Truyền thông doanh nghiệp: Ý nghĩa, tầm quan trọng và hướng dẫn
Đọc bài viết này để tìm hiểu về Truyền thông doanh nghiệp. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: - 1. Ý nghĩa của giao tiếp doanh nghiệp 2. Đặc điểm của giao tiếp doanh nghiệp 3. Tầm quan trọng 4. Nguyên tắc.
Ý nghĩa của truyền thông doanh nghiệp:
"Tổ chức doanh nghiệp" có nghĩa là một tổ chức được thành lập bởi một số người, có một thực thể riêng biệt và sự kế thừa vĩnh viễn.
Một công ty, tập đoàn theo luật định, liên doanh hợp tác, vv được coi là tổ chức của công ty bởi vì những công ty này đã được đăng ký và có pháp nhân riêng biệt và sự tồn tại vĩnh viễn.
Nói chung các tổ chức như vậy không nhỏ, chúng có kích thước trung bình hoặc lớn. Do đó, việc trao đổi thông tin và tin tức với một số lượng lớn người trong và ngoài tổ chức là bắt buộc phải được thực hiện.
Nhiều bộ phận và nhân viên của các tổ chức được kết nối qua mạng truyền thông qua điện thoại, thảo luận trực tiếp, e-mail, fax, ghi nhớ, v.v để truyền đạt các đơn đặt hàng, hướng dẫn và thông tin, để giám sát và đánh giá hiệu suất, để hiểu và thực hiện công việc cá nhân, để xác định và giải quyết một vấn đề và cuối cùng, để thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
Giao tiếp bên ngoài với khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối, đối thủ cạnh tranh, nhà đầu tư, cơ quan chính phủ, v.v., thông qua thư, báo cáo, ghi nhớ, điện thoại, fax, trang web, internet, v.v., được thực hiện để giới thiệu, đàm phán, điều phối, giải thích, tương tác, thảo luận và phát triển hợp tác và hiểu biết.
Do đó, giao tiếp công ty đề cập đến một quá trình giao tiếp thông qua đó các nhà quản lý, giám sát viên và giám đốc điều hành trao đổi quan điểm, ý kiến, cảm xúc, v.v ... với cấp dưới và nhân viên trong bất kỳ tổ chức công ty nào và đàm phán với thế giới bên ngoài nhằm hoàn thành các mục tiêu của tổ chức.
Đặc điểm của truyền thông doanh nghiệp:
Các đặc điểm khác nhau của truyền thông doanh nghiệp được đề cập dưới đây:
1. Truyền thông chính thức:
Hầu hết các thông tin liên lạc của công ty là chính thức trong tự nhiên. Đơn đặt hàng, hướng dẫn, thông tin, đề xuất, vv được gửi, duy trì thủ tục chính thức một cách có hệ thống. Nếu phải thông qua một số giai đoạn tổ chức.
2. Truyền thông không chính thức:
Quy mô và cấu trúc của một tổ chức doanh nghiệp lớn và phức tạp, giao tiếp không chính thức hoặc giao tiếp nho giữa các nhóm nhân viên khác nhau diễn ra song song với giao tiếp chính thức.
3. Truyền thông nội bộ và bên ngoài:
Trao đổi thông tin với một số lượng lớn người trong và ngoài doanh nghiệp là cần thiết trong giao tiếp công ty. Giao tiếp nội bộ với các nhà quản lý và nhân viên, và giao tiếp bên ngoài với khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối, đối thủ cạnh tranh, nhà đầu tư, văn phòng chính phủ, vv được thực hiện.
4. Giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản:
Trong khi giao tiếp bằng miệng được sử dụng để giao tiếp gần gũi và nội bộ hơn với nhân viên, giao tiếp bằng văn bản được thực hiện với người ngoài và những người ở xa.
5. Phạm vi bảo hiểm rộng:
Các tổ chức doanh nghiệp rất lớn và một loạt người được yêu cầu phải được bảo vệ trong giao tiếp. Những người trong tổ chức ở các cấp khác nhau trong các phòng ban khác nhau và một số lượng lớn người bên ngoài tổ chức được yêu cầu phải được truyền đạt trong quá trình điều hành các hoạt động của tổ chức.
