Thư thương mại: Ý nghĩa, phẩm chất và bố cục

Đọc bài viết này để tìm hiểu về Business Letters. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Ý nghĩa của Thư kinh doanh 2. Phẩm chất của một Thư kinh doanh tốt 3. Phần 4. Bố cục.

Ý nghĩa của thư kinh doanh:

Trong những ngày của viễn thông, thư vẫn là phương thức chính để truyền tải thông điệp.

Thư duy trì liên lạc cá nhân, phục vụ như một bản ghi và cũng có thể có nhiều bản sao, nếu cần.

Mỗi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, đều phải duy trì liên lạc với nhà cung cấp, khách hàng của mình. các bộ phận, vv

Một phần lớn công việc bán hàng của công ty được thực hiện thông qua các chữ cái; ví dụ như trả lời các câu hỏi, nhận đơn đặt hàng, liên hệ với khách hàng tiềm năng, thực hiện đơn đặt hàng, gửi sao kê tài khoản cho khách nợ, yêu cầu giải quyết tài khoản, thu thập sản phẩm mới, v.v.

Các hoạt động liên quan đến mua hàng như thực hiện yêu cầu, đặt hàng, khiếu nại về sự chậm trễ trong việc cung cấp hàng hóa và tương tự được thực hiện bằng thư.

Trong tất cả các hình thức giao tiếp bằng văn bản, thư là phổ biến nhất và cá nhân nhất. Đó là phương tiện chính để giữ cho mình liên lạc với những người cách nhau khoảng cách. Thư có thể là thư thân thiện, thư xã hội, thư kinh doanh, vv

Trong mỗi doanh nghiệp, thư đóng một phần quan trọng. Thông qua các bức thư, một doanh nhân cố gắng mở ra và duy trì các mối quan hệ kinh doanh, để giới thiệu, thúc đẩy và kết thúc các giao dịch. Một lá thư phục vụ như một phương tiện để mua hàng hóa, bán hàng hóa, thu nợ, kiếm được thiện chí của khách hàng và cũng giải quyết tất cả các vấn đề quan trọng.

Thông qua việc viết thư, một doanh nhân có thể liên lạc với tất cả mọi người trên toàn cầu. Anh ta có thể tìm thấy thị trường dễ dàng trên toàn thế giới bằng cách ngồi trên ghế của mình. Do đó, viết thư có tầm quan trọng sống còn trong kinh doanh.

Một lá thư đại diện cho nhà văn. Nó nói chuyện với người nhận thay mặt cho nhà văn. Khiếm khuyết trong một lá thư chắc chắn sẽ gây nguy hiểm cho cơ hội giành được sự chú ý của người đọc. Do đó, một bức thư nên được soạn thảo cẩn thận và gửi cho người nhận. Viết thư là một nghệ thuật. Phong cách của tiêu đề thư, giấy viết thư, sự gọn gàng của văn bản, vv sẽ tạo ấn tượng tốt trong tâm trí của người đọc.

Phẩm chất của một lá thư kinh doanh tốt:

1. Rõ ràng:

Suy nghĩ rõ ràng và biểu hiện đơn giản là hai đức tính quan trọng của văn bản hiệu quả. Một lá thư tốt nên thể hiện ý tưởng của nó trực tiếp và rõ ràng. Mỗi câu nên đơn giản nhất có thể. Người đọc không gặp khó khăn trong việc hiểu những gì người viết muốn nói. Khi người đọc có cùng ý nghĩa từ thông điệp như những gì người gửi dự định, đó là một bức thư hay.

2. Tính đồng nhất:

Truyền thông tin tối đa bằng cách sử dụng các từ tối thiểu phải là mục đích của việc viết thư. Các chi tiết không cần thiết và biểu thức bùng binh nên tránh. Mọi người đang bận rộn và họ nhận được một số thư hàng ngày. Trừ khi người ta nói nhanh những gì người ta muốn nói, anh ta sẽ không thể thu hút sự chú ý của người đọc và tập trung vào thông điệp. Do đó, một lá thư nên đơn giản và ngắn gọn.

3. Hoàn thành:

Bức thư nên chứa tất cả những điểm quan trọng mà người đọc dự kiến ​​sẽ biết. Ví dụ, thư bán hàng nên bao gồm mô tả về hàng hóa, giá cả, chất lượng, cách thức và nơi mua, ngày giao hàng, giảm giá, v.v ... Nếu nó chỉ cung cấp một phần thông tin thì đó không phải là một bức thư hoàn chỉnh.

4. Chính xác:

Tính chính xác không đòi hỏi phải có lỗi về ngữ pháp, thành ngữ, chính tả và dấu câu. Bên cạnh đó, thông tin được đưa ra trong thư phải chính xác; nếu không nó sẽ làm lung lay niềm tin của người đọc. Thông điệp không nên được truyền đi trừ khi người gửi chắc chắn về tính chính xác của nó.

