Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho
Tạo ra một hệ thống đếm và duy trì hiệu quả một kho hàng tồn kho từ lâu đã là một nhiệm vụ khó khăn đối với nhiều nhà quản lý bán lẻ. Người ta nói rằng vượt quá hàng tồn kho cao không phải là một dấu hiệu tốt bởi vì có một chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn kho thêm.
Tương tự ở mặt khác, người ta tin rằng thiếu hàng tồn kho là nguyên nhân gốc rễ của tất cả các tranh chấp bán lẻ. Nên làm gì? Trả lời là tìm ra sự cân bằng của hàng tồn kho không quá mức cũng không đủ.
Quản lý hàng tồn kho chọn lọc (SIM):
Do đó, để đảm bảo mức tồn kho tối ưu, một số phân loại được sử dụng để xử lý chọn lọc đối với các loại hàng hóa / mặt hàng bán lẻ khác nhau mà mỗi phân loại nhấn mạnh vào một khía cạnh cụ thể. Sự lựa chọn đúng đắn của một phương pháp phụ thuộc vào một số yếu tố như giá của mặt hàng, mức độ quan trọng, mức tiêu thụ, thời gian dẫn đầu, khó khăn mua sắm, v.v.
Việc áp dụng các mức kiểm soát khác nhau cho tổng hàng tồn kho cho phép các nhà quản lý bán lẻ chỉ tập trung vào các vấn đề quan trọng. Ví dụ, phân tích ABC đặt trọng tâm vào giá trị sử dụng (mức tiêu thụ của các mặt hàng về giá), phân tích VED xem xét mức độ quan trọng; Phân tích FSN dựa trên nhu cầu đối với các mặt hàng và mô hình di chuyển cổ phiếu của chúng; và phân tích HML sử dụng tiêu chí giá cả. Việc phân loại như vậy giúp các nhà quản lý bán lẻ kiểm soát hàng tồn kho một cách có hệ thống và khoa học hơn.
Chúng được thảo luận như sau:
1. Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ):
Chức năng chính của quản lý hàng tồn kho là xác định
(a) Khi nào đặt hàng? và
(b) Đặt hàng bao nhiêu?
Khi nào đặt hàng?
Vấn đề kiểm soát hàng tồn kho này liên quan đến vấn đề thời điểm khi đơn hàng tồn kho mới được đưa ra. Vấn đề 'Khi nào cần đặt hàng' được giải quyết bằng cách sửa các mức đặt hàng lại phù hợp của từng loại hàng tồn kho. Nó được xác định bằng cách thỏa hiệp chi phí duy trì các cổ phiếu này và dịch vụ cho khách hàng nếu đơn đặt hàng của anh ta không được giao kịp thời.
Cấp lại đơn hàng:
'Khi nào đặt hàng' là một truy vấn quan trọng đòi hỏi câu trả lời phù hợp. Mua và phát hành hàng tồn kho là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của tất cả các loại hình tổ chức. Khi hàng tồn kho giảm xuống dưới một mức cụ thể như đã quyết định trước, chúng được nạp lại bằng mua sắm mới. Nhưng những gì nên là số lượng cho cổ phiếu mới luôn là một câu hỏi đáng báo động đòi hỏi câu trả lời phù hợp. Nói tóm lại, mức đặt hàng lại là mức tồn kho mà tại đó đơn hàng cho cổ phiếu bổ sung nên được đặt.