6. Phương tiện truyền thông:
Điện thoại, trò chuyện trực tiếp, e-mail, fax, điện tín, ghi nhớ, trang web, internet, hội nghị video, vv được sử dụng làm phương tiện hoặc kênh liên lạc của công ty.
7. Phản hồi:
Như trong trường hợp giao tiếp khác, phản hồi là một yếu tố thiết yếu của giao tiếp công ty thành công. Đó là một quá trình hai chiều để gửi thông tin và nhận phản hồi. Thông qua phản hồi, người gửi có thể biết phản ứng 'của người nhận và thực hiện hành động cần thiết.
8. Hệ thống dài hạn:
Tổ chức doanh nghiệp có một sự tồn tại vĩnh viễn. Vì vậy, giao tiếp công ty không phải là một sự sắp xếp tạm thời. Nó là một hệ thống hoặc quá trình lâu dài. Truyền thông được thực hiện liên tục thông qua một quá trình ổn định.
9. Lưu lượng liên tục của truyền thông:
Trong một tổ chức doanh nghiệp, luồng giao tiếp liên tục và không bị gián đoạn; liên tục do sự tồn tại vĩnh viễn của tổ chức và không bị gián đoạn do phải theo kênh chính thức hoặc chính thức.
10. Thông tin đáng tin cậy:
Trong một tổ chức doanh nghiệp, thông tin được thu thập thông qua nhiều nguồn và quyết định được đưa ra sau khi quét, xem xét cần thiết, v.v. để làm cho thông tin trở nên đáng tin cậy và chính xác.
Tầm quan trọng của truyền thông doanh nghiệp:
Truyền thông có một vai trò quan trọng trong thế giới doanh nghiệp. Với sự gia tăng sự phức tạp của các hoạt động trong kinh doanh hiện đại, tầm quan trọng của nó đang tăng lên từng ngày. Để đạt được các mục tiêu của tổ chức, sự phối hợp giữa những người và các phòng ban trong tổ chức và thiết lập liên kết kết nối với thế giới bên ngoài là rất cần thiết.
Thúc đẩy nhân viên thực hiện tốt hơn và tốt hơn, tạo điều kiện cho hoạt động của nhóm, kiểm soát hoạt động của họ, thực hiện các biện pháp khắc phục, xóa sạch hiểu lầm, duy trì hòa bình, thiết lập kỷ luật và trên hết là đảm bảo chất lượng công việc trong tổ chức có thể thông qua giao tiếp hiệu quả.
Thiết lập liên kết với thế giới bên ngoài với khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư, chủ ngân hàng, các tổ chức kinh doanh tương tự trong và ngoài nước, các bộ phận khác nhau của chính phủ, vv cũng phụ thuộc vào truyền thông. Nhà kinh doanh của công ty, trong hầu hết các trường hợp, tham gia vào kinh doanh quốc tế. Xuất sắc trong giao tiếp trong những trường hợp như vậy là một nhu cầu cơ bản.
Họ được yêu cầu trình bày về hàng hóa và dịch vụ của công ty, thông báo và báo cáo, giải thích sự thay đổi, tương tác với các đồng nghiệp, thúc đẩy và hỗ trợ nhân viên, giám sát, tổ chức và điều phối một quá trình hành động, xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng nước ngoài, tham gia vào cuộc họp, giới thiệu mình là nhà kinh doanh, thúc đẩy doanh số bán hàng, thực hiện nghiên cứu thị trường, đối phó với vấn đề ngôn ngữ hỗn hợp tương tác với các đồng nghiệp nước ngoài, v.v. Tất cả các hoạt động này đòi hỏi kỹ năng giao tiếp.
Điện thoại, e-mail, fax, ghi nhớ văn phòng, giao tiếp bằng lời nói, vv là những phương tiện nội bộ của giao tiếp công ty. Giao tiếp bên ngoài phụ thuộc vào điện thoại, thư, fax, trang web, internet, hội nghị video, v.v.
Các công nghệ hiện đại trong truyền thông đã làm cho quá trình giao tiếp trở nên nhanh chóng. Đó là một lợi ích cho giao tiếp công ty vì một sự chậm trễ nhỏ nhất trong việc đưa ra quyết định có thể đặt một người vào vị trí khó khăn sau lưng đối thủ cạnh tranh.
Tầm quan trọng của giao tiếp công ty có thể được mô tả như sau:
1. Phối hợp nội bộ:
Để hoàn thành các mục tiêu của tổ chức, sự phối hợp giữa các nhân viên là cần thiết và phối hợp các hoạt động khác nhau trong giao tiếp là rất cần thiết. Tổ chức doanh nghiệp có quy mô lớn, phân chia công việc và chuyên môn hóa trong các hoạt động là đặc điểm của tổ chức đó. Truyền thông giúp phối hợp các hoạt động đó và phát triển hợp tác.
2. Kết nối liên kết với thế giới bên ngoài:
Trong một tổ chức doanh nghiệp, giao tiếp với những người bên ngoài, chẳng hạn như khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư, đối thủ cạnh tranh, các cơ quan chính phủ, vv là rất cần thiết. Ngay cả các liên kết kết nối với các đối tác và trung tâm nước ngoài là cần thiết cho hoạt động đúng đắn của tổ chức.
3. Động lực:
Truyền thông giúp thúc đẩy nhân viên tuân theo mệnh lệnh và chỉ thị của cơ quan quản lý. Phản hồi của nhân viên cũng khai sáng cho các nhà quản lý. Sự tương tác giữa các nhà quản lý và nhân viên cải thiện mối quan hệ giữa họ và khuyến khích tất cả cống hiến hết mình để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
4. Quản lý hiệu quả:
Nhận xét của George Terry rằng truyền thông hoạt động như một chất bôi trơn để tăng hiệu quả quản lý được áp dụng cho các tổ chức doanh nghiệp một cách phù hợp hơn. Truyền thông cung cấp cho người quản lý và nhân viên thông tin, phối hợp và thúc đẩy nhân viên.
Điều này dẫn đến sự hợp tác và hiệu suất tốt hơn, giải quyết xung đột, xây dựng sự tự tin và cuối cùng là phát triển quản lý hiệu quả. Các nhà quản lý, giám sát viên và giám đốc điều hành nhận được hướng dẫn, mệnh lệnh, tin nhắn, v.v. từ cấp trên thông qua giao tiếp, nhận thức được nhiệm vụ và trách nhiệm của họ và thực hiện chính xác từ cấp dưới. Do đó, truyền thông kích thích quản lý hiệu quả.
5. Ra quyết định và thực hiện:
Sự thành công của bất kỳ tổ chức doanh nghiệp nào phụ thuộc phần lớn vào việc ra quyết định. Ra quyết định đúng, một lần nữa, phụ thuộc vào thông tin chính xác và kịp thời có được thông qua giao tiếp. Một lần nữa, thực hiện các quyết định đòi hỏi giao tiếp thích hợp.
Các nhà quản lý truyền đạt quy trình thực hiện quyết định thông qua các kênh truyền thông và đánh giá công việc của nhân viên. Vì vậy, truyền thông doanh nghiệp có một vai trò có ý nghĩa trong việc ra quyết định và thực hiện nó.
6. Lãnh đạo:
Người quản lý truyền đạt các mệnh lệnh và hướng dẫn cho cấp dưới, người, lần lượt thực hiện các hướng dẫn và đôi khi gửi phản hồi dưới dạng đề xuất, khiếu nại và khiếu nại. Người quản lý cố gắng loại bỏ sự bất tiện này càng nhiều càng tốt. Toàn bộ quá trình thiết lập cơ sở của lãnh đạo.
Thiếu giao tiếp tạo ra sự ngờ vực, nghi ngờ và hiểu lầm giữa các cấp dưới. Giao tiếp đúng cách giúp loại bỏ chúng và tạo ra một môi trường hợp tác lẫn nhau, tin tưởng và phụ thuộc và cuối cùng, đạt được sự chấp nhận của lãnh đạo của người đứng đầu chính thức.
7. Biện pháp khắc phục:
Trong một tổ chức doanh nghiệp số lượng nhân viên là lớn. Hiệu suất của mọi người có thể không đạt được tiêu chuẩn cần thiết và một số biện pháp khắc phục có thể trở nên cần thiết. Các biện pháp như vậy đối với các nhân viên không thực hiện đúng nhiệm vụ của họ cũng có thể được thực hiện thông qua giao tiếp. Truyền thông do đó bảo vệ lợi ích của tổ chức.
8. Tốc độ:
Tốc độ là từ khóa của thế giới doanh nghiệp ngày nay. Các công nghệ hiện đại đã làm cho giao tiếp nhanh hơn. Bây giờ, không ai phải đợi hàng tuần hoặc hàng tháng để nhận được thư trả lời. E-mail, fax, internet, vv đã làm cho giao tiếp gần như ngay lập tức. Luồng thông tin ngay lập tức giúp đưa ra quyết định chính xác kịp thời và dự đoán giải pháp cho một vấn đề có thể xảy ra.
9. Kỷ luật và hòa bình:
Duy trì kỷ luật trong khu vực doanh nghiệp lớn là khó khăn. Kiểm soát một số lượng lớn các nhà quản lý và nhân viên không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Nhưng giao tiếp thường xuyên (Hai chiều) giữa cơ quan quản lý và người lao động tạo ra mối quan hệ lành mạnh của con người và ý thức hợp tác, hỗ trợ và đoàn kết. Do đó, hòa bình được thiết lập và kỷ luật được duy trì trong tổ chức.
10. Đào tạo:
Truyền thông là cần thiết trong việc truyền đạt đào tạo cho các nhà quản lý, giám sát viên, giám đốc điều hành và nhân viên nói chung để nâng cao kiến thức và kỹ năng thực hiện nhằm đáp ứng nhu cầu của thế giới doanh nghiệp đang thay đổi.
Điều này có thể bao gồm đào tạo trong lĩnh vực khoa học và công nghệ, nâng cao kiến thức kỹ thuật, phát triển kỹ năng quản lý và thậm chí đào tạo học ngôn ngữ để giao tiếp.
Hướng dẫn truyền thông doanh nghiệp hiệu quả
Truyền thông doanh nghiệp để có hiệu quả nên tuân theo một số hướng dẫn được nêu dưới đây:
1. Nó nên đơn giản. Jargon và buzz từ tạo ra sự nhầm lẫn và khó hiểu.
2. Cần ngắn gọn. Sự lặp lại của các từ và giải thích không cần thiết là phải tránh. Cần lưu ý rằng giao tiếp nhiều hơn không nhất thiết là giao tiếp tốt hơn.
3. Nó phải rõ ràng về ý nghĩa và không có sự mơ hồ.
4. Thông điệp cần lịch sự, bất kể nó được gửi cho cấp dưới, cấp trên hay cho người ngang hàng. Đó là để được nhớ rằng lịch sự bắt đầu lịch sự.
5. Thông tin liên lạc cần cung cấp thông tin chính xác trong thời gian thích hợp và đúng cách.
6. Nó nên được hoàn thành trong tất cả các khía cạnh. Trước khi giao tiếp, bạn nên kiểm tra xem '5 Whs' sau đây đã được trả lời: Ai, Cái gì, Ở đâu, Khi nào và Tại sao.
7. Giao tiếp công ty phải phù hợp với các chỉ tiêu của tổ chức. Nó nên theo dõi các giao tiếp trước đó và duy trì liên tục.
8. Phép ẩn dụ, sự tương tự hoặc ví dụ đôi khi cần thiết để đưa ra ý nghĩa của giao tiếp một cách dễ dàng. Vì vậy, sử dụng thích hợp trong số này được khuyến khích để giao tiếp tốt hơn.
9. Việc lặp lại thông điệp chính là cần thiết trong một số trường hợp. Để chắc chắn về thành công, người giao tiếp đôi khi lặp lại thông điệp chính.
10. Một giao tiếp hiệu quả nên có phản hồi thích hợp. Giao tiếp hai chiều nên được khuyến khích.
11. Lập kế hoạch phù hợp trước khi giao tiếp là cần thiết. Sự thành công của toàn bộ quá trình truyền thông phụ thuộc phần lớn vào kế hoạch trước.
12. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, các kênh hiệu quả nên được lựa chọn và thiết lập để làm cho giao tiếp công ty thành công.
