Sở: Ý nghĩa, nhu cầu và các loại

Đọc bài viết này để tìm hiểu về Sở. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Ý nghĩa của Bộ phận 2. Cần và Tầm quan trọng của Bộ 3. Các loại 4. Các yếu tố cần được xem xét.

Ý nghĩa của Sở:

'Bộ phận' hoặc 'Bộ phận' là quá trình nhóm các hoạt động của một doanh nghiệp thành nhiều đơn vị cho mục đích quản trị ở tất cả các cấp.

Các đơn vị hành chính được tạo ra có thể được chỉ định là các phòng ban, bộ phận, đơn vị, chi nhánh, bộ phận, vv

Quá trình tổ chức bao gồm phân chia và nhóm các công việc sẽ được thực hiện trong một doanh nghiệp và giao nhiệm vụ và trách nhiệm khác nhau cho những người khác nhau.

Phân chia công việc một cách tự nhiên có nghĩa là việc xác định các hoạt động cá nhân phải được thực hiện để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Nhưng một khi các hoạt động khác nhau đã được xác định, cần phải nhóm chúng lại với nhau trên cơ sở logic nào đó để có thể tổ chức một nhóm.

Bộ có thể cung cấp một mức độ chuyên môn cần thiết của hoạt động điều hành để thực hiện hiệu quả. Nó có thể đơn giản hóa các nhiệm vụ quản lý trong một khoảng khả thi. Nó cũng cung cấp một cơ sở mà các nhà quản lý hàng đầu có thể điều phối và kiểm soát các hoạt động của các đơn vị phòng ban.

Cần và Tầm quan trọng của Sở:

Nhu cầu cơ bản của bộ phận là làm cho quy mô của mỗi đơn vị bộ phận có thể quản lý được và đảm bảo các lợi thế của chuyên môn hóa. Nhóm các hoạt động và, do đó, của nhân sự, vào các phòng ban cho phép mở rộng một doanh nghiệp ở bất kỳ mức độ nào.

Sở là cần thiết trên tài khoản của các lý do sau đây:

1. Ưu điểm của chuyên ngành:

Bộ phận cho phép một doanh nghiệp tận dụng những lợi ích của chuyên môn hóa. Khi mỗi bộ phận chăm sóc một chức năng chính, doanh nghiệp được phát triển và hiệu quả của hoạt động được tăng lên.

2. Cảm giác tự chủ:

Thông thường các phòng ban được tạo ra trong doanh nghiệp với mức độ tự chủ và tự do nhất định. Người quản lý phụ trách một bộ phận có thể đưa ra các quyết định độc lập trong khuôn khổ chung của tổ chức. Cảm giác tự chủ cung cấp sự hài lòng và động lực công việc dẫn đến hiệu quả cao hơn của hoạt động.

3. Mở rộng:

Một người quản lý có thể giám sát và chỉ đạo một vài cấp dưới. Nhóm các hoạt động và nhân sự vào bộ phận giúp doanh nghiệp có thể mở rộng và phát triển.

4. Sửa lỗi trách nhiệm:

Bộ phận cho phép mỗi người biết vai trò cụ thể của mình trong toàn bộ tổ chức. Trách nhiệm về kết quả có thể được xác định rõ ràng, chính xác và chính xác hơn và một cá nhân có thể chịu trách nhiệm về việc thực hiện trách nhiệm của mình.

5. Nâng cao kỹ năng quản lý:

Bộ phận giúp phát triển kỹ năng quản lý. Phát triển là có thể do hai yếu tố. Đầu tiên, các nhà quản lý tập trung sự chú ý của họ vào một số vấn đề cụ thể mang lại cho họ hiệu quả trong đào tạo tại chỗ. Thứ hai, nhu cầu quản lý để đào tạo thêm có thể được xác định dễ dàng vì vai trò của người quản lý được quy định và đào tạo có thể cung cấp cho họ cơ hội để làm việc tốt hơn trong lĩnh vực chuyên môn của họ.

6. Cơ sở thẩm định giá:

Đánh giá hiệu suất quản lý trở nên dễ dàng hơn khi các nhiệm vụ cụ thể được giao cho nhân viên phòng ban. Hiệu suất quản lý có thể được đo lường khi các khu vực hoạt động được chỉ định và các tiêu chuẩn về hiệu suất được cố định. Sở cung cấp trợ giúp trong cả hai lĩnh vực.