Cấp lại đơn hàng = Sử dụng trung bình x Thời gian giao hàng
tức là R = A u L
Ví dụ về thứ tự điểm:
Nhu cầu = 10000 đơn vị / năm
Cửa hàng mở = 320 ngày / năm
Mức sử dụng trung bình (A u ) = 10000/320 = 33, 33 đơn vị / ngày
Thời gian dẫn (L) = 10 ngày
R = A u L = (33, 33) (10) = 333, 33 đơn vị
Chú thích:
Bài tập tính toán này là trách nhiệm của các nhà quản lý bán lẻ, nhưng chính nhân viên bán lẻ thông báo cho các nhà quản lý bán lẻ rằng các mặt hàng trong cửa hàng sắp hoàn thành, mặt hàng nào đang có nhu cầu trong một giai đoạn cụ thể. Những mặt hàng nên được mua / mua trên cơ sở ưu tiên? Bởi vì nhân viên bán lẻ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, do đó, có thể đọc được thần kinh mua hàng của khách hàng tốt hơn.
Hơn nữa, nhân viên bán lẻ ở cấp cơ sở, một ngày nào đó có thể / sẽ được thăng cấp ở cấp cao, nơi tính toán này diễn ra. Do đó, khái niệm rõ ràng là phải thực hiện ở cấp nhập cảnh quá.
Đặt hàng bao nhiêu?
Sau khi giải quyết vấn đề 'khi nào đặt hàng', vấn đề tiếp theo ngay lập tức là 'đặt hàng bao nhiêu'. Xem xét việc mua quá mức có thể dẫn đến việc sử dụng vốn lưu động không hiệu quả và mua dưới mức dẫn đến các lệnh khẩn cấp không mong muốn và cuối cùng làm tăng khối lượng công việc của bộ phận mua hàng, vấn đề 'đặt hàng bao nhiêu' có ý nghĩa quan trọng. Do đó, một sự cân bằng đạt được bằng cách chọn đúng số lượng cho mỗi đơn hàng. Số lượng ngắn gọn này được gọi là Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ).
EOQ là một kỹ thuật quan trọng của quản lý hàng tồn kho. EOQ đề cập đến kích thước đơn hàng tối ưu sẽ dẫn đến tổng chi phí đặt hàng và chi phí vận chuyển thấp nhất cho một mặt hàng tồn kho với mức sử dụng dự kiến, chi phí vận chuyển và chi phí đặt hàng. Bằng cách tính toán số lượng đơn hàng kinh tế, công ty cố gắng xác định kích thước đơn hàng sẽ giảm thiểu tổng chi phí hàng tồn kho.
Chi phí hàng tồn kho:
1. Chi phí đặt hàng:
Chi phí đặt hàng và nhận vật tư được gọi là chi phí đặt hàng. Nó bao gồm các chi phí liên quan đến công tác văn thư chuẩn bị, gọi điện, phát hành, vận chuyển, theo dõi và nhận đơn đặt hàng, xử lý thực tế hàng hóa, kiểm tra và chi phí thiết lập máy. Chi phí này không phụ thuộc hoặc thay đổi số lượng đặt hàng.
2. Chi phí nắm giữ (hoặc mang theo):
Các chi phí bắt buộc phải chịu trên tài khoản lưu trữ, xử lý, bảo hiểm, vv kể từ ngày nhận đến ngày xử lý. Nó bao gồm các chi phí liên quan đến cửa hàng như tiền lương của người giữ cửa hàng, chi phí điện, xử lý, bảo hiểm, ăn cắp, phá vỡ, lỗi thời, khấu hao, thuế và chi phí cơ hội của vốn.
Mối quan hệ giữa chi phí đặt hàng và chi phí vận chuyển có thể được hiểu như sau:
EOQ rất đơn giản để hiểu và sử dụng nhưng nó có một số giả định hạn chế cũng là nhược điểm trong thực tế. Ngay cả với những điểm yếu này, EOQ là một nơi tốt để bắt đầu hiểu hệ thống hàng tồn kho.
