10 lợi thế của việc tuân theo cấu trúc quan liêu trong việc quản lý tổ chức của bạn

Những thuận lợi của việc tuân theo cấu trúc quan liêu trong việc quản lý tổ chức của bạn!

Hình thức cổ điển có nghĩa là một cấu trúc quan liêu, trong đó có một hệ thống quyền lực và trách nhiệm và các hướng chủ yếu chảy từ cấp quản lý cao nhất đến các cấp thấp hơn của công nhân thông qua các cấp bậc. Những hướng dẫn này là:

Hình ảnh lịch sự: 2.bp.blogspot.com/-BACFLfzL4to/UdBss-t8pvI/AAAAAAABNCE/_e8PjODHSgs/s1024/leadership2.jpg

1. Các dòng thẩm quyền cần được nêu rõ và nên chạy từ trên xuống dưới của tổ chức:

Nguyên tắc này được gọi là nguyên tắc vô hướng và dòng thẩm quyền được gọi là chuỗi lệnh. Các quyết định chính được đưa ra và các chính sách được xây dựng ở cấp quản lý cao nhất và chúng lọc qua các cấp quản lý khác nhau cho người lao động. Dòng quyền hạn cần được thiết lập rõ ràng để mỗi người trong chuỗi chỉ huy này biết thẩm quyền của mình và ranh giới của nó.

2. Mỗi người trong tổ chức chỉ nên báo cáo cho một ông chủ:

Điều này được biết đến như là nguyên tắc của sự thống nhất của người Viking và mỗi người biết ai sẽ báo cáo cho ai và ai báo cáo cho anh ta. Quá trình này giúp loại bỏ sự mơ hồ và nhầm lẫn có thể xảy ra khi một người phải báo cáo cho nhiều hơn một cấp trên.

3. Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi giám sát viên cần được thiết lập rõ ràng và bằng văn bản:

Điều này sẽ làm rõ vai trò chính xác của người giám sát đối với các giới hạn đối với thẩm quyền của anh ta. Quyền hạn được định nghĩa là quyền chính thức yêu cầu hành động từ người khác, và trách nhiệm là trách nhiệm của cơ quan đó. Với quyền hạn và trách nhiệm được xác định rõ ràng, người giám sát sẽ dễ dàng theo dõi và xử lý các vấn đề hơn và đưa ra quyết định nhanh chóng khi cần thiết.

4. Các nhà quản lý cao hơn chịu trách nhiệm về hành vi của cấp dưới của họ:

Người quản lý hoặc người giám sát không thể tách rời bản thân khỏi hành vi của cấp dưới. Do đó, anh ta phải chịu trách nhiệm về hành vi của cấp dưới của mình.

5. Quyền hạn và trách nhiệm nên được ủy quyền càng xa dòng phân cấp càng khách quan càng tốt:

Điều này sẽ đặt quyền ra quyết định gần các hoạt động thực tế. Điều này sẽ giúp ban lãnh đạo cao nhất có thêm thời gian rảnh để cống hiến cho hoạch định chiến lược và hoạch định chính sách tổng thể. Điều này đặc biệt cần thiết trong các tổ chức lớn phức tạp. Nguyên tắc này được gọi là phân cấp quyền lực của thế giới vì chống lại quyền lực tập trung, nơi tất cả các quyết định được đưa ra ở phía trên.

6. Số lượng các cấp thẩm quyền nên càng ít càng tốt:

Điều này sẽ làm cho giao tiếp dễ dàng và rõ ràng hơn và đưa ra quyết định nhanh hơn. Một chuỗi lệnh dài hơn thường dẫn đến việc chạy xung quanh, 'bởi vì các trách nhiệm không được phân công rõ ràng và do đó trở nên mơ hồ. Theo Gilmore®, hầu hết các tổ chức không cần nhiều hơn sáu cấp giám sát bao gồm cả cấp tổng thống.

7. Nguyên tắc chuyên môn hóa nên được áp dụng bất cứ khi nào có thể:

Phân chia công việc chính xác tạo điều kiện cho chuyên môn hóa. Mỗi người nên được chỉ định một chức năng bất cứ nơi nào có thể. Quy tắc này áp dụng cho các cá nhân cũng như các phòng ban. Các hoạt động chuyên ngành sẽ dẫn đến hiệu quả và chất lượng. Tuy nhiên, mỗi lĩnh vực chuyên môn phải liên quan đến toàn bộ hệ thống tích hợp bằng phương thức phối hợp tất cả các hoạt động của tất cả các bộ phận.

8. Chức năng dòng và chức năng nhân viên nên được giữ riêng biệt:

Sự chồng chéo của các chức năng này sẽ dẫn đến sự mơ hồ. Các chức năng dòng là những chức năng có liên quan trực tiếp đến các hoạt động dẫn đến việc đạt được các mục tiêu của công ty.

Chức năng nhân viên là phụ trợ cho chức năng dòng và cung cấp hỗ trợ và tư vấn. Ví dụ, pháp lý, quan hệ công chúng và chức năng quảng cáo là tất cả các chức năng của nhân viên. Các hoạt động của quản lý tuyến và quản lý nhân viên nên được phối hợp để đạt được kết quả hiệp đồng.

9. Khoảng kiểm soát phải hợp lý và được thiết lập tốt:

Khoảng thời gian kiểm soát của người Viking xác định số lượng vị trí có thể được điều phối bởi một giám đốc điều hành duy nhất. Phạm vi kiểm soát có thể bị thu hẹp khi có tương đối ít cá nhân báo cáo cho cùng một người quản lý hoặc có thể rộng trong đó nhiều cá nhân chịu sự giám sát của cùng một người quản lý.

Tuy nhiên, khoảng thời gian kiểm soát như vậy sẽ phụ thuộc vào sự giống nhau hoặc không giống nhau của các vị trí cấp dưới và mức độ phụ thuộc lẫn nhau của các vị trí này. Các vị trí này càng phụ thuộc lẫn nhau, sự phối hợp càng khó khăn. Trong các vị trí lồng vào nhau như vậy, nên có không quá năm hoặc sáu cấp dưới làm việc dưới bất kỳ một giám đốc điều hành nào.

10. Tổ chức nên đơn giản và linh hoạt:

Nó nên đơn giản bởi vì nó dễ quản lý hơn và nó phải linh hoạt bởi vì nó có thể nhanh chóng chấp nhận thay đổi điều kiện. Nó phải là như vậy mà nó có thể dễ dàng được mở rộng hoặc giảm theo thời gian nhu cầu. Hơn nữa, sự đơn giản sẽ giúp việc giao tiếp trở nên dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn, điều cần thiết cho các tổ chức thành công.

Mặc dù các nguyên tắc này, nói chung, áp dụng cho các tổ chức cổ điển theo đề xuất của Frederick Taylor và Henry Fayol, và đã được áp dụng để tạo điều kiện quản lý, một số nguyên tắc gần đây đã phát triển đã trở thành một phần không thể thiếu của hầu hết các tổ chức hiện đại.

Những nguyên tắc mới này của việc ra quyết định có sự tham gia, phân công công việc đầy thách thức, quản lý theo mục tiêu và phân cấp thẩm quyền và sớm được tích hợp với các nguyên tắc truyền thống. Ý tưởng là để kích thích sự sáng tạo, khuyến khích tăng trưởng và tối ưu hóa tiện ích của tất cả các nguồn lực trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.