Khi một chức năng rộng hơn được chia thành các phân khúc nhỏ và một phân khúc cụ thể được gán cho mỗi người quản lý, khu vực được thẩm định sẽ được biết rõ; và các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất có thể được chỉ ra dễ dàng hơn. Tương tự, các tiêu chuẩn cho hiệu suất có thể được sửa chữa dễ dàng vì các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất công việc có thể được biết rõ ràng. Do đó, đánh giá hiệu suất trở nên hiệu quả hơn.

7. Kiểm soát hành chính:

Sở là một phương tiện phân chia tổ chức lớn và phức tạp thành các đơn vị hành chính nhỏ. Nhóm các hoạt động và nhân sự thành các đơn vị quản lý tạo điều kiện kiểm soát hành chính. Tiêu chuẩn thực hiện cho từng bộ phận có thể được xác định chính xác.

Các loại Sở:

Có một số cơ sở của Sở. Các cơ sở thường được sử dụng là chức năng, sản phẩm, lãnh thổ, quy trình, khách hàng, thời gian, v.v.

Những điều này được giải thích dưới đây:

(A) Bộ phận theo chức năng:

Doanh nghiệp có thể được chia thành các phòng ban trên cơ sở các chức năng như sản xuất, mua, bán hàng, tài chính, nhân sự, vv Đây là cơ sở phổ biến nhất của bộ phận. Nếu cần thiết, một chức năng chính có thể được chia thành các chức năng phụ. Ví dụ, các hoạt động trong bộ phận sản xuất có thể được phân loại thành kiểm soát chất lượng, xử lý vật liệu, sửa chữa và bảo trì.

Sơ đồ tổ chức dựa trên bộ phận chức năng được hiển thị trong Hình 4.10:

Ưu điểm:

Những lợi thế của bộ phận chức năng bao gồm:

(a) Đây là hình thức phân chia hợp lý và tự nhiên nhất.

(b) Nó đảm bảo thực hiện tất cả các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

(c) Nó cung cấp chuyên môn hóa nghề nghiệp giúp sử dụng tối ưu sức người.

(d) Nó tạo điều kiện cho ủy quyền.

(e) Nó cho phép các nhà quản lý hàng đầu thực hiện kiểm soát hiệu quả đối với một số chức năng hạn chế.

(f) Nó loại bỏ sự trùng lặp của các hoạt động.

(g) Nó đơn giản hóa việc đào tạo vì các nhà quản lý chỉ là chuyên gia trong một phạm vi kỹ năng hẹp.

Nhược điểm:

Có một số vấn đề liên quan đến bộ phận chức năng. Chúng được đề cập dưới đây:

(a) Có thể có xung đột giữa các bộ phận.

(b) Phạm vi phát triển quản lý bị hạn chế. Các nhà quản lý chức năng không được đào tạo cho các vị trí quản lý hàng đầu. Trách nhiệm về kết quả không thể được cố định trên bất kỳ một đầu chức năng nào.

(c) Có quá nhiều sự nhấn mạnh vào chuyên môn hóa.

(d) Có thể có khó khăn trong việc điều phối các hoạt động của các bộ phận khác nhau.

(e) Có thể có sự không linh hoạt và phức tạp của các hoạt động.

(B) Bộ phận theo sản phẩm:

Trong bộ phận sản phẩm, mỗi sản phẩm chính được tổ chức như một bộ phận riêng biệt. Mỗi bộ phận chăm sóc việc sản xuất, bán hàng và tài trợ cho một sản phẩm. Bộ phận sản phẩm hữu ích khi các đặc tính mở rộng, đa dạng hóa, sản xuất và tiếp thị của mỗi sản phẩm là chủ yếu.

Nó thường được sử dụng khi dây chuyền sản xuất phức tạp và đa dạng đòi hỏi kiến ​​thức chuyên môn và cần có vốn lớn cho nhà máy, thiết bị và các cơ sở khác như trong ngành công nghiệp ô tô và điện tử.

Trên thực tế, nhiều công ty lớn đang đa dạng hóa trong các lĩnh vực khác nhau và họ thích phân chia sản phẩm. Ví dụ, một công ty lớn với dòng sản phẩm đa dạng có thể có ba bộ phận sản phẩm, mỗi bộ phận cho nhựa, hóa chất và kim loại. Mỗi bộ phận có thể được chia thành các hoạt động sản xuất, bán hàng, tài chính và nhân sự.