EOQ giả định:
1. Tỷ lệ nhu cầu là không đổi, thống nhất, định kỳ và được biết đến.
2. Thời gian dẫn là không đổi và được biết trước.
3. Giá trên mỗi đơn vị sản phẩm là không đổi; không giảm giá được đưa ra cho các đơn đặt hàng lớn.
4. Chi phí nắm giữ hàng tồn kho được dựa trên hàng tồn kho trung bình.
5. Chi phí đặt hàng hoặc thiết lập là không đổi.
6. Tất cả các nhu cầu sẽ được thỏa mãn; không cho phép chứng khoán ra ngoài.
EOQ được tính như sau:
Ở đâu:
D = Nhu cầu hàng năm
C 0 = Chi phí đặt hàng cho mỗi đơn hàng
P = Đơn giá của một mặt hàng
C c = Tỷ lệ chi phí vận chuyển hàng năm cho đơn vị
VÍ DỤ EOQ CƠ BẢN:
Một cửa hàng tạp hóa bán 10 thùng cà phê mỗi tuần. Mỗi trường hợp có giá. 80. Chi phí đặt hàng là 10 đô la. Chi phí nắm giữ hoặc mang theo được ước tính là 30% giá trị hàng tồn kho mỗi năm.
Vì vậy, các biến được định nghĩa là:
Làm thế nào thường là cà phê được đặt hàng?
520/21 = 25 đơn hàng mỗi năm. Hoặc cứ sau 15 ngày (365/25 = 15)
2. Phân tích ABC:
Phân tích ABC là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho cơ bản đã được sử dụng trong quản lý kinh doanh trong một thời gian dài. Kỹ thuật này còn được biết đến với cái tên phổ biến là Luôn luôn kiểm soát tốt hơn, được sử dụng để kiểm soát hàng tồn kho. Theo phương pháp này, các hạng mục khác nhau của hàng tồn kho được chia thành một số nhóm. Các nhóm này thường được đánh dấu A, B và C - do đó tên.
Phân tích ABC là một phương pháp bắt nguồn từ việc lập kế hoạch yêu cầu vật liệu, nó cho phép phân loại vật liệu theo phần giá trị tổng thể của vật liệu. Ý tưởng cơ bản trong phân tích ABC là mọi mặt hàng tồn kho không quan trọng như nhau từ quan điểm kiểm soát.
Một số mặt hàng nhất định có số lượng lớn nhưng không có giá trị cao, trong khi một số mặt hàng nhất định rất ít về số lượng nhưng lại là những mặt hàng đắt tiền. Do đó, các mục được coi là có mức ưu tiên cao nhất được gán A, những mục có tầm quan trọng trung bình được gắn nhãn là B và các mục tương đối không quan trọng có mức ưu tiên thấp nhất được gắn nhãn C.
Phân tích ABC nhấn mạnh một nguyên tắc rất quan trọng, Vital Vital Few: Trivial Many. Do đó, phân tích ABC, trên cơ sở chi phí và mức tiêu thụ của nó, có xu hướng phân tách các mục thành ba loại như đã đề cập ở trên. Mỗi loại nên được xử lý theo một cách khác nhau, với sự chú ý nhiều hơn dành cho loại A, ít hơn cho B và ít nhất là C.
Theo phân tích ABC, thường cho mục đích kiểm soát hàng tồn kho, các mặt hàng được phân loại như sau:
Mục đích của việc phân loại hàng tồn kho trong danh mục A, B và C là để xác định nơi tiêu tiền vào hàng tồn kho và nơi nên được lưu. Nơi nào cần được chăm sóc nhiều hơn và nơi hàng tồn kho không cần chăm sóc thêm. Trong quá trình áp dụng khái niệm này, các điểm sau phải luôn được nhà bán lẻ xem xét.
Đó là:
1. Các mặt hàng 'A' phải chịu sự kiểm soát hàng tồn kho nghiêm ngặt. Do đó, phải hợp tác và tương tác liên tục để thời gian dành cho việc đặt hàng và nhận hàng tồn kho phải ở mức tối thiểu trong phạm vi có thể.
2. Đối với các mục 'B', nên sử dụng kiểm soát vừa phải. Vì các hạng mục 'B' phải chịu sự kiểm soát hàng tồn kho trung gian.
