văn bản:

(i) Giao tiếp bằng văn bản là một hoạt động sáng tạo đòi hỏi nhiều trí tưởng tượng và nỗ lực để đi đến thành phẩm. Trong khi giao tiếp bằng miệng là tự phát, giao tiếp bằng văn bản dựa trên nỗ lực có ý thức. Hãy để chúng tôi lấy ví dụ về một báo cáo mà chúng tôi muốn trình bày.

Trước hết chúng tôi phải thu thập tất cả các thông tin cần thiết, sắp xếp nó theo thứ tự hợp lý và sau đó viết ra rất cẩn thận. Chúng tôi phải cẩn thận ở mỗi bước. Đó không phải là luôn luôn như vậy với các tin nhắn nói hoặc các hình thức giao tiếp bằng miệng khác. Thư và báo cáo, được sản xuất độc đáo, phản ánh hình ảnh của tổ chức. Các nhà văn càng sáng tạo và giàu trí tưởng tượng, hình ảnh của công ty càng sáng.

(ii) Một đặc điểm quan trọng khác của giao tiếp bằng văn bản là yếu tố thời gian có liên quan đến nó. Tin nhắn bằng miệng, trong một tình huống trực tiếp hoặc qua điện thoại đến người nhận ngay lập tức và phản hồi gần như luôn luôn đến ngay lập tức. Đây không phải là trường hợp với giao tiếp bằng văn bản.

Người gửi phải lên kế hoạch cho tin nhắn của mình, viz., Một bức thư hoặc báo cáo cẩn thận và mã hóa nó rất cẩn thận. Sau đó, anh ta gửi nó cho người mà nó có nghĩa là. Người nhận mất thời gian riêng của mình để giải mã nó. Sau đó, anh ta suy nghĩ cẩn thận hoặc lọc nó qua tâm trí và lên kế hoạch phản ứng của anh ta với nó. Gửi lại trả lời hoặc nhận xét của anh ấy về nó sẽ mất một thời gian. Vì vậy, cần lưu ý rằng giao tiếp bằng văn bản là một hoạt động tốn thời gian.

(iii) Thứ ba, cần lưu ý rằng giao tiếp bằng văn bản có ít chu kỳ hơn so với giao tiếp bằng miệng hoặc mặt đối mặt. Giao tiếp bằng miệng là một sự kiện nhiều chu kỳ. Tin nhắn bằng miệng nhận được phản hồi ngay lập tức dẫn đến việc trao đổi từ ngữ thường xuyên hơn. Điều này là không thể trong giao tiếp bằng văn bản. Chủ yếu là một sự kiện một chu kỳ.

Tầm quan trọng của giao tiếp bằng văn bản:

Giao tiếp bằng văn bản quan trọng đến mức không thể nghĩ về một tổ chức kinh doanh mà không có nó. Hoạt động của bất kỳ tổ chức nào phụ thuộc vào một mức độ lớn vào việc trao đổi thư, báo cáo, vv Có nhiều lý do khác nhau cho nó.

Và lý do quan trọng nhất là giao tiếp mặt đối mặt không phải lúc nào cũng có thể bởi vì các công nhân của một tổ chức có thể được trải rộng trên các khoảng cách địa lý lan rộng. Do đó, chúng tôi phải phụ thuộc vào trao đổi thư từ. Khoảng cách công nghệ hiện đại đã không làm giảm tầm quan trọng của các chữ cái. Các chế độ truyền đã thay đổi. Nhưng giao tiếp bằng văn bản vẫn quan trọng hơn bao giờ hết.

Ưu điểm của giao tiếp bằng văn bản:

(i) Nó cung cấp cho chúng tôi hồ sơ, tài liệu tham khảo, vv, trên đó quyết định quan trọng, nghỉ ngơi.

(ii) Nó xây dựng các phòng vệ pháp lý của tổ chức thông qua hồ sơ, thư, hướng dẫn, vv

(iii) Nó thúc đẩy tính thống nhất của chính sách và thủ tục và xây dựng các hướng dẫn phù hợp cho hoạt động của tổ chức.

(iv) Nó xây dựng hình ảnh của công ty.

(v) Nó làm cho tính chính xác và độ tin cậy (Giao tiếp bằng miệng có thể được thay đổi hoặc diễn giải theo nhiều cách khác nhau. Nhưng trong giao tiếp bằng văn bản, thông điệp / thông tin được nêu rất rõ ràng hoặc rõ ràng).

(vi) Nó là vĩnh viễn.

(vii) Trách nhiệm có thể được chỉ định dễ dàng. (Người ta có thể quay trở lại với những từ được nói. Nhưng không phải như vậy đối với tuyên bố bằng màu đen và trắng).

Hạn chế của giao tiếp bằng văn bản:

(i) Nó xây dựng sự lộn xộn không thể quản lý của giấy tờ và tập tin. Nó chi phí rất nhiều cho các tổ chức.

(ii) Nó tốn thời gian. Phản hồi ngay lập tức là không thể.

(Iii) Nó tốn kém về tiền bạc và thời gian.

(iv) Nó trở nên không hiệu quả trong tay của những người nghèo trong biểu hiện.

(v) Vắng mặt làm rõ ngay lập tức. Để kết luận, chúng ta có thể nói rằng giao tiếp bằng văn bản vẫn là xương sống của một tổ chức; bất cứ điều gì là nhược điểm hoặc hạn chế của nó. Hầu như tất cả các giao tiếp chính thức là bằng văn bản.