Ưu điểm:

Bộ phận sản phẩm cung cấp một số lợi thế có thể được nêu như sau:

(a) Bộ phận sản phẩm tập trung sự chú ý của từng cá nhân vào từng dòng sản phẩm tạo điều kiện mở rộng và đa dạng hóa sản phẩm.

(b) Nó đảm bảo sử dụng đầy đủ các cơ sở sản xuất chuyên biệt. Kỹ năng cá nhân và kiến ​​thức chuyên ngành của các nhà quản lý sản xuất có thể được sử dụng đầy đủ.

(c) Các nhà quản lý sản xuất có thể chịu trách nhiệm về lợi nhuận của từng sản phẩm. Mỗi bộ phận sản phẩm là bán tự trị và chứa các chức năng khác nhau. Vì vậy, bộ phận sản phẩm cung cấp một cơ sở đào tạo tuyệt vời cho các nhà quản lý hàng đầu.

(d) Hiệu suất của từng bộ phận sản phẩm và đóng góp của nó vào tổng kết quả có thể được đánh giá dễ dàng.

(e) Nó linh hoạt hơn và dễ thích nghi hơn với sự thay đổi.

Nhược điểm:

Bộ phận sản phẩm trình bày một số vấn đề như sau:

(a) Nó tạo ra vấn đề kiểm soát hiệu quả đối với các bộ phận sản phẩm của các nhà quản lý hàng đầu.

(b) Mỗi ​​giám đốc sản xuất khẳng định quyền tự chủ của mình không quan tâm đến lợi ích của tổ chức.

(c) Những lợi thế của việc tập trung hóa một số hoạt động nhất định như tài chính và kế toán là không có sẵn.

(d) Có sự trùng lặp về cơ sở vật chất và chức năng. Mỗi bộ phận sản phẩm duy trì nhân viên chuyên môn riêng của mình do chi phí vận hành có thể cao.

(e) Có thể sử dụng dưới công suất nhà máy khi nhu cầu về một sản phẩm cụ thể không đủ.

(C) Sở theo lãnh thổ:

Bộ phận lãnh thổ hoặc địa lý đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp quy mô lớn có hoạt động phân tán rộng rãi. Ngân hàng, công ty bảo hiểm, công ty vận tải, đại lý phân phối, vv là một số ví dụ của các doanh nghiệp đó, trong đó tất cả các hoạt động của một khu vực hoạt động nhất định được nhóm lại thành các khu, chi nhánh, bộ phận, vv

Rõ ràng là không thể cho một người quản lý chức năng quản lý hiệu quả các hoạt động phổ biến rộng rãi như vậy. Điều này làm cho nó cần thiết để bổ nhiệm các nhà quản lý khu vực cho các khu vực khác nhau.

Sơ đồ tổ chức của bộ phận lãnh thổ có thể có các hình thức sau:

Ưu điểm:

Bộ phận lãnh thổ cung cấp các cơ sở nhất định trong hoạt động. Những điều này được chỉ ra dưới đây:

(a) Mỗi ​​người quản lý khu vực có thể chuyên môn hóa mình trong các vấn đề đặc biệt của khu vực của mình.

(b) Nó tạo điều kiện cho việc mở rộng kinh doanh sang các khu vực khác nhau.

(c) Nó giúp đạt được những lợi ích của hoạt động địa phương. Các nhà quản lý địa phương quen thuộc hơn với phong tục địa phương, sở thích, phong cách, thời trang, v.v ... Doanh nghiệp có thể có được kiến ​​thức sâu sắc về các điều kiện trong thị trường địa phương.

(d) Nó giúp tiết kiệm tiền cước, tiền thuê nhà và chi phí lao động. Nó cũng tiết kiệm thời gian.

(e) Có sự phối hợp tốt hơn các hoạt động tại một địa phương thông qua việc thiết lập các bộ phận khu vực.

(f) Nó cung cấp quyền tự chủ đầy đủ cho mỗi người quản lý khu vực và cơ hội để đào tạo anh ta khi anh ta trông nom toàn bộ hoạt động của một đơn vị.

Nhược điểm:

Bộ phận lãnh thổ có các vấn đề sau:

(a) Có vấn đề về giao tiếp.

(b) Nó đòi hỏi nhiều người quản lý hơn với khả năng quản lý chung. Những người quản lý như vậy có thể không phải lúc nào cũng có sẵn.

(c) Có thể có xung đột giữa các nhà quản lý khu vực.

(d) Phối hợp và kiểm soát các chi nhánh khác nhau từ trụ sở chính trở nên kém hiệu quả.