3. Do giá trị sử dụng thấp và chi phí thấp, các mặt hàng 'C' nên được mua không thường xuyên và với số lượng đủ. Do đó, kiểm soát chặt chẽ không được khuyến khích. Các mặt hàng như vậy thường được giữ trong một khu vực mở bên trong cửa hàng, từ đó khách hàng có thể lấy chúng theo yêu cầu của họ. Nhưng một cơ chế giám sát định kỳ được thiết lập cho các mặt hàng đó và số lượng gần gấp đôi EOQ được đặt hàng cùng một lúc.
Phân tích ABC thường được kết hợp với phân tích 'Pareto'. Nguyên tắc 'Pareto' cũng được sử dụng trong hậu cần và mua sắm cho mục đích tối ưu hóa kho hàng hóa, cũng như chi phí giữ và bổ sung hàng tồn kho đó.
Giả định của phân tích ABC:
1. Nhu cầu được biết một cách chắc chắn
2. Nhu cầu tương đối ổn định theo thời gian
3. Không được phép thiếu
4. Thời gian nhận đơn đặt hàng là không đổi
5. Số lượng đặt hàng được nhận cùng một lúc
Để hiểu khái niệm phân tích, chúng tôi lấy một ví dụ tưởng tượng:
Chẳng hạn, Công ty Ngôi sao Ấn Độ có bảy mặt hàng khác nhau trong kho hàng tồn kho của mình. Số lượng trung bình của từng mặt hàng này được giữ, cùng với chi phí đơn vị của chúng, được liệt kê dưới đây trong bảng: Công ty đã quyết định giới thiệu một kỹ thuật kiểm kê ABC từ năm tài chính này. Là một chuyên gia về chủ đề bạn có nghĩa vụ đề xuất phân chia hợp lý các mục thành các loại A, B & C.
Dung dịch:
Áp dụng phân tích ABC:
Giải trình:
Từ giải pháp trên, người ta có thể tìm thấy cách hệ thống ABC hoạt động. Theo định nghĩa, tất cả các mục được phân thành ba nhóm. Hàng tồn kho loại 'A' chiếm 70% tổng hàng tồn kho đầu tiên và do đó xứng đáng được kiểm soát chặt chẽ. Tiếp theo là danh mục 'B' nơi áp dụng kiểm soát vừa phải. Cái cuối cùng là loại 'C' và theo phương pháp, đòi hỏi sự chú ý và sự tận tâm quản lý ít nhất.
Phân tích Pareto:
Nguyên tắc kiểm kê Pareto được phát triển bởi Vilfredo Pareto, một nhà kinh tế người Ý, người đã nghiên cứu các mô hình về sự tập trung của sự giàu có và dân số ở quê hương của mình. Khi ông so sánh tổng thu nhập hàng năm của Ý với số lượng cá nhân nắm giữ phần lớn của cải, ông thấy rằng phần lớn thu nhập và của cải tập trung vào tay một số ít cá nhân hoặc ngược lại, phần lớn của những người chỉ sở hữu một thiểu số của cải. Trên thực tế, Pareto nhận thấy rằng chín mươi phần trăm thu nhập chỉ bằng mười phần trăm của người dân.
Từ những quan sát này, ông đã hình thành một biểu thức toán học và một nguyên tắc tổng quát, nói rằng, các mặt hàng quan trọng trong bất kỳ nhóm cụ thể nào thường chiếm một phần tương đối nhỏ trong tổng số các mặt hàng trong nhóm (thường được gọi là 'số ít quan trọng'). Do đó, phần lớn các mục trong tổng ý chí, thậm chí trong tổng hợp, có ý nghĩa tương đối nhỏ ('tầm thường nhiều').