5. Lịch sự:

Lịch sự có nghĩa là lịch sự. Nó luôn luôn trả tiền để được lịch sự trong kinh doanh. Nó làm dịu đi sự châm chọc của một mẩu thông tin khó chịu, tạo thiện chí và tạo ra phản ứng thuận lợi. Thiện chí là một tài sản lớn cho một tổ chức và phép lịch sự trong thư tín là một trong những phương tiện tự nhiên và kinh tế nhất để xây dựng nó.

6. Vui vẻ:

Không nên có cách tiếp cận tiêu cực trong một lá thư. Nó phải bắt đầu với một ghi chú tích cực và lạc quan. Cách tiếp cận nên thân thiện và thuyết phục.

7. Nhắc nhở:

Sự nhanh chóng trong việc trả lời thư là hoàn toàn cần thiết. Thực tiễn chung là trả lời một lá thư trong cùng ngày nhận được. Khi biết rằng việc trả lời thư đòi hỏi phải có thời gian, cần phải xác nhận thư đã nhận và thân mật với thời gian có thể yêu cầu gửi trả lời đầy đủ.

8. Sự phù hợp:

Sự phù hợp đề cập đến việc viết hoặc trả lời các chữ cái ghi nhớ mối quan hệ và tâm lý của người đọc cũng như sự cần thiết của dịp này. Âm sắc, phong cách và ngôn ngữ nên được thay đổi theo dịp này.

9. Thái độ 'Bạn':

Trong thư kinh doanh, sự quan tâm của người đọc phải được nhấn mạnh và không phải là sự quan tâm của người gửi. Để làm cho các chữ cái có hiệu quả, hãy tránh các từ như T và chúng tôi 'và sử dụng càng nhiều' bạn 'càng tốt. "Thái độ của bạn" có thể được sử dụng hiệu quả trong tất cả các loại thư kinh doanh.

10. Tích phân:

Mục đích của giao tiếp kinh doanh là tạo ra sự hiểu biết, mang lại sự hợp tác và bắt đầu hành động xây dựng. Do đó, tất cả các giao tiếp phải phù hợp với các mục tiêu chung của tổ chức.

Các bộ phận của một lá thư kinh doanh:

Các phần sau đây thường tạo thành cấu trúc của một thư kinh doanh:

1. Nhóm

2. Ngày

3. Địa chỉ bên trong

4. Dòng chú ý

5. Chào

6. Chủ đề

7. Tham khảo

8. Cơ thể

9. Đóng miễn phí

10. Chữ ký

11. Bao vây.

1. Tiêu đề:

Nhiều tổ chức kinh doanh sử dụng đầu in thư cho thư tín kinh doanh. Tiêu đề thư chứa tên, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, địa chỉ điện báo, số điện thoại, số telex, địa chỉ e-mail, v.v.

2. Ngày:

Ngày phải được chỉ định ở góc trên bên phải của tờ thư. Nó thường được viết hai hoặc ba khoảng trắng bên dưới dòng cuối cùng của tiêu đề thư.

Có hai phương pháp chỉ ngày:

(i) Theo thứ tự ngày, tháng và năm - 10 tháng 7 năm 1999.

(ii) Theo thứ tự tháng, ngày và năm - ngày 10 tháng 7 năm 1999. Cả hai phương pháp đều được chấp nhận.

Đó là khuyến khích để viết tên của tháng đầy đủ.

3. Địa chỉ bên trong:

Địa chỉ bên trong bao gồm tên và địa chỉ của người hoặc công ty mà bức thư được viết. Nó thường được viết hai khoảng trắng phía trên đường chú ý và hai khoảng trắng dưới mức ngày. Nếu không có dòng chú ý, nó được đưa ra phía trên lời chào ở lề trái. Địa chỉ đầy đủ, nghĩa là tên của người, công ty, đường, đường, v.v. nên được viết như được chỉ ra trong nguồn bạn có địa chỉ từ đó. Các chi tiết không nên viết tắt.

Trong khi giải quyết một công ty, 'Messers' được sử dụng trước tên. Nếu công ty mang tiêu đề cá nhân, nên sử dụng lộn xộn. Nếu bức thư được gửi đến một sĩ quan bằng tên, hãy viết Mr. hoặc Shri trước tên. Nếu sĩ quan là một phụ nữ chưa kết hôn, hãy thêm hoa hậu và nếu kết hôn với bà hoặc Smt. trước tên cô.

4. Dòng chú ý:

Khi một bức thư được gửi đến một công ty để nó đến được một văn phòng cụ thể theo tên hoặc một bộ phận cụ thể, thì dòng chú ý được gõ bên dưới địa chỉ bên trong. Dòng này thường được gạch chân.

