Làm thế nào để quản lý truyền thông tổ chức hiệu quả hơn? - Đã trả lời!

Trong tổng số các tổ chức định hướng chất lượng ngày nay, các quy trình truyền thông mở rộng trong toàn tổ chức theo một số cách khác nhau, cả chính thức cũng như không chính thức. Khi các tổ chức trở nên đa dạng hơn, chất lượng và sự rõ ràng của truyền thông ở tất cả các cấp trở nên rất quan trọng.

Hình ảnh lịch sự: 2.bp.blogspot.com/_CAGkPGfYbMc/TBTgpMRr/connected.jpg

Cả hai kênh chính thức và không chính thức được mô tả như sau:

Truyền thông chính thức:

Truyền thông chính thức tuân theo chuỗi chỉ huy và được công nhận là chính thức. Trong các tổ chức quan liêu cổ điển, dòng chảy giao tiếp chủ yếu từ trên xuống. Trong các cấu trúc tổ chức hiện tại, truyền thông từ trên xuống, từ dưới lên và theo chiều ngang và phối hợp với tất cả các hệ thống và quy trình chức năng chéo.

Truyền thông hướng xuống:

Truyền thông đi xuống là từ cấp trên đến cấp dưới hoặc từ quản lý cấp cao được lọc xuống cho công nhân thông qua các trung tâm truyền thông phân cấp khác nhau ở giữa và có thể bao gồm các công cụ quản lý tiêu chuẩn như tuyên bố về triết lý tổ chức và chỉ thị của tổ chức, quy trình vận hành tiêu chuẩn, chất lượng tiêu chuẩn thủ tục kiểm soát, quy định an toàn và các tài liệu liên quan khác. Các kênh hướng xuống được sử dụng để cung cấp cho nhân viên các hướng dẫn công việc và các thông tin khác cần thiết để thực hiện ủy quyền.

Để việc truyền thông này có hiệu quả, người lao động nên được nói không chỉ những gì họ dự kiến ​​sẽ làm mà còn tại sao họ làm việc đó và tại sao sự đóng góp của họ lại quan trọng đối với tổ chức. Điều này làm tăng cảm giác chấp nhận từ phía người lao động. Điều quan trọng nữa là việc giao tiếp được truyền tới người lao động bằng ngôn ngữ mà họ có thể hiểu được.

Ví dụ, một nhà điều hành máy có thể không hiểu nhiều về triết lý tổ chức hoặc bất kỳ thuật ngữ chuyên ngành nào về hoạch định chiến lược hoặc động lực công nghệ. Theo đó, người lao động phải được giao tiếp bằng ngôn ngữ và nhận thức của riêng họ.

Ngoài ra, hầu hết các công nhân đều có điều kiện chấp nhận liên lạc từ cấp trên trực tiếp của họ và do đó tin nhắn phải được lọc qua các kênh thông thường và được chỉnh sửa trên mục đích đơn giản hóa bất cứ khi nào cần thiết mà không làm mất nội dung hoặc mục đích của tin nhắn. Điều quan trọng là không nên có sự cố truyền thông ở bất kỳ cấp độ nào hoặc từ bất kỳ nguồn nào.

Tài khoản hài hước sau đây về mất thông tin và biến dạng có thể xảy ra trong giao tiếp đi xuống được thông qua từ JW ​​Gould:

Một Đại tá đã ban hành chỉ thị sau đây cho sĩ quan điều hành của mình:

Tối mai vào khoảng 2000 giờ, Sao chổi của Halley sẽ xuất hiện ở khu vực này, một sự kiện chỉ xảy ra một lần trong 75 năm. Có những người đàn ông rơi ra trong khu vực tiểu đoàn trong những trận chiến mệt mỏi, và tôi sẽ giải thích hiện tượng hiếm gặp này cho họ. Trong trường hợp trời mưa, chúng tôi sẽ không thể nhìn thấy bất cứ điều gì, vì vậy hãy tập hợp những người đàn ông trong nhà hát và tôi sẽ cho họ xem những bộ phim về nó.

