Kiểm soát: Định nghĩa, Đặc điểm, Tầm quan trọng và Hạn chế
Kiểm soát: Định nghĩa, Đặc điểm, Tầm quan trọng và Hạn chế!
Định nghĩa:
George R. Terry:
Bộ phận Kiểm soát là xác định những gì đang được hoàn thành đang đánh giá hiệu suất và, nếu cần, áp dụng các biện pháp đã được sửa để hiệu suất diễn ra theo kế hoạch. Quan điểm của Terry, kiểm soát giúp thực hiện đúng kế hoạch. Nếu các kế hoạch không tiến triển ở một tốc độ thích hợp hơn các biện pháp cần thiết được thực hiện để thiết lập mọi thứ đúng. Kiểm soát là một kênh thông qua đó các kế hoạch có thể được thực hiện đúng.
Robert N. Anthony:
Kiểm soát quản lý là một quá trình mà các nhà quản lý đảm bảo rằng các tài nguyên được thu thập và sử dụng hiệu quả và hiệu quả trong việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức. Kiểm soát là một công cụ trong tay quản lý để đảm bảo sử dụng tài nguyên tốt hơn. Anthony thậm chí còn đi đến mức nói rằng kiểm soát thậm chí đảm bảo sắp xếp các nguồn lực cần thiết.
Dale nghiêm túc:
Khái niệm kiểm soát hiện đại dự kiến một hệ thống không chỉ cung cấp một hồ sơ lịch sử về những gì đã xảy ra với toàn bộ doanh nghiệp mà còn chỉ ra lý do tại sao nó đã xảy ra và cung cấp dữ liệu cho phép giám đốc điều hành hoặc trưởng phòng Các bước khắc phục nếu anh ta phát hiện ra mình đang đi sai hướng. Dale Dale đã mở rộng phạm vi kiểm soát bằng cách nói rằng nó giúp tìm ra lý do cho hiệu suất thấp và sau đó đề xuất các cách cải thiện nó. Nó cũng cung cấp thông tin cho các giám đốc điều hành hàng đầu để đánh giá hiệu suất của họ và sau đó thực hiện các biện pháp khắc phục nếu cần thiết.
Koontz và O'Donnell:
Quy trình đo lường và hiệu chỉnh hoạt động của cấp dưới nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và kế hoạch của doanh nghiệp đã đạt được để đạt được chúng đang được hoàn thành. Các mục tiêu của tổ chức là mục tiêu chính của mọi quản lý. Hiệu suất của cấp dưới nên được theo dõi liên tục để đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch. Phối hợp là kênh thông qua đó các mục tiêu có thể đạt được và các hành động khắc phục cần thiết có thể được thực hiện nếu mọi thứ không diễn ra theo mục tiêu.
Henry Fayol:
Trong một kiểm soát cam kết bao gồm xác minh xem mọi thứ xảy ra có phù hợp với kế hoạch được thông qua hay không, các hướng dẫn đã ban hành và các nguyên tắc được thiết lập. Nó hoạt động trên tất cả mọi thứ, con người, hành động, vv
Đặc điểm của điều khiển:
Từ các cuộc thảo luận về các định nghĩa nêu trên, có thể rút ra các kết luận sau:
1. Chức năng quản lý:
Kiểm soát là một trong những chức năng quản lý. Đó không chỉ là chức năng của giám đốc điều hành mà còn là nhiệm vụ của mọi nhà quản lý. Một người quản lý chịu trách nhiệm cho bất kỳ công việc được giao cho anh ta. Anh ta sẽ kiểm soát hiệu suất của cấp dưới để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu. Kiểm soát chủ yếu là chức năng của tổ chức đường dây nhưng người quản lý có thể yêu cầu dữ liệu từ nhân viên nhân viên.
2. Nhìn về phía trước:
Kiểm soát là nhìn về phía trước. Quá khứ đã qua rồi, không thể kiểm soát được. Các biện pháp có thể được đưa ra để chỉ kiểm soát các hoạt động trong tương lai. Quá khứ cung cấp một cơ sở để xác định kiểm soát cho tương lai. Người quản lý sẽ nghiên cứu hiệu suất trong quá khứ để tìm ra lý do cho kết quả thấp. Một hành động khắc phục sẽ được thực hiện để đảm bảo rằng công việc trong tương lai không bị ảnh hưởng xấu. Lấy ví dụ, sản xuất cho một tháng cụ thể thấp hơn so với tiêu chuẩn. Người quản lý sẽ không thể làm bất cứ điều gì về hiệu suất trong quá khứ. Tuy nhiên, anh ta có thể nghiên cứu các lý do cho sản xuất thấp. Anh ta nên thực hiện các bước thích hợp để những sai lầm tương tự không lặp lại và sản xuất sẽ không bị ảnh hưởng trong tương lai.
3. Hoạt động liên tục:
Kiểm soát được thực hiện thường xuyên. Nó không phải là một hoạt động trong sự cô lập. Người quản lý sẽ phải thấy rằng cấp dưới của mình thực hiện theo kế hoạch mọi lúc. Một khi kiểm soát được rút lại, nó sẽ ảnh hưởng xấu đến công việc. Vì vậy, kiểm soát sẽ phải được thực hiện liên tục.
4. Kiểm soát liên quan đến lập kế hoạch:
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên của quản lý trong khi kiểm soát là cuối cùng. Kiểm soát không thể được thực hiện mà không có kế hoạch. Đầu tiên, các mục tiêu được đặt ra và sau đó các nỗ lực được thực hiện để xem liệu những điều này có được hoàn thành hay không. Bất cứ khi nào có một sự lỏng lẻo trong hiệu suất hoặc những điều không xảy ra theo kế hoạch thì các biện pháp khắc phục được thực hiện ngay lập tức. Vì vậy, quy hoạch cung cấp một cơ sở để kiểm soát.
5. Bản chất của kiểm soát là hành động:
Bất cứ khi nào hiệu suất không theo tiêu chuẩn, hành động ngay lập tức là cần thiết để sửa chữa mọi thứ. Mục đích của kiểm soát sẽ bị đánh bại nếu hành động khắc phục không được thực hiện ngay lập tức. Nếu doanh số thấp hơn bộ tiêu chuẩn cho bộ phận tiếp thị thì các bước sẽ được thực hiện để đảm bảo rằng hiệu suất không thấp trong tương lai. Nếu không có các bước như vậy được thực hiện thì sẽ thiếu kiểm soát. Trong thực tế, hành động ngay lập tức là bản chất của kiểm soát.
Tầm quan trọng của kiểm soát:
Chức năng kiểm soát giúp quản lý theo nhiều cách khác nhau. Nó hướng dẫn 'quản lý trong việc đạt được các mục tiêu được xác định trước. Hiệu quả của các chức năng khác nhau cũng được đảm bảo bởi quá trình kiểm soát. Những thiếu sót trong các lĩnh vực khác nhau cũng được báo cáo để có biện pháp khắc phục.
Sau đây là một số ưu điểm của hệ thống điều khiển:
1. Cơ sở cho hành động trong tương lai:
Kiểm soát cung cấp cơ sở cho hành động trong tương lai. Luồng thông tin liên tục về các dự án giữ cho kế hoạch dài hạn đi đúng hướng. Nó giúp thực hiện hành động khắc phục trong tương lai nếu hiệu suất không đạt được. Nó cũng cho phép quản lý để tránh lặp lại những sai lầm trong quá khứ.
2. Tạo điều kiện cho việc ra quyết định:
Bất cứ khi nào có sự sai lệch giữa hiệu suất tiêu chuẩn và hiệu suất thực tế, các điều khiển sẽ giúp quyết định tiến trình hành động trong tương lai. Một quyết định về hành động tiếp theo cũng được tạo điều kiện.
3. Tạo điều kiện phân cấp:
Phân cấp thẩm quyền là cần thiết trong doanh nghiệp lớn. Ban quản lý không thể ủy quyền mà không đảm bảo kiểm soát thích hợp. Các mục tiêu hoặc mục tiêu của các phòng ban khác nhau được sử dụng như một kỹ thuật kiểm soát. Nếu công việc đang diễn ra thỏa đáng thì ban lãnh đạo cấp cao không nên lo lắng. 'Quản lý bằng ngoại lệ' cho phép quản lý cấp cao tập trung vào xây dựng chính sách. Các kỹ thuật kiểm soát khác nhau như lập ngân sách, kiểm soát chi phí, phê duyệt trước hành động cho phép phân cấp mà không mất quyền kiểm soát đối với các hoạt động.
4. Tạo điều kiện phối hợp:
Kiểm soát giúp phối hợp các hoạt động thông qua sự thống nhất của hành động. Mỗi người quản lý sẽ cố gắng phối hợp các hoạt động của cấp dưới của mình để đạt được các mục tiêu của phòng ban. Tương tự, giám đốc điều hành sẽ điều phối hoạt động của các bộ phận khác nhau. Các điều khiển sẽ đóng vai trò kiểm tra hiệu suất và kết quả phù hợp sẽ chỉ đạt được khi các hoạt động được phối hợp.
5. Giúp cải thiện hiệu quả:
Hệ thống kiểm soát giúp nâng cao hiệu quả tổ chức. Các thiết bị điều khiển khác nhau đóng vai trò là động lực cho các nhà quản lý. Hiệu suất của mỗi người thường xuyên được theo dõi và bất kỳ sự thiếu hụt nào được khắc phục sớm nhất.
6. Áp lực tâm lý:
Kiểm soát gây áp lực tâm lý lên người trong tổ chức. Mọi người đều biết rằng hiệu suất của anh ấy thường xuyên được đánh giá và anh ấy sẽ cố gắng cải thiện công việc trước đây của mình. Các phần thưởng và hình phạt cũng được liên kết với hiệu suất. Các nhân viên sẽ luôn chịu áp lực để cải thiện công việc của họ. Vì đo lường hiệu suất là một trong những công cụ kiểm soát quan trọng, nó đảm bảo rằng mọi người đều cố gắng tối đa hóa sự đóng góp của mình.
Hạn chế của kiểm soát:
Mặc dù kiểm soát là điều cần thiết để thực hiện tốt hơn và duy trì các tiêu chuẩn tốt, nhưng cũng có những hạn chế nhất định.
Một số hạn chế được thảo luận như sau:
1. Ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài:
Có thể có một hệ thống kiểm soát hiệu quả nhưng các yếu tố bên ngoài không nằm trong phạm vi quản lý có thể có ảnh hưởng xấu đến công việc. Các yếu tố này có thể là chính sách của chính phủ, thay đổi công nghệ, thay đổi thời trang, v.v ... Ảnh hưởng của các yếu tố này không thể được kiểm tra bởi hệ thống kiểm soát trong tổ chức.
2. Đắt tiền:
Hệ thống kiểm soát liên quan đến chi tiêu lớn cho việc thực hiện của nó. Hiệu suất của mỗi và mọi người trong tổ chức sẽ phải được đo lường và báo cáo lên các cơ quan có thẩm quyền cao hơn. Điều này đòi hỏi một số người được tuyển dụng cho mục đích này. Nếu hiệu suất không thể được đo định lượng thì nó sẽ được cấp trên quan sát. Việc thực hiện kiểm soát đòi hỏi cả thời gian và nỗ lực.
3. Thiếu các tiêu chuẩn thỏa đáng:
Việc thực hiện các hoạt động nhất định liên quan đến hành vi của con người không thể được cố định về mặt số lượng. Rất khó để sửa các tiêu chuẩn cho các hoạt động như quan hệ công chúng, phát triển quản lý, quan hệ con người, nghiên cứu, v.v ... Việc đánh giá công việc của những người tham gia vào các hoạt động này sẽ khó khăn.
4. Sự phản đối của cấp dưới:
Hiệu quả của quá trình kiểm soát sẽ phụ thuộc vào khả năng chấp nhận của cấp dưới. Vì kiểm soát can thiệp vào hành động cá nhân và suy nghĩ của cấp dưới nên họ sẽ phản đối. Nó cũng có thể làm tăng áp lực công việc lên cấp dưới vì hiệu suất của họ thường xuyên được theo dõi và đánh giá. Những yếu tố này chịu trách nhiệm cho sự phản đối kiểm soát của cấp dưới.