Trong nhiều năm, nguyên tắc của Pareto được xem là một sự tò mò học thuật thú vị và giá trị thực tế của nó đã không được công nhận cho đến cuối những năm 1930 khi nó được H. Ford Dickey, người lần đầu tiên áp dụng luật Pareto vào hàng tồn kho và quan sát thấy rằng khi các mặt hàng tồn kho được vẽ trên biểu đồ tỷ lệ phần trăm tích lũy theo thứ tự giá trị giảm dần, nguyên tắc của Pareto dường như xuất hiện; nghĩa là, một số lượng nhỏ các mặt hàng tồn kho bao gồm một tỷ lệ rất lớn trong tổng giá trị hàng tồn kho. Ví dụ: hai mươi phần trăm của các mặt hàng tồn kho bao gồm tám mươi phần trăm giá trị hàng tồn kho.
Ngày nay, nguyên tắc kiểm kê hàng hóa của Pareto, thường được gọi là nguyên tắc ABC của ABC, được công nhận là một công cụ quản lý quan trọng có ảnh hưởng và ảnh hưởng đến mọi hệ thống kiểm soát quản lý. Phân tích ABC được sử dụng trong nhiều lĩnh vực bao gồm kiểm soát hàng tồn kho, lập kế hoạch năng lực, kiểm soát chất lượng và lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất.
Cả đóng góp và thu nhập bán hàng đã được sử dụng như là thước đo tầm quan trọng của một mặt hàng đối với một tổ chức. Không có gì lạ khi thấy rằng một số sản phẩm tạo ra thu nhập bán hàng cao thực sự có đóng góp rất thấp hoặc thậm chí thua lỗ. Tương tự, một số sản phẩm có thể đóng góp nhiều nhất nhưng thu nhập bán hàng của họ thấp. Do đó, cả đóng góp và thu nhập bán hàng nên được xem xét.
Quy trình sau đây được sử dụng để tiến hành phân tích ABC:
1. Lấy danh sách các mặt hàng và ước tính mức tiêu thụ hàng năm của chúng (tính theo đơn vị).
2. Xác định đơn giá của từng mặt hàng tồn kho.
3. Tính toán mức tiêu thụ hàng năm bằng cách nhân mức tiêu thụ hàng năm của các mặt hàng với đơn giá của nó.
4. Kết hợp các mục theo thứ tự giảm dần của mức tiêu thụ hàng năm của chúng bắt đầu với mức sử dụng hàng năm tối đa xuống mức sử dụng tối thiểu.
5. Tính tỷ lệ phần trăm tích lũy cho các tập quán hàng năm và vấn đề hàng năm tích lũy.
Ưu điểm của phân tích ABC:
Giảm hàng tồn kho là một mục tiêu không đổi cho tất cả các mối quan tâm sản xuất. Sử dụng khái niệm ABC ABC để phân tích và kiểm soát đầu tư hàng tồn kho và lượt là phương pháp đơn giản và hiệu quả nhất. Phân tích ABC giúp các nhà quản lý vật liệu rằng ít rupee nên được gắn vào hàng tồn kho, càng có nhiều tiền để đầu tư và mở rộng vốn. Khái niệm ABC ABC cũng cho phép người quản lý cống hiến tài nguyên, nơi nó sẽ có tác động tích cực lớn nhất.
Mục tiêu cuối cùng của phân tích ABC là giám sát chặt chẽ các mặt hàng theo chia sẻ của chúng trong đầu tư hàng tồn kho. Điều này giúp giảm thời gian và giảm thiểu các nỗ lực đối với việc quản lý các mặt hàng mà không được chăm sóc đúng cách, không cho thấy hiệu quả rõ rệt đối với hiệu suất hàng tồn kho.
Hạn chế của phân tích ABC:
Trong phân tích ABC, các mục được chia thành các loại khác nhau để kiểm soát quản lý chọn lọc. Các lớp này được quyết định trên cơ sở giá vật liệu, cách sử dụng, tính sẵn có, kích thước và trọng lượng của nó. Hơn nữa, tùy thuộc vào loại đơn vị và tình hình, phân loại như vậy được thực hiện.
