Cấp độ quản lý: Các loại thông tin được yêu cầu ở các cấp quản lý khác nhau

Một số loại thông tin quan trọng được yêu cầu ở các cấp quản lý khác nhau như sau:

Một phân loại thông tin chức năng hơn là trên cơ sở các loại quyết định.

Thông tin, theo yêu cầu ở các cấp quản lý khác nhau có thể được phân loại là hoạt động, chiến thuật và chiến lược.

1. Thông tin hoạt động:

Thông tin hoạt động liên quan đến hoạt động hàng ngày của tổ chức và do đó, rất hữu ích trong việc thực hiện kiểm soát đối với các hoạt động lặp đi lặp lại trong tự nhiên. Vì các hoạt động như vậy được kiểm soát ở cấp quản lý thấp hơn, thông tin hoạt động là cần thiết cho quản lý cấp dưới.

Ví dụ, thông tin liên quan đến vị trí tiền mặt hàng ngày được theo dõi và kiểm soát ở các cấp quản lý thấp hơn. Tương tự, trong chức năng tiếp thị, thông tin bán hàng hàng ngày và hàng tuần được sử dụng bởi người quản lý cấp thấp hơn để theo dõi hiệu suất của lực lượng bán hàng.

Có thể lưu ý rằng thông tin hoạt động liên quan đến các hoạt động có thể dễ dàng đo lường được bằng các tiêu chuẩn cụ thể. Thông tin hoạt động chủ yếu liên quan đến hiệu suất hiện tại và lịch sử, và chủ yếu dựa trên các nguồn dữ liệu nội bộ. Yếu tố dự đoán trong thông tin hoạt động là khá thấp và nếu có, nó có một chân trời ngắn hạn.

2. Thông tin chiến thuật:

Thông tin chiến thuật giúp các nhà quản lý cấp trung phân bổ nguồn lực và thiết lập các kiểm soát để thực hiện các kế hoạch cấp cao nhất của tổ chức. Ví dụ, thông tin liên quan đến các nguồn vốn thay thế và việc sử dụng chúng trong ngắn hạn, cơ hội triển khai quỹ thặng dư trong chứng khoán ngắn hạn, v.v. có thể được yêu cầu ở cấp quản lý trung gian.

Thông tin chiến thuật nói chung là dự đoán, tập trung vào các xu hướng ngắn hạn. Nó có thể là một phần hiện tại và một phần lịch sử, và có thể đến từ các nguồn bên trong cũng như bên ngoài.

3. Thông tin chiến lược:

Mặc dù thông tin hoạt động là cần thiết để tìm hiểu làm thế nào hoạt động nhất định có thể được thực hiện tốt hơn, thông tin chiến lược là cần thiết để đưa ra lựa chọn trong số các lựa chọn kinh doanh.

Thông tin chiến lược giúp xác định và đánh giá các tùy chọn này để người quản lý đưa ra các lựa chọn sáng suốt khác với các đối thủ cạnh tranh và những hạn chế của những gì đối thủ đang làm hoặc dự định làm. Lựa chọn như vậy chỉ được thực hiện bởi các nhà lãnh đạo.

Thông tin chiến lược được sử dụng bởi các nhà quản lý để xác định mục tiêu và ưu tiên, khởi xướng các chương trình mới và phát triển các chính sách để mua lại và sử dụng các nguồn lực của công ty. Ví dụ, thông tin liên quan đến nhu cầu dài hạn của các quỹ cho các dự án đang triển khai và trong tương lai của công ty có thể được các nhà quản lý cấp cao sử dụng để đưa ra quyết định về việc công khai hoặc tiếp cận các tổ chức tài chính để vay có kỳ hạn.

Thông tin chiến lược về bản chất là dự đoán, phụ thuộc rất nhiều vào các nguồn dữ liệu bên ngoài, có tầm nhìn dài hạn và chủ yếu ở dạng tóm tắt. Đôi khi nó có thể bao gồm các kịch bản 'what if'. Tuy nhiên, thông tin chiến lược không chỉ là thông tin bên ngoài.

Từ lâu, người ta đã tin rằng thông tin chiến lược về cơ bản là thông tin liên quan đến môi trường bên ngoài. Tuy nhiên, giờ đây người ta đã nhận ra rằng các yếu tố bên trong chịu trách nhiệm như nhau đối với thành công hay thất bại của chiến lược và do đó, thông tin nội bộ cũng được yêu cầu cho việc ra quyết định chiến lược.

Hình 1.2 thể hiện các loại thông tin cần thiết ở các cấp khác nhau của hệ thống phân cấp quản lý.

Có thể nhớ rằng mỗi loại thông tin có vai trò của nó trong hiệu quả quản lý. Mỗi loại thông tin là cần thiết với mức độ khác nhau của các nhà quản lý ở tất cả các cấp. Do đó, một phần thông tin hoạt động có thể được sử dụng ngay cả bởi giám đốc điều hành của một công ty.

Sự khác biệt nằm ở tỷ lệ của từng loại thông tin trong tổng nhu cầu thông tin của người quản lý ở các cấp khác nhau của hệ thống phân cấp quản lý.