Thông báo này đã được lọc xuống như sau:

tôi. Cán bộ điều hành cho Chỉ huy Công ty:

Theo lệnh của Đại tá, ngày mai lúc 2000 giờ, Sao chổi của Halley sẽ xuất hiện phía trên khu vực của tiểu đoàn. Nếu trời mưa, làm cho những người đàn ông rơi vào tình trạng mệt mỏi. Sau đó diễu hành đến nhà hát nơi hiện tượng hiếm gặp sẽ diễn ra, một điều chỉ xảy ra một lần trong 75 năm.

ii. Đại đội trưởng đến trung úy:

Theo lệnh của Đại tá trong những trận chiến mệt mỏi vào 2000 giờ tối mai, Sao chổi của Halley sẽ xuất hiện trong nhà hát. Trong trường hợp mưa trong khu vực tiểu đoàn, đại tá sẽ đưa ra một mệnh lệnh khác, một điều xảy ra cứ sau 75 năm một lần.

Nói dối với Trung sĩ:

Ngày mai vào lúc 2000 giờ, Đại tá sẽ xuất hiện trong nhà hát với Halley's Comet, một điều xảy ra cứ sau 75 năm. Nếu trời mưa, Đại tá sẽ ra lệnh cho Sao chổi trong khu vực của tiểu đoàn trong trận chiến mệt mỏi.

Trung sĩ đến tiểu đội:

Khi trời mưa vào ngày mai lúc 2000 giờ, Tướng Halley 75 tuổi, cùng với Đại tá, sẽ lái chiếc Sao chổi của mình đi qua nhà hát của tiểu đoàn trong khu vực mệt mỏi.

Giao tiếp đi lên:

Giao tiếp đi lên di chuyển theo hướng ngược lại và dựa trên hệ thống nhu cầu giao tiếp được quản lý thiết kế để nhận thông tin từ các cấp hoạt động. Thông tin này có thể bao gồm các mục báo cáo tiêu chuẩn như báo cáo sản xuất, v.v.

Ban lãnh đạo cấp cao luôn quan tâm đến các cải tiến và năng suất cao hơn và muốn biết phản ứng của nhân viên đối với các thay đổi chính sách hoặc thủ tục nhất định và hiệu quả của các hướng dẫn vận hành được ban hành sẽ bị cô lập nếu không có hoặc giao tiếp kém. Truyền thông đi lên cung cấp một kênh rõ ràng để truyền thông tin, ý kiến ​​và thái độ lên thông qua các kênh tổ chức.

Tổ chức phải cung cấp một khí hậu có lợi cho việc khuyến khích giao tiếp đi lên như vậy. Khí hậu này có thể được tạo ra bởi một chính sách mở cửa của nhà cung cấp nơi các công nhân biết rằng cấp trên của họ luôn sẵn sàng để thảo luận về các vấn đề và mối quan tâm. Các hệ thống phải đảm bảo rằng cấp trên đã phát triển kỹ năng lắng nghe cũng như thái độ chân thành và cảm thông đối với các vấn đề của công nhân. Cơ hội này để giao tiếp đi lên khuyến khích nhân viên đóng góp ý tưởng có giá trị để cải thiện hiệu quả tổ chức.

Các kỹ thuật quyết định có sự tham gia có thể phát triển rất nhiều giao tiếp đi lên bằng cách không chính thức liên quan đến cấp dưới hoặc chính thức cho phép họ tham gia. Do đó, thông tin phản hồi hướng lên có thể được sử dụng một cách hữu ích trong các trung tâm quyết định để đánh giá kết quả hoạt động của tổ chức và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Giao tiếp ngang:

Truyền thông ngang là luồng thông tin bên xảy ra cả trong và giữa các phòng ban. Nói chung, đó là giao tiếp giữa các bằng. Các thông điệp chảy theo chiều ngang được đặc trưng bởi các nỗ lực phối hợp để các thành viên ở cùng cấp của một tổ chức có thể chia sẻ thông tin mà không liên quan đến cấp trên của họ. Giao tiếp này mang nhiều tính chất không chính thức và cần thiết trong việc thúc đẩy môi trường tổ chức hỗ trợ.

Ví dụ, các giám sát viên cùng cấp, nhưng từ các bộ phận khác nhau, ăn trưa hoặc uống cà phê cùng nhau, có thể thảo luận và tổ chức các hoạt động của họ theo cách họ bổ sung cho nhau và quá trình này có lợi cho toàn bộ công ty. Kiểu giao tiếp này đặc biệt thường xuyên giữa các đơn vị tuyến và đơn vị nhân viên. Quản lý sản xuất và quản lý tiếp thị thường liên lạc trực tiếp với nhau để thảo luận về các vấn đề và vấn đề chung.