(e) Do trùng lặp các cơ sở vật chất, chi phí hoạt động thường cao.

(f) Có sự nhân lên của nhân sự, kế toán và các dịch vụ khác ở cấp khu vực.

(D) Bộ phận của khách hàng:

Trong phương pháp phân chia như vậy, các hoạt động được nhóm theo loại khách hàng. Ví dụ, một cửa hàng vải lớn có thể được chia thành các bộ phận bán buôn, bán lẻ và xuất khẩu. Loại hình phân chia này hữu ích cho các doanh nghiệp bán sản phẩm hoặc dịch vụ cho một số nhóm khách hàng được xác định rõ ràng. Ví dụ, một cửa hàng may sẵn lớn có thể có một bộ phận riêng cho mỗi người đàn ông, phụ nữ và trẻ em. Một ngân hàng có thể có các bộ phận cho vay riêng cho các doanh nhân quy mô lớn và quy mô nhỏ.

Sơ đồ tổ chức của bộ phận định hướng khách hàng có thể xuất hiện như sau:

Ưu điểm:

Những lợi thế quan trọng của bộ phận khách hàng là:

(a) Có thể chú ý đặc biệt đến thị hiếu và sở thích cụ thể của từng loại khách hàng.

(b) Các loại khách hàng khác nhau có thể được thỏa mãn, dễ dàng thông qua các nhân viên chuyên ngành. Sự hài lòng của khách hàng nâng cao thiện chí và doanh số của doanh nghiệp.

(c) Những lợi ích của chuyên môn hóa có thể đạt được.

(d) Doanh nghiệp có thể có được kiến ​​thức sâu sắc về nhu cầu của từng loại khách hàng.

Nhược điểm:

Phương pháp phân chia này có thể có những nhược điểm nhất định, đặc biệt khi nó được tuân theo rất cứng nhắc. Đó là như sau:

(a) Phối hợp giữa bán hàng và các chức năng khác trở nên khó khăn vì phương pháp này chỉ có thể được thực hiện trong bộ phận tiếp thị.

(b) Có thể sử dụng kém các cơ sở và nhân lực ở một số bộ phận, đặc biệt là trong thời kỳ nhu cầu thấp.

(c) Nó có thể dẫn đến sự trùng lặp của các hoạt động và chi phí nặng nề,

(d) Các nhà quản lý của bộ phận khách hàng có thể gây áp lực cho các lợi ích và phương tiện đặc biệt.

(E) Bộ phận theo quy trình hoặc thiết bị:

Trong loại hoặc bộ phận đó, các hoạt động được nhóm trên cơ sở các quy trình sản xuất liên quan hoặc thiết bị được sử dụng. Điều này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và phân phối và ở cấp độ thấp hơn của tổ chức. Ví dụ, một nhà máy dệt có thể được tổ chức thành các bộ phận kéo sợi, kéo sợi, dệt, nhuộm và hoàn thiện. Tương tự, một báo in có thể có các bộ phận sáng tác, đọc, in và ràng buộc. Bộ phận như vậy cũng có thể được sử dụng trong ngành công nghiệp kỹ thuật và dầu.

Sơ đồ tổ chức của bộ phận theo quy trình hoặc thiết bị trong bộ phận sản xuất của ngành dệt may đã được hiển thị trong Hình 4.14:

Ưu điểm:

Mục tiêu cơ bản của bộ phận đó là để đạt được hiệu quả và tính kinh tế của hoạt động. Các quy trình được thiết lập theo cách mà một loạt các hoạt động là khả thi làm cho hoạt động kinh tế. Hiệu quả có thể đạt được nếu các phòng ban được tạo ra cho mỗi quy trình vì mỗi quy trình có đặc thù riêng.

Nó cung cấp những lợi thế của chuyên môn hóa cần thiết ở mỗi cấp độ của toàn bộ quá trình. Việc bảo trì nhà máy có thể được thực hiện theo cách tốt hơn và nhân lực có thể được sử dụng một cách hiệu quả.

Nhược điểm:

Trong các bộ phận như vậy, có thể có khó khăn trong việc phối hợp các phòng ban quy trình khác nhau, bởi vì công việc của mỗi quy trình phụ thuộc hoàn toàn vào quy trình trước đó. Vì vậy, có nhiều khả năng xảy ra xung đột giữa các nhà quản lý chăm sóc các quy trình khác nhau. Nó không thể được sử dụng khi hoạt động sản xuất không liên quan đến các quy trình riêng biệt.