5. Chào hỏi:

Lời chào có nghĩa là lời chào. Nó cho thấy sự tôn trọng hoặc tình cảm hoặc lịch sự mà bạn giới thiệu trong một lá thư. Sự lựa chọn lời chào phụ thuộc vào mối quan hệ cá nhân giữa người viết và người đọc. Nó được đặt hai khoảng trắng bên dưới dòng chú ý hoặc hai khoảng trắng bên dưới địa chỉ bên trong. Trong khi giải quyết một công ty, công ty hoặc câu lạc bộ, v.v ... hãy sử dụng 'Dear Sirs'.

6. Chủ đề:

Mục đích của dòng chủ đề là để cho người đọc biết ngay thông điệp đó là gì. Bằng cách nhìn thấy điều này, người đọc có thể hiểu trong nháy mắt những gì lá thư nói về. Cách thực hành thông thường là gõ dòng này trong khoảng trắng kép giữa lời chào và dòng đầu tiên của cơ thể.

Kính gửi Ngài,

Subj.: Thanh toán hóa đơn.

7. Tham khảo:

Trong một trả lời cho một số tham chiếu thư trước đó, ngày, vv có thể được đề cập bên dưới chủ đề. Chủ đề và tài liệu tham khảo phải riêng biệt và phải nổi bật rõ ràng để thu hút sự chú ý của người đọc.

8. Thân bài:

Cơ thể là phần quan trọng nhất của một bức thư. Mục đích của phần này là để truyền tải thông điệp và tạo ra một phản ứng phù hợp trong người đọc. Do đó, điều quan trọng là tổ chức và sắp xếp các tài liệu rất cẩn thận.

Nói chung, cơ thể bao gồm những điều sau đây:

(i) Đoạn mở đầu.

(ii) Đoạn chính.

(iii) Đoạn kết thúc.

Đoạn mở đầu nên được viết theo cách nó thu hút sự chú ý của người đọc và khiến anh ta đi qua bức thư.

Đoạn văn chính chứa chủ đề. Nó nên bao gồm tất cả các điểm có liên quan mà người viết muốn truyền đạt. Nó nên được viết bằng các thuật ngữ đơn giản, rõ ràng và rõ ràng.

Đoạn kết thúc cần chỉ ra những kỳ vọng, ý định và mong muốn của người gửi.

9. Đóng miễn phí:

Đóng miễn phí là một cách lịch sự để kết thúc một lá thư. Nó được gõ hai khoảng trắng bên dưới dòng cuối cùng của cơ thể của bức thư.

10. Chữ ký:

Chữ ký là sự đồng ý của người viết đối với chủ đề của bức thư. Nó được đặt bên dưới đóng bổ sung.

11. Bao vây:

Đôi khi, các giấy tờ như bảng giá, danh mục, dự thảo có thể được đính kèm vào thư. Điều này được chỉ định sau chữ ký và ở lề bên trái. Nói chung, dạng viết tắt là End End., Được đánh máy theo đó số lượng thùng được chỉ định.

Bố cục của một thư kinh doanh:

Sự xuất hiện chung của bức thư sẽ tạo ấn tượng thuận lợi trong tâm trí người đọc.

Do đó, nên nhớ các điểm sau đây liên quan đến bố cục hoặc sự xuất hiện của bức thư:

1. Văn phòng phẩm:

Để tạo ấn tượng ban đầu, cần phải sử dụng giấy chất lượng tốt. Sử dụng văn phòng phẩm tốt nhất là một đầu tư tốt. Giấy trắng là tốt hơn vì các chữ cái nổi bật rõ ràng trên nó và làm cho dễ đọc. Kích thước của giấy có thể theo sự phù hợp của từng tổ chức.

2. Đánh máy:

Gõ tiết kiệm thời gian và cho một diện mạo tốt. Do đó, cần thiết để có được các chữ cái được gõ gọn gàng. Gõ thư liên quan đến chi phí thêm. Nhưng sự xuất hiện của bức thư sẽ trả cổ tức phong phú.

3. Ký quỹ:

Ký quỹ trong một lá thư làm tăng thêm sức hấp dẫn của nó. Lề một inch (2, 54 cm) ở tất cả các mặt là tiêu chuẩn. Lề có thể được thay đổi phù hợp theo kích thước của giấy và nó sẽ cho hình dạng khung hình.

4. Gấp:

Cần cẩn thận khi gấp một lá thư. Nó nên được thực hiện với số lần gấp tối thiểu và chữ không được trông cồng kềnh khi được đặt trong bìa. Các nếp gấp nên được nhấn xuống. Khi một lá thư được đặt trong một bìa, nó phải cung cấp một cái nhìn thông minh.

5. Phong bì:

Màu sắc và chất lượng của phong bì phải phù hợp với chữ bên trong. Phong bì phải phù hợp với kích thước của giấy mà chữ được gõ.