Phân tích ABC mặc dù cách tiếp cận hàng tồn kho mạnh mẽ không đảm bảo phần trăm thành công. Để thực hiện thành công, kết quả phân tích ABC phải được xem xét liên tục. Đôi khi, theo phân tích của ABC, sơ suất trong việc kiểm soát mục loại 'C' có thể là một vấn đề tốn kém trong thời gian thiếu giống nhau. Giống như kinh nghiệm phổ biến rằng 'đường & dầu' trong Diwali sẽ trở thành mặt hàng có giá trị cao.
3. Phân tích VED:
Giống như Phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho, có một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho được gọi là VED. Trong phân tích VED, các mặt hàng tồn kho được phân loại tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng về tác dụng của chúng đối với chức năng sản xuất. Mức độ quan trọng nói rằng liệu mặt hàng tồn kho là quan trọng, hoặc thiết yếu hoặc mong muốn cho các cửa hàng bán lẻ. Phân loại phân chia hàng tồn kho này được gọi là phân tích VED, trong đó V là viết tắt của quan trọng, E là viết tắt của thiết yếu và D là viết tắt của các mục mong muốn.
Mục tiêu:
Phân tích VED được áp dụng để xác định mức độ quan trọng của một mặt hàng để hiển thị trong cửa hàng bán lẻ và tác động ngay lập tức của nó đối với việc mua chung và các dịch vụ khác. Nó được sử dụng đặc biệt để quản lý vật liệu. Theo phân tích này, đối với các mặt hàng 'V', một lượng lớn hàng tồn kho thường được duy trì, trong khi đối với các mặt hàng loại 'D', lượng hàng tối thiểu là đủ.
4. Phân tích FSN:
Phân loại này hoạt động như thế này:
F = Di chuyển nhanh
S = Di chuyển chậm
N = Không di chuyển
Phân tích FSN dựa trên giả định rằng tất cả các mặt hàng tồn kho không bắt buộc mọi lúc trong các cửa hàng. Một số mặt hàng được yêu cầu trên cơ sở thường xuyên và một số thỉnh thoảng. Do đó, các vật phẩm chuyển động nhanh phải được giữ gần điểm phát hành và các vật phẩm không chuyển động tương tự có thể được giữ ở một nơi xa vì đôi khi chúng được yêu cầu.
Do đó, với mục đích kiểm soát các mục theo phân tích của FSN, các mục loại 'F' cần được xem xét thường xuyên trong khi các mục loại 'S' có thể được kiểm tra thêm và có thể xem xét xử lý chúng.
Để tiến hành phân tích FSN, ngày nhận hoặc ngày phát hành cuối cùng, tùy theo ngày nào muộn hơn, được xem là để xác định số tháng đã mất kể từ giao dịch cuối cùng.
5. Phân tích HML:
Phân loại này hoạt động như thế này:
H = Các mặt hàng chi phí cao
M = Mục chi phí trung bình
L = Các mặt hàng chi phí thấp
Tương tự như phân tích ABC, các mục được phân loại trên cơ sở chi phí của các mục. Điểm khác biệt giữa hai kỹ thuật này là theo phân tích HML, với mục đích phân loại hàng tồn kho thành nhiều loại khác nhau, chỉ có chi phí của các mặt hàng được xem xét trong khi giá trị tiêu thụ hàng năm của chúng hoàn toàn bị bỏ qua.
Tiến hành phân tích HML:
Chuẩn bị danh sách tất cả các mặt hàng tồn kho theo thứ tự giảm dần của giá trị đơn vị của chúng và sau đó sử dụng tiêu chí giá của quản lý cho ba loại.
Ví dụ: trong trường hợp bán lẻ xa xỉ, ban quản lý có thể quyết định tất cả các mục như sau:
