Thư ký là Giám đốc Văn phòng: Vai trò và Nhiệm vụ

Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Vai trò của Thư ký với tư cách là Giám đốc Văn phòng 2. Nhiệm vụ của Thư ký đối với Văn phòng với tư cách là Quản lý Văn phòng.

Vai trò của Thư ký là Giám đốc Văn phòng:

Thư ký của một tổ chức chủ yếu là giám đốc điều hành và phụ trách văn phòng.

Anh ta có thể được gọi là người quản lý văn phòng nhưng thực tế anh ta còn hơn thế vì những lý do sau:

(a) Thư ký có địa vị cao hơn một người quản lý văn phòng bình thường. Một người quản lý văn phòng không thuộc nhóm quản lý hàng đầu nhưng nói chung là thư ký. Ít nhất anh ta ở bên cạnh nhóm quản lý hàng đầu, tức là Hội đồng quản trị trong trường hợp của một công ty. Rất thường xuyên ông được đưa vào Hội đồng quản trị hoặc một giám đốc có chức năng thư ký.

Trong trường hợp của một xã hội hợp tác, thư ký thuộc về ủy ban quản lý. Trong bất kỳ hiệp hội nào khác, thư ký, như được bầu trong số các thành viên, giữ vị trí hành chính cao nhất. Một người quản lý văn phòng chủ yếu giám sát công việc thường ngày trong khi một thư ký kiểm soát toàn bộ hành chính. Theo nghĩa đó, một người quản lý văn phòng là cấp dưới của thư ký.

(b) Một người quản lý văn phòng có thẩm quyền được xác định bởi các điều khoản của cuộc hẹn. Anh ấy làm những gì anh ấy được bảo phải làm. Nhưng một thư ký, đặc biệt là thư ký công ty cũng có thẩm quyền từ thời hiệu.

(d) Trong một số tổ chức, một thư ký văn phòng được bổ nhiệm với chức năng là người quản lý văn phòng và anh ta hành động dưới sự giám sát và kiểm soát của thư ký, người là giám đốc điều hành.

(e) Về bản chất, thư ký là giám đốc điều hành nhưng một giám đốc văn phòng không nhất thiết là giám đốc điều hành.

(f) Đôi khi một thư ký theo luật yêu cầu một số bằng cấp đặc biệt như chúng tôi tìm thấy trong trường hợp thư ký công ty. Không có bằng cấp đặc biệt như vậy là cần thiết cho một người quản lý văn phòng.

(g) Một thư ký có chức năng như một người quản lý văn phòng khi không có người quản lý văn phòng riêng biệt nhưng người quản lý văn phòng không thể thực hiện các chức năng của một thư ký đặc biệt là các chức năng theo luật định.

Nhiệm vụ của Thư ký tại Văn phòng với tư cách là Giám đốc Văn phòng:

Khởi đầu:

Nhiệm vụ của một thư ký đến văn phòng có một khởi đầu sớm. Là thư ký thuộc nhóm quản lý hàng đầu, ông đang trong quá trình hoạch định chính sách tổng thể bao gồm cả chính sách đối với quản trị văn phòng. Thành phần và chức năng của một văn phòng phần lớn phụ thuộc vào tính chất và mức độ của các chức năng của tổ chức.

Thư ký là một cố vấn cho quản lý và nói chung, ông được giao phó với toàn bộ phần quản trị.

Ở giai đoạn tiếp theo, các nhiệm vụ sẽ như sau:

(A) Lập kế hoạch và tổ chức:

Lập kế hoạch và tổ chức văn phòng, là các chức năng của nhóm quản lý hàng đầu, có thể được ủy thác cho thư ký.

Các chức năng này là:

(1) Nhiệm vụ chính của thư ký là chuẩn bị Sơ đồ tổ chức cho văn phòng, xác định các vị trí khác nhau sẽ được tổ chức và cấp độ của họ. Đồng thời việc phân loại công việc phải được hoàn thành. Số lượng nhân viên phải được ước tính bởi anh ta và một chính sách tuyển dụng cũng được quyết định. Cùng với Sơ đồ tổ chức, một Sổ tay văn phòng cũng phải được chuẩn bị rõ ràng xác định thẩm quyền của từng vị trí và chức năng của nó.

Điều này rất hữu ích để tránh:

(a) Không xác định và nhầm lẫn,

(b) Sự chồng chéo của chính quyền và

Với kế hoạch cũng đến, chuẩn bị ngân sách cho chi phí thành lập văn phòng, cả hiện tại và tương lai.

(2) Bây giờ thư ký sẽ quyết định hệ thống nào sẽ được tuân theo trong tổ chức văn phòng, một hệ thống tập trung hoặc một hệ thống phân cấp. Một sự pha trộn khôn ngoan của hai hệ thống sẽ là - lý tưởng.

(3) Tiếp theo là bố trí văn phòng. Chắc chắn kiểu bố cục mở hiện đại sẽ được ưa thích bởi, thư ký. Phần lớn phụ thuộc vào hệ thống được theo dõi và hình dạng và kích thước của chỗ ở có sẵn.

(4) Bây giờ, giai đoạn được thiết lập cho thư ký thành lập và điều hành văn phòng. Tuyển dụng phải được thực hiện và thiết bị của tất cả các loại phải được mua dưới sự giám sát và hướng dẫn của ông.

(5) Thư ký sẽ chia văn phòng thành các bộ phận chức năng, quản lý các bộ phận và giao nhiệm vụ cho các thành viên của nhân viên. Quyền hạn phù hợp cùng với trách nhiệm tương ứng sẽ được giao cho mỗi thành viên của nhân viên. Nếu cần thiết, đào tạo sẽ được sắp xếp cho họ.

(B) Giám sát và kiểm soát:

Giám sát và kiểm soát không phải là điều khoản giống hệt nhau. Giám sát có nghĩa là chỉ giám sát xem cấp dưới có làm nhiệm vụ của mình hay không. Nói chung nó được thực hiện bởi người quản lý văn phòng. Kiểm soát là một chức năng lớn hơn.

Nó đòi hỏi:

(a) Cố định tiêu chuẩn thực hiện;

(b) Đánh giá hiệu suất thực tế;

(d) Sửa lỗi, nếu có, để chúng không lặp lại.

(1) Thư ký không chỉ là một người quản lý văn phòng và vì vậy anh ta có cả hai nhiệm vụ để thực hiện giám sát và kiểm soát. Khi không có người quản lý văn phòng, anh ta có thể được các giám sát viên giúp đỡ. Anh ta có thể không có quyền kiểm soát đối với các giám đốc bộ phận như giám đốc sản xuất, quản lý tiếp thị, v.v., những người đang thực hiện các chức năng chính và được gọi là người 'dòng'. Họ có thể thuộc Tổng Giám đốc.

Nhưng những người 'nhân viên là người đứng đầu các chức năng dịch vụ như Giám đốc nhân sự, Giám đốc tài chính, v.v ... thường nằm dưới sự kiểm soát trực tiếp của thư ký. Dù có thể là trường hợp nào, thư ký phải kiểm soát và điều phối các chức năng văn thư khác nhau được kết nối với văn phòng chung hoặc tập trung.

(2) Ông phải duy trì liên lạc liên tục giữa ban lãnh đạo cao nhất và các nhân viên khác của tổ chức cũng như với Chính phủ và những người bên ngoài quan tâm với mối quan tâm này. Ông phải duy trì liên lạc giữa tổ chức và công chúng nói chung. Cái này anh ta mang từ văn phòng.

(3) Anh ta phải duy trì sự phối hợp giữa người đứng đầu hoặc văn phòng chính và những người của văn phòng chi nhánh hoặc bộ phận, nếu có.

(4) Anh ta phải duy trì việc cung cấp liên tục các thiết bị văn phòng.

(5) Anh ta phải nộp tất cả các tuyên bố và tài liệu theo yêu cầu theo nhiệm vụ theo luật định của mình.

(6) Anh ta phải sắp xếp tất cả các cuộc họp theo yêu cầu của đạo luật hoặc bằng cách khác và làm tất cả những gì cần thiết cho các cuộc họp. Các cuộc họp có thể được tổ chức tại văn phòng hoặc nơi khác.

(7) Anh ấy phải áp dụng trí óc của mình để cải thiện các chức năng văn phòng thông qua nghiên cứu O & M và của chính anh ấy.

(8) Ông phải xuất hiện quản lý cao nhất về chức năng của văn phòng và gửi báo cáo bằng miệng hoặc bằng văn bản có hoặc không có khuyến nghị trên cùng.

(C) Chung:

Đôi khi, đặc biệt trong trường hợp của một xã hội hoặc hiệp hội hoặc một mối quan tâm quy mô nhỏ, phần lớn các chức năng văn thư được xử lý trực tiếp bởi chính thư ký. Nói chung, hầu hết các thư gửi đi đều có chữ ký của anh ấy. Trong một số văn phòng, thực tế là thư đến sẽ đến thư ký trước, người sẽ xem qua các giấy tờ trước khi chúng được phân phối giữa các bộ phận tương ứng.