Tiểu luận về chi phí vật liệu và kiểm soát

Trong bài tiểu luận này, chúng tôi sẽ thảo luận về Chi phí và Kiểm soát Vật liệu. Sau khi đọc bài tiểu luận này, chúng ta sẽ tìm hiểu về: 1. Ý nghĩa của vật liệu 2. Bộ phận mua nguyên liệu 3. Lưu trữ vật liệu 4. Các cấp độ khác nhau của vật liệu 5. Yêu cầu về vật liệu 6. Hóa đơn vật liệu 7. Phương pháp định giá vật liệu.

Nội dung:

Tiểu luận về ý nghĩa của vật liệu
Tiểu luận về Phòng mua vật liệu
Tiểu luận về lưu trữ tài liệu
Tiểu luận về các cấp độ khác nhau của vật liệu
Tiểu luận về Yêu cầu Vật liệu
Tiểu luận về hóa đơn vật liệu
Tiểu luận về phương pháp định giá vật liệu
Tiểu luận về kỹ thuật kiểm soát vật liệu

Tiểu luận # 1. Ý nghĩa của tài liệu:

Thuật ngữ các tài liệu trên nền tảng, đề cập đến các mục cơ bản yêu cầu cho các mục đích sản xuất hoặc dịch vụ kết xuất. Nó là một phần chính của tài sản hiện tại cũng như vốn lưu động. Ở tất cả các nước phát triển và đang phát triển, khoảng 50% đến 80% tổng nguồn vốn thường được đầu tư vào vật chất. Đầu tư trung bình vào vật liệu khác nhau từ ngành công nghiệp.

Do đó, kiểm soát phải được thực hiện trong thời gian mua, lưu trữ và sử dụng vật liệu.

Tiểu luận # 2. Phòng mua vật liệu:

Giống như tất cả các chức năng mua ether là một chức năng quan trọng của quản lý. Trong các tổ chức sản xuất lớn, các bộ phận mua hàng riêng biệt đang được thiết lập để tiến hành mua hàng. Quản lý hàng đầu đưa ra chính sách mua hàng và theo đó, các giao dịch mua cần thiết được thực hiện bởi bộ phận mua hàng.

Đây là chức năng độc lập của bộ phận mua hàng để quyết định:

(i) Mua gì

(ii) Mua ở đâu,

(iii) Khi mua,

(iv) Cách mua hàng.

Tập trung so với mua hàng phi tập trung:

Khi tất cả các giao dịch mua được thực hiện dưới sự kiểm soát của người mua hoặc người mua chính có cấp bậc với quản lý cao nhất, việc mua được gọi là 'tập trung' . Nhưng, nếu chức năng mua được thực hiện bởi các nhà quản lý bộ phận tương ứng khác, bao gồm cả người mua chính, nó được cho là phi tập trung.

Quyết định mua hàng tập trung hoặc phi tập trung sẽ phụ thuộc vào:

(i) Loại và chất lượng vật liệu cần thiết,

(ii) Vị trí của các trung tâm sản xuất,

(iii) Chính sách của công ty và

(iv) Tính cấp thiết của việc mua các mặt hàng.

Mặc dù mua tập trung đắt tiền do tăng chi phí hành chính, nhưng nó có lợi thế về giá thấp và chất lượng đồng đều, sẵn có của nhân viên mua hiệu quả, kinh tế trong kế toán và duy trì cổ phiếu tối ưu.

Thủ tục mua hàng:

Các chức năng chính của bộ phận mua hàng có thể bao gồm:

(i) Nhận các yêu cầu mua hàng được ủy quyền hợp lệ.

(ii) Khám phá các nguồn cung cấp tốt nhất và lựa chọn nhà cung cấp.

(iii) Đặt đơn đặt hàng và theo dõi việc giao hàng.

(iv) Kiểm tra và nhận tài liệu, và

(v) Kiểm tra hóa đơn vào trong và chuyển các chứng từ để thanh toán.

Hàng hóa nhận được lưu ý:

Trong trường hợp các tổ chức sản xuất lớn, hàng hóa được nhận và kiểm tra bởi hai bộ phận riêng biệt. Sau khi kiểm tra thích hợp, các bộ phận tiếp nhận nhập hàng hóa mà nhân viên nhận được trong một tài liệu, được gọi là Ghi chú nhận hàng.

Nói chung, năm bản sao của ghi chú đó sẽ được chuẩn bị và gửi tới:

(i) Phòng mua hàng

(ii) Phòng kế toán

(iii) Thủ kho

(iv) Bộ khởi xướng việc trưng dụng và

(v) Sở riêng để tham khảo trong tương lai.

Một mẫu hàng hóa nhận được ghi chú được đưa ra:

Tiểu luận # 3. Lưu trữ tài liệu:

Cửa hàng Cục Vật liệu:

Để lập kế hoạch sản phẩm hiệu quả, chính sách lưu trữ có hệ thống là cần thiết và điều đó cũng cần được duy trì bởi một bộ phận độc lập có tên là lưu trữ. Sau khi nhận được lệnh giao hàng, nhiệm vụ của thủ kho là phải chịu trách nhiệm.

Ông là người chịu trách nhiệm chính trong việc đặt nguyên liệu ở những nơi thích hợp bên trong cửa hàng và đảm bảo rằng chúng được duy trì trong tình trạng tốt trong quá trình bảo quản cho đến khi được yêu cầu sử dụng trong sản xuất.

Có ba loại cửa hàng:

(i) Tập trung

(ii) Phân cấp và

(iii) Cửa hàng tập trung với các cửa hàng phụ.

Nhiệm vụ / Chức năng của Thủ kho:

Thủ kho là người phụ trách bộ phận cửa hàng và cũng chịu trách nhiệm tiếp nhận, lưu trữ và phát hành vật liệu.

Chức năng chính của anh ta có thể được tóm tắt:

(i) Nhận vật liệu sau khi đảm bảo số lượng và chất lượng.

(ii) Đặt vật liệu theo cách 'có tổ chức' sau khi nhập vào Thẻ Bin để giảm tổn thất lưu trữ.

(iii) Phát hành cửa hàng cho các bộ phận sản xuất chống lại yêu cầu được ủy quyền hợp lệ.

(iv) Phát hành yêu cầu mua hàng khi mức độ đặt hàng lại được đính kèm.

(v) Duy trì hồ sơ thích hợp và kiểm tra số dư Thẻ Bin với số lượng vật lý trong Thùng.

(vi) Nhận lại vật liệu dư trả lại.

(vii) Duy trì mức cổ phiếu khác nhau, Mix. Cấp độ, tối thiểu Cấp độ vv

(viii) Ngăn chặn người trái phép vào cửa hàng.

(ix) Đào tạo và giám sát nhân viên của các cửa hàng.

(x) Gửi báo cáo thường xuyên cho ban quản lý về mọi mặt hàng của cửa hàng.

Phân loại và mã hóa:

Để đảm bảo kiểm soát tốt hơn, các tài liệu nên được phân loại trên cơ sở một số tương tự, cách sử dụng, v.v. và cũng được gán một số ký hiệu hoặc số nhận dạng hoặc số mã. Phân loại kèm theo một mã hóa phù hợp không chỉ giúp bảo trì cửa hàng đúng cách mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong kế toán cơ giới hóa và đặt hàng lại.

Tiểu luận # 4. Các cấp độ khác nhau của tài liệu:

Để đảm bảo kiểm soát khoa học và mức tồn kho tối ưu, các mức tồn kho khác nhau được cố định, đó là:

(i) Sắp xếp lại cấp độ

(ii) Mức tối đa

(iii) Mức tối thiểu

(iv) Mức độ nguy hiểm

(v) Mức trung bình và

(i) Sắp xếp lại cấp độ.

Đó là mức cổ phiếu mà tại đó đơn đặt hàng mới được đặt cho nguồn cung cấp nguyên liệu tươi. Nó được cố định ở đâu đó giữa mức tối đa và tối thiểu để tránh lưu trữ hoặc thiếu hụt không cần thiết.

Công thức:

Cấp đặt hàng lại = Thời gian tối đa cần thiết để giao hàng × Sử dụng hoặc tiêu thụ tối đa mỗi ngày / tuần / tháng.

(ii) Mức tối đa:

Mức tối đa thể hiện mức cổ phiếu trên mà cổ phiếu không được phép tăng. Mức này sẽ được cố định lưu ý việc chặn vốn không cần thiết trong các cửa hàng.

Công thức:

Mức tối đa = Mức đặt hàng lại + Số lượng đặt hàng lại - (Tiêu thụ tối thiểu x Thời gian giao hàng tối thiểu).

(iii) Mức tối thiểu:

Đó là mức dưới đó mà hàng tồn kho của bất kỳ mặt hàng nào không được phép giảm. Nó được gọi là chứng khoán an toàn hoặc đệm. Mục tiêu chính của việc sửa chữa mức độ này là để tránh sự chậm trễ không cần thiết hoặc cản trở sản xuất do thiếu nguyên liệu.

Công thức:

Mức tối thiểu = Mức đặt hàng lại - (Tiêu thụ bình thường mỗi ngày / Tuần / tháng x Thời gian trung bình cần thiết để có được giao hàng).

(iv) Mức độ nguy hiểm:

Nói chung, mức này được cố định dưới mức tối thiểu và thể hiện giai đoạn mà các bước ngay lập tức được thực hiện để có được chứng khoán bổ sung. Trong một số trường hợp, mức độ nguy hiểm của chứng khoán được cố định trên mức tối thiểu nhưng dưới mức đặt hàng lại.

(v) Mức trung bình:

Đây là mức cổ phiếu trung bình nên được duy trì trong suốt cả năm. Chi phí lưu trữ phụ thuộc vào cổ phiếu trung bình này.

Công thức: 1/2 (Mức tối đa + Mức tối thiểu)

Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ):

Nó đề cập đến số lượng đó trong đó tổng chi phí vận chuyển hàng tồn kho và chi phí đặt hàng là tối thiểu. Điều này đại diện cho số lượng thuận lợi nhất để được đặt hàng tại thời điểm mua. EOQ còn được gọi là số lượng đặt hàng lại.

Công thức:

EOQ = √2AB / C

Ở đâu,

A = Tiêu dùng / nhu cầu hàng năm.

B = Chi phí mua mỗi đơn hàng

C = Chi phí vận chuyển trên mỗi đơn vị paie% chi phí vận chuyển × chi phí cho mỗi đơn vị.

Thẻ Bin:

Thẻ bin cho thấy chuyển động vật lý của từng mặt hàng vật liệu trong các cửa hàng. Đây là một bản ghi định lượng của các khoản thu, các vấn đề và số dư cuối kỳ của các mặt hàng cửa hàng. Thẻ riêng biệt được sử dụng cho từng hạng mục của vật liệu và được đặt trong các kệ hoặc thùng nơi lưu giữ vật liệu đó.

Ưu điểm đặc biệt của thẻ là tiết lộ nhanh chóng số lượng hàng hóa cụ thể trong cửa hàng mà không cần đến sổ cái cửa hàng hoặc xác định thông tin bằng cách kiểm tra thực tế hàng hóa.

Hồ sơ của Thẻ Bin được đưa ra dưới đây:

Cửa hàng sổ cái:

Đây là hồ sơ cơ bản trong kế toán cho các vật liệu trong các cửa hàng. Hồ sơ chứa, chi tiết, biên lai, vấn đề và số dư cùng với giá trị tiền của từng mặt hàng. Các tờ sổ cái thường ở dạng lá lỏng lẻo trong chất kết dính, chất kết dính riêng biệt được sử dụng cho từng loại vật liệu.

Hồ sơ của Cửa hàng Ledger được đưa ra:

Tiểu luận # 5. Yêu cầu về tài liệu:

Nó là một tài liệu ủy quyền của thủ kho để phát hành vật liệu hoặc các cửa hàng khác. Khi vật liệu được yêu cầu, yêu cầu như vậy cần được chuẩn bị chỉ định chất lượng và số lượng vật liệu cần thiết và công việc mà chúng sẽ được sử dụng.

Yêu cầu sẽ được ký bởi một nhân viên có trách nhiệm, ví dụ như giám đốc sản xuất hoặc quản đốc, và đó là thẩm quyền cho thủ kho để ban hành các tài liệu được chỉ định trong đó.

Các yêu cầu về vật liệu thường được chuẩn bị ba lần, hai bản được gửi đến bộ phận cửa hàng và bản sao thứ ba được bộ phận trưng dụng giữ lại để tham khảo.

Tiểu luận # 6. Hóa đơn vật liệu (Đặc điểm kỹ thuật của vật liệu):

Đó là một lịch trình đầy đủ của các bộ phận và vật liệu cần thiết cho một công việc, quy trình hoặc hoạt động. Mục tiêu chính của tài liệu này là cung cấp trước một danh sách đầy đủ các tài liệu cần thiết cho một giai đoạn hoặc công việc nhất định. Sẽ có một hóa đơn vật liệu riêng cho từng loại công việc.

Khi nhận được hóa đơn vật liệu từ các bộ phận khác nhau, thủ kho sẽ xem xét vị trí cổ phiếu của mình mỗi ngày liên quan đến các vật liệu cụ thể liên quan. Nếu anh ta thấy rằng một số cổ phiếu của mình yêu cầu cung cấp thêm, anh ta sẽ ngay lập tức gửi các yêu cầu mua hàng đến bộ phận mua để có thể cung cấp thêm thời gian tới.

Một mẫu của Bill of Vật liệu được đưa ra:

Tiểu luận # 7. Phương pháp định giá vật liệu:

Có nhiều phương pháp định giá vật liệu ban hành trong kế toán chi phí. Sự lựa chọn phụ thuộc phần lớn vào bản chất của các vật liệu được sử dụng và tình trạng của chính doanh nghiệp.

Các phương pháp chính được sử dụng trong chi phí cho các vấn đề định giá cửa hàng là:

(1) Phương pháp giá chi phí:

(i) Chi phí thực tế / giá cụ thể

(ii) Giá nhập trước, xuất trước (FIFO)

(iii) Giá cuối cùng, xuất trước (LIFO)

(iv) Giá tiếp theo, trước hết (NIFO)

(v) Giá cổ phiếu cơ sở

(vi) Giá đầu vào cao (HIFO)

(vii) Giá nhập trước, xuất trước (FILO).

(2) Phương pháp giá trung bình:

(i) Giá trung bình đơn giản

(ii) Giá trung bình đơn giản có trọng số

(iii) Giá trung bình đơn giản định kỳ

(iv) Giá trung bình có trọng số định kỳ

(v) Di chuyển giá trung bình đơn giản

(vi) Di chuyển giá trung bình có trọng số.

(3) Phương pháp giá thị trường:

(i) Giá có thể thực hiện được

(ii) Giá thay thế

(4) Phương pháp giá vô cảm:

(i) Giá tiêu chuẩn

(ii) Giá tăng cao.

Trong số các phương pháp định giá khác nhau, một số có sử dụng rộng rãi, đó là:

1. Giá thực tế / cụ thể:

Theo phương pháp này vật liệu được ban hành với chi phí thực tế của nó. Phương pháp định giá này thường được sử dụng khi chi phí công việc đang hoạt động và các tài liệu được ban hành có thể được xác định.

2. Nhập trước, xuất trước (FIFO):

Phương pháp này dựa trên nguyên tắc rằng các vật liệu nhận được trước sẽ được phát hành trước và được định giá bằng chi phí mà lô hàng đó được đặt trong các cửa hàng.

Ưu điểm:

(a) Phương pháp này rất đơn giản và hữu ích khi giá giảm.

(b) Mỗi công việc hoặc sản phẩm được tính bằng chi phí vật liệu thực tế của nó.

(d) Cổ phiếu đóng cửa được định giá theo giá thị trường hiện tại.

Nhược điểm:

(a) Nó liên quan đến các tính toán đã hoàn thành, do đó nhiều khả năng xảy ra lỗi văn thư.

(b) Nhiều hơn một mức giá có thể được tính cho cùng một công việc.

(d) So sánh giữa các công việc tương tự là rất khó.

3. Lần đầu vào trước (LIFO):

Theo phương pháp này, các giao dịch mua mới nhất được coi là phát hành đầu tiên và các sản phẩm được tính với chi phí thay thế hiện tại của chúng.

Ưu điểm:

(a) Vật liệu được phát hành với chi phí hiện tại, do đó không có yếu tố lợi nhuận chưa thực hiện.

(b) Sản xuất được tính theo giá gần đây.

Nhược điểm:

(a) Tính toán phức tạp.

(b) Cổ phiếu được định giá theo giá lỗi thời.

4. Giá cổ phiếu cơ sở:

Theo phương pháp này, một lượng vật liệu tối thiểu phải được giữ trong kho, được gọi là cổ phiếu cơ sở hoặc cổ phiếu an toàn, và được định giá theo giá vốn của lô đầu tiên. Các cổ phiếu cơ sở chỉ có thể được sử dụng trong trường hợp khẩn cấp; mặt khác, nó nên được chuyển tiếp như một tài sản cố định và phần biến số chính của cổ phiếu sẽ được định giá theo bất kỳ phương pháp phù hợp nào khác (giả sử LIFO, FIFO, v.v.).

5. Giá trung bình đơn giản:

Theo phương pháp này, vật liệu được phát hành ở mức giá trung bình được tính bằng cách chia tổng giá mua đơn vị của các lô khác nhau trong ngày phát hành cho số lượng giá được sử dụng trong tính toán và số lượng của các lô khác nhau không được xem xét.

6. Giá trung bình có trọng số:

Theo phương pháp này, vật liệu được phát hành ở mức giá trung bình được tính bằng cách chia tổng chi phí nguyên vật liệu trong kho cho tổng số lượng vật liệu trong kho. Vì vậy, phương pháp này xem xét cả số lượng và giá tương ứng.

Ưu điểm:

(a) Trong thời kỳ biến động nặng, nó có xu hướng làm giảm bớt sự biến động của giá cả.

(b) Nó phục hồi giá vốn của vật liệu từ sản xuất.

7. Giá tiêu chuẩn:

Đó là giá được xác định trước được sử dụng cho vấn đề vật liệu thay vì giá thực tế. Phương pháp này chủ yếu được sử dụng khi chi phí tiêu chuẩn đang hoạt động. Bất kỳ sự khác biệt giữa giá tiêu chuẩn và giá thực tế được chuyển sang Phương pháp giá vật liệu A / c. Phương pháp này rất dễ dàng cho ứng dụng.

8. Giá tăng cao:

Theo phương pháp này, vật liệu được tính bằng một cái gì đó nhiều hơn chi phí ban đầu của nó để trang trải các khoản dự phòng và các tổn thất khác, lãng phí, v.v.

Tiểu luận # 8. Kỹ thuật kiểm soát vật liệu:

Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn:

Đây là một hệ thống các hồ sơ được duy trì bởi Cục Kiểm soát, phản ánh các chuyển động vật lý của chứng khoán và số dư hiện tại của họ . Đây là một phương pháp ghi lại số dư của cửa hàng sau mỗi lần nhận và phát hành, để tạo điều kiện kiểm tra thường xuyên với số lượng thực tế trong cửa hàng, do đó có thể không cần phải đóng cửa nhà máy cho mục đích lấy hàng tồn kho hàng năm.

Do đó, đối tượng cơ bản của hệ thống này là cung cấp các chi tiết có sẵn về số lượng và giá trị của chứng khoán mọi lúc.

Hàng tồn kho vĩnh viễn so với việc lấy hàng liên tục (xác minh):

Việc kiểm kê vĩnh viễn đôi khi được hỗ trợ bởi một chương trình lấy hàng liên tục để đảm bảo rằng các cổ phiếu thực tế đồng ý với số liệu của sách. Hai thuật ngữ đôi khi được coi là đồng nghĩa lỏng lẻo. Nhưng thực ra điều này không phải vậy. Hàng tồn kho vĩnh viễn duy trì hệ thống hồ sơ thường xuyên, trong khi xác minh cổ phiếu liên tục có nghĩa là kiểm tra thực tế những hồ sơ đó với cổ phiếu thực tế.

Ưu điểm:

1. Nó đảm bảo kiểm soát tốt hơn tất cả các biên lai và các vấn đề của các cửa hàng.

2. Hệ thống tránh tắc nghẽn sản xuất.

3. Nó hoạt động như một hệ thống kiểm tra nội bộ.

4. Nó tạo điều kiện phát hiện sớm các lỗi, sai lầm và gian lận.

5. Đầu tư vào cửa hàng được giữ ở mức tối thiểu.

6. Sự khác biệt dễ dàng được phát hiện và bản địa hóa.

7. Mất cổ phiếu do ăn cắp có thể dễ dàng phát hiện.

8. Tài khoản tài chính tạm thời có thể được chuẩn bị bất cứ lúc nào.

9. Các cổ phiếu lỗi thời được tiết lộ dễ dàng hơn và các cổ phiếu dường như ít được sử dụng được giữ ở mức tối thiểu.

10. Số liệu cổ phiếu chính xác có sẵn cho mục đích bảo hiểm.

Phân tích ABC:

Phân tích ABC là một hình thức kiểm soát hàng tồn kho theo giá trị hoặc bản chất quan trọng của nó. Theo phương pháp này, tổng số nguyên liệu được chia thành ba loại. A, B và C. Một loại sẽ bao gồm những loại có 75% đến 80% tổng chi phí. Mặt khác, có một số lượng lớn hơn các mặt hàng chiếm một tỷ lệ nhỏ, ví dụ 5% đến 10% tổng chi phí, sẽ thuộc nhóm C.

Ở giữa hai loại có một số mặt hàng, chiếm 15% đến 20% tổng chi phí và 20% đến 25% tổng số mặt hàng, được gọi là loại B. Các nguyên tắc nằm trong phương pháp này là, cần chú ý kỹ hơn đối với các mặt hàng đắt tiền và tất cả các loại kiểm soát vật liệu nên được áp dụng trong trường hợp các mặt hàng đó (ví dụ A mặt hàng).

Trong trường hợp các mục thuộc danh mục B, phải tuân theo điều khiển thường quy và đối với hạng C, không yêu cầu phương pháp kiểm soát phức tạp. Nó còn được gọi là phương pháp Luôn kiểm soát tốt hơn (ABC) và cũng là phương pháp Phân tích giá trị các bộ phận theo tỷ lệ của kiểm soát chứng khoán.

Ưu điểm:

1. Nó đảm bảo kiểm soát tốt hơn cho các mặt hàng có giá trị cao.

2. Nó giảm chi phí lưu trữ.

3. Nó giúp duy trì tỷ lệ doanh thu cổ phiếu cao.

4. Nó làm giảm đầu tư vào hàng tồn kho đến mức tối thiểu.

5. Vốn lưu động có thể được phân chia lợi nhuận ở nơi khác.

Kim ngạch chứng khoán:

Nó là một phương pháp được sử dụng để thực hiện kiểm soát lớn hơn đối với hàng tồn kho. Các tỷ lệ này cho các loại vật liệu khác nhau được so sánh để tìm ra các mặt hàng chuyển động chậm và di chuyển nhanh của các cửa hàng. Thấp hơn tỷ lệ cho thấy rằng vật liệu này chuyển động chậm hoặc lỗi thời và trong trường hợp đó, không cần thiết phải khóa vốn cho vật liệu đó và ngược lại.

Nếu tỷ lệ cho bất kỳ mục nào bằng 0, điều này thể hiện rằng mục đó đã không được sử dụng trong khoảng thời gian.

Công thức cho tỷ lệ doanh thu chứng khoán là:

Chi phí vật liệu tiêu thụ / Chi phí cổ phiếu trung bình nắm giữ.