Giao tiếp giao dịch:

Wenburg và Wilmont đề xuất rằng giao tiếp, thay vì truyền thông trực tiếp hoặc hướng xuống, đó là giao tiếp, nên là giao tiếp truyền thông, đó là giao tiếp lẫn nhau và đối ứng bởi vì tất cả mọi người đều tham gia gửi (mã hóa) và nhận (giải mã) ) tin nhắn đồng thời. Mỗi người liên tục chia sẻ trong quá trình mã hóa và giải mã và mỗi người đang ảnh hưởng đến các khác.

Trong quá trình giao tiếp giao dịch, giao tiếp không chỉ đơn giản là luồng thông tin, mà nó phát triển mối liên kết cá nhân giữa cấp trên và cấp dưới. Mối liên kết này rất quan trọng đối với các nỗ lực hợp tác và sự hợp tác này giúp cải thiện chất lượng hoạt động. Như Katz và Kahn đề xuất, có năm mục đích được phục vụ bởi giao tiếp cấp dưới. Đó là:

1) Để hướng dẫn công việc và hướng dẫn

2) Để cung cấp thông tin về các thủ tục và thực hành tổ chức.

3) Để giáo dục nhân viên về lý do tại sao công việc của họ là quan trọng.

4) Đưa ra phản hồi cho cấp dưới về hiệu suất của họ về mức độ họ đang làm và cách họ có thể cải thiện.

5) Để cung cấp thông tin loại ý thức hệ để tạo điều kiện cho việc truyền bá các mục tiêu.

Nó đã được tìm thấy rằng trong hầu hết các loại hình tổ chức cổ điển, chỉ có hai mục đích đầu tiên trong số năm mục đích này thường được thực hiện. Chú ý đến ba mục đích khác sẽ có tác động rất tích cực đến môi trường tổ chức. Như Katz và Kahn đã chỉ ra, nếu người đàn ông biết lý do cho sự phân công của mình, điều này thường sẽ đảm bảo anh ta thực hiện công việc hiệu quả hơn, và nếu anh ta hiểu được công việc của mình liên quan đến hệ thống con của anh ta thì anh ta nhiều khả năng để xác định với các mục tiêu tổ chức. Để đạt được năm mục đích giao tiếp này một cách hiệu quả, cần có sự giao tiếp cấp dưới hiệu quả, đòi hỏi phải chú ý cẩn thận đến nhu cầu và tâm lý của người tiếp nhận giao tiếp ở cả hai đầu. Theo đó, giao tiếp giao dịch đòi hỏi cấp trên và cấp dưới phải làm việc cùng nhau và có mối liên kết cá nhân cùng với mối quan hệ chuyên nghiệp để họ có thể thảo luận các vấn đề một cách thân thiện hơn và cùng nhau đưa ra giải pháp.

Truyền thông không chính thức:

Ngoài các kênh chính thức, các tổ chức cũng có các kênh truyền thông không chính thức. Các kênh giao tiếp không chính thức phát sinh từ các mối quan hệ xã hội phát triển trong tổ chức và mặc dù những điều này không bắt buộc cũng như không được quản lý kiểm soát, họ có thể truyền đạt một số vấn đề quan trọng đến quản lý không khả dụng hoặc khả thi thông qua các kênh chính thức.

Còn được biết đến với tên gọi là nho grapevine, thông tin được mang theo bởi các kênh không chính thức thường khá chính xác. Trên thực tế, một nghiên cứu nổi tiếng cho thấy khoảng 80 phần trăm thông tin được truyền qua nho là chính xác. Tuy nhiên, 20 phần trăm còn lại thường có thể tạo ra những vấn đề nghiêm trọng, khi nó tạo ra những tin đồn vô căn cứ. Một tin đồn là một niềm tin chưa được xác minh đang được lưu hành nói chung.

Một tin đồn, vì nó được truyền đi có thể trở nên rất phức tạp để toàn bộ ý nghĩa bị thay đổi ở cuối hoặc nó trở nên quá đơn giản để một số chi tiết khó nhớ sẽ bị bỏ qua trước khi đến được người nhận cuối cùng. Các nhà quản lý khôn ngoan giữ cho đôi tai của họ mở cho bất kỳ tin đồn như vậy và tham dự với họ để họ có thể được sửa chữa và không trở thành phá hoại.