(F) Phân chia theo thời gian và số:

Theo phương pháp phân chia này, các hoạt động được nhóm lại trên cơ sở thời gian thực hiện. Chẳng hạn, một nhà máy hoạt động 24 giờ có thể có ba phòng ban cho ba ca trực một buổi sáng, lần thứ hai vào ban ngày và lần thứ ba vào ban đêm.

Trong trường hợp phân chia theo số, các hoạt động được nhóm trên cơ sở hiệu suất của chúng theo một số người nhất định. Ví dụ, trong quân đội, các binh sĩ được tập hợp thành các đội, đại đội, tiểu đoàn, trung đoàn và lữ đoàn trên cơ sở số lượng quy định cho mỗi đơn vị.

Loại phòng ban như vậy rất hữu ích khi công việc lặp đi lặp lại, nhân lực là một yếu tố quan trọng, nỗ lực của nhóm có ý nghĩa hơn so với nỗ lực cá nhân và có thể đo lường hiệu suất của nhóm. Nó được sử dụng ở cấp thấp nhất của tổ chức.

Các yếu tố được xem xét trong Sở:

Một cơ sở phù hợp của bộ phận là một cơ sở tạo điều kiện thực hiện các chức năng của tổ chức một cách hiệu quả và hiệu quả để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Vì mỗi cơ sở phù hợp với một loại hình tổ chức cụ thể, nên thường sự kết hợp của nhiều cơ sở khác nhau được thông qua.

Vì vậy, việc xác định sự phù hợp của cơ sở bộ phận nên được xem xét dưới ánh sáng của các nguyên tắc hoặc yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến hoạt động của một tổ chức.

Những yếu tố hoặc nguyên tắc này được mô tả dưới đây:

1. Chuyên ngành:

Các hoạt động của một tổ chức nên được nhóm lại theo cách mà nó dẫn đến chuyên môn hóa công việc. Chuyên môn hóa giúp nâng cao hiệu quả và đảm bảo tính kinh tế của hoạt động. Nó cho phép nhân sự trở thành chuyên gia.

2. Phối hợp:

Khá nhiều hoạt động khác nhau có thể được nhóm lại với nhau dưới một điều hành bởi vì chúng cần được phối hợp. Vì vậy, cơ sở của bộ phận nên đảm bảo rằng các hoạt động khác nhau được kết hợp trong một bộ phận.

3. Kiểm soát:

Bộ phận nên được tạo điều kiện thuận lợi cho việc đo lường hiệu suất và áp dụng hành động khắc phục kịp thời. Nó sẽ cho phép các nhà quản lý giữ cho nhân viên chịu trách nhiệm về kết quả. Kiểm soát hiệu quả giúp đạt được các mục tiêu của tổ chức một cách kinh tế và hiệu quả.

4. Chú ý đúng mức:

Tất cả các hoạt động đóng góp vào việc đạt được kết quả của cấp dưới cần được chú ý đầy đủ. Điều này sẽ đảm bảo rằng tất cả các hoạt động cần thiết được thực hiện và không có sự trùng lặp không cần thiết của các hoạt động. Các lĩnh vực chính cần được chú ý đặc biệt.

5. Kinh tế:

Tạo ra các phòng ban liên quan đến chi phí thêm không gian, thiết bị và nhân sự. Vì vậy, mô hình và số lượng các phòng ban nên được quyết định rằng nền kinh tế tối đa có thể đạt được trong việc sử dụng các cơ sở vật chất và nhân sự.

6. Điều kiện địa phương:

Trong khi hình thành các phòng ban quan tâm đầy đủ đến các điều kiện địa phương nên được đưa ra. Điều này quan trọng hơn đối với tổ chức hoạt động ở các khu vực địa lý khác nhau. Phòng ban nên được điều chỉnh theo các nguồn lực có sẵn. Nó nên nhằm mục đích sử dụng đầy đủ các nguồn lực.

7. Cân nhắc của con người:

Bộ phận cũng nên xem xét khía cạnh con người trong tổ chức. Vì vậy, cùng với các yếu tố kỹ thuật được thảo luận ở trên, các phòng ban nên được tạo ra trên cơ sở sẵn có của nhân sự, thái độ, nguyện vọng và hệ thống giá trị của họ, các nhóm làm việc không chính thức, mô hình văn hóa, v.v. và hiệu